Складання внутрішнього опису документів справи

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, наприклад таких, облік яких зумовлений специфікою даної документації (з грифом обмеженого доступу, особові та судові справи, про присудження вчених ступенів і звань тощо). Складати внутрішній опис рекомендується також на справи, заголовки яких недостатньо розкривають зміст документів, що у подальшому полегшує користування ними, пошук необхідної інформації. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства. Наприклад, складання внутрішніх описів до справ, що містять накази з особового складу, стає в нагоді при користуванні ними.

Внутрішній опис (див. додаток 64) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розміщено кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому зазначаються цифрами та літерами кількість документів, включених до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу попередньо було оправлено або підшито без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицевої обкладинки справи.

Складання засвідчувального напису справи

Засвідчувальний напис справи (див. додаток 65) складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Його складають на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша. Складати засвідчувальний напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша не дозволяється.

У засвідчувальному напису зазначаються цифрами й літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному напису мають застерігатися такі особливості нумерації документів справи: наявність літерних і пропущених номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо; номери великоформатних аркушів; номери конвертів з укладеннями й кількість аркушів укладень.

Підписує засвідчувальний напис особа, яка його склала.

За наявності великої кількості перенумерованих аркушів наприкінці справи складається новий засвідчувальний напис. При цьому старий засвідчувальний напис перекреслюється і постійно зберігається в справі.

Оправлення справ

Документи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу підшиваються на чотири проколи суворою ниткою і беруться у тверду обкладинку. Для обкладинок справ постійного зберігання використовується безкислотний картон.

Під час брошурування документів не дозволяється зашивати їх текст. Якщо текст документа надруковано надто близько до лівого краю, потрібно наростити корінці документа.

Оформлення обкладинок справ

Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оформляють за встановленою формою (див. додаток 66).

Заголовок справи переноситься на її обкладинку з номенклатури. Водночас він потребує обов'язкових перевірок й уточнення шляхом поаркушного перегляду справи. Заголовок має точно, коротко, в узагальненій формі відбивати основний зміст документів. У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (уточнюється назва установи або структурного підрозділу в разі змін протягом року, проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності, копійність документів тощо), що підвищують його інформативність.

Наприклад:

Накази №№ 1-45 директора ВАТ "Енергія" за 2005 рік; Статистичні звіти з праці за 2002 рік (ф. № 1-Т);

Протоколи №№ 1-6 засідань науково-методичної комісії Інституту за 2006 рік (копії).

Оригінальність документів справи спеціально не обумовлюється.

Якщо у діловодстві накази з основної діяльності велися разом із наказами з особового складу, їх формують у різні справи. При цьому в заголовку номери наказів не зазначають, оскільки порядок наказів порушено. Ця особливість має бути відбита в передмові до опису.

На обкладинках справ проставляють дати документів, уміщених до них. Дата справи може не зазначатися лише на обкладинках справ, що містять річні плани та звіти, оскільки їх дати відбито в заголовках справ.

Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів, тобто дати реєстрації (складання) найранішого і найпізнішого документів, включених до справи.

Якщо справою є журнал реєстрації наказів з основної діяльності, то її датою будуть точні календарні дати першого і останнього записів у журналі. Крайніми датами справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого й останнього протоколів, уміщених до справи. Крайніми датами особової справи є дати підписання наказів про прийняття і звільнення особи, на яку заведено справу.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словами.

За наявності у справі документів (додатків, довідок, оглядів тощо), дата яких не збігається з крайніми датами справи, нижче за ці дати з нового рядка роблять запис: "У справі є документи за _ рік".

Обов'язковим реквізитом обкладинки справи є відомості про кількість аркушів у справі, що проставляється на підставі засвідчувального напису справи, та строк зберігання справи (на справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно").

На обкладинці справи проставляють її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номери опису та архівного фонду.

Написи на обкладинках справ мають бути чіткими, їх наносять світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення до справи титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають тільки номери архівного фонду, опису і справи. Наклеювати титульний аркуш на обкладинку справи забороняється.