- •Розділ 1. Організація діловодного обслуговування
- •1.1. Організаційні форми діловодства
- •1.2. Структура та функції служби діловодства
- •1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу
- •1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства
- •1.4.1. Положення про службу діловодства
- •Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства
- •1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •1.4.3. Інструкція з діловодства
- •Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів
- •Розроблення табеля форм документів
- •1. Обстеження.
- •2. Вибір форми табеля.
- •3. Визначення структури табеля.
- •4. Відбір форм документів для включення до табеля.
- •Складання альбому уніфікованих форм документів
- •1.5. Організація робочих місць
- •Розділ 2. Документування управлінської діяльності
- •2.1. Функції та класифікація документів
- •2.2. Вимоги до оформлення документів
- •Реквізити документів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
- •2.3.1. Організаційно-правові документи
- •2.3.2. Розпорядчі документи
- •Підготовка проекту наказу
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Текст наказу
- •Погодження наказу
- •Підписання наказу
- •Доведення наказів до виконавців
- •Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу
- •Індивідуальні накази з особового складу
- •1. Накази про прийняття на роботу
- •2. Накази про переведення (переміщення)
- •3. Накази про припинення трудового договору
- •4. Накази про заохочення
- •5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни
- •6. Накази про надання відпусток
- •7. Накази про відрядження
- •Зведені накази з особового складу
- •Уніфіковані форми наказів з особового складу
- •2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи
- •Реквізити заголовної частини акта
- •Реквізити змістової частини акта
- •Уніфіковані форми актів
- •Загальні вимоги до тексту службового листа
- •Стилістичні особливості службових листів
- •Композиція тексту службових листів
- •Етикет службового листування
- •Різновиди службових листів
- •Розділ 3. Організація документообігу
- •3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз
- •3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність
- •3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу
- •3.1.3. Аналіз документопотоків
- •3.1.4. Визначення обсягу документообігу
- •3.2. Етапи документообігу
- •3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
- •Доставка документів
- •Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
- •Штемпелювання
- •3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
- •3.2.3. Реєстрація документів
- •Вимоги до реєстрації документів
- •Системи реєстрації документів
- •Індексація документів
- •Реєстраційні форми
- •Журнальна форма реєстрації
- •Карткова форма реєстрації документів
- •Порядок заповнення реєстраційної картки
- •Автоматизована форма реєстрації
- •3.2.4. Організація контролю за виконанням документів
- •3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів
- •3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням
- •3.2.4.3. Строки виконання документів
- •3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю
- •Ведення контрольної картотеки
- •Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань
- •Узагальнення відомостей про хід виконання документів
- •Порядок зняття документів з контролю
- •Автоматизована форма контролю
- •3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •Традиційна форма пошуку документів
- •Автоматизована система пошуку документів
- •3.2.6. Організація проходження документів в установі
- •Порядок передавання документів виконавцям
- •Виконання документів
- •3.2.7. Відправлення документів
- •Розділ 4. Автоматизовані системи управління документами
- •4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
- •4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
- •Розгляд вхідного документа
- •4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу
- •Виконання резолюцій
- •Опрацювання вихідних документів
- •Контроль за виконанням
- •Довідково-аналітична робота
- •Розділ 5. Спеціальні види діловодства
- •5.1. Конфіденційне діловодство
- •5.1.1. Види конфіденційної інформації
- •5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію
- •5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації
- •5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства
- •Облік документів
- •Друкування документів та їх розмножування
- •Розсилання (відправлення) документів
- •Формування документів у справи
- •Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними
- •Порядок зняття грифа обмеженого доступу
- •Відбір документів для знищення
- •Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
- •Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
- •5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •5.2.1. Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду
- •5.2.2. Технологія роботи зі зверненнями громадян
- •Організація прийому громадян
- •Етика прийому громадян
- •Організація приймання, реєстрація, розгляд письмових звернень громадян
- •Прийняття рішень за результатами розгляду звернень громадян та їх оформлення
- •Контроль за виконанням звернень громадян
- •Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві
- •Аналіз звернень громадян
- •Розділ 6. Організація документів у діловодстві
- •6.1. Номенклатури справ
- •6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- •Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ
- •6.1.2. Зведена номенклатура справ
- •6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві
- •Вимоги щодо формування справ
- •Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах
- •Видавання справу тимчасове користування
- •Розділ 7. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання
- •7.1. Організація експертизи цінності документів в установі
- •Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів
- •Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності
- •Принципи й критерії визначення цінності документів
- •Організація роботи експертних комісій
- •Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства
- •7.2. Оформлення справ
- •Пересистематизація
- •Нумерація аркушів справ
- •Складання внутрішнього опису документів справи
- •Складання засвідчувального напису справи
- •Оправлення справ
- •Оформлення обкладинок справ
- •7.3. Складання описів справ
- •Описи справ структурного підрозділу
- •Зведені описи справ установи
- •7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення
- •7.5. Передавання справ до архіву установи
3.2.3. Реєстрація документів
Реєстрація документів є однією з найважливіших функцій діловодства.
Її головне призначення - надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Доки документ не зареєстрований, не має свого номера, установа не бере на себе відповідальності за нього, оскільки не підтверджено факту його створення або надходження. Основна мета реєстрації - облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.
Реєстрація документів - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом зазначення на ньому дати і реєстраційного Індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Вимоги до реєстрації документів
Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких основних правил:
o реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях;
o документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передавання або створення;
o документи (як вхідні, так і вихідні) реєструють в установі лише один раз (у службі діловодства або структурних підрозділах);
o реєстрація документів здійснюється за реєстраційними документопотоками (вхідні документи - один потік, вихідні - другий, внутрішні - третій; у кожному з документопотоків можуть виокремлюватися певні трупи документів); для вхідних, вихідних і внутрішніх документів створюються окремі реєстраційні форми з наданими їм реєстраційними номерами;
o реєстрація документів здійснюється: вхідних - у день надходження, внутрішніх - у день підписання або затвердження, вихідних - у день відправлення;
o у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів, залежно від авторів та змісту.
Як правило, окремо реєструються:
o закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України;
o накази (розпорядження) з основної діяльності;
o накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
o накази (розпорядження) з особового складу (відповідно до їх видів та строків зберігання);
o рішення колегіальних органів;
o акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
o бухгалтерські документи;
o заявки на матеріально-технічне постачання;
o службове листування;
o звернення громадян тощо.
Не підлягають реєстрації діловодною службою такі види документів:
1. Листи, що надійшли в копії до відома;
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний;
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки;
5. Зведення та інформація, надіслані до відома;
6. Навчальні плани, програми (копії);
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
8. Прейскуранти (копії);
9. Норми витрат матеріалів;
10. Вітальні листи і запрошення;
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
12. Наукові звіти за темами;
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти;
14. Форми статистичної звітності.
Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13,14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації) [13].