Управление коммуникациями

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы взаимодействий между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на достижение целей проекта. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций – определение информационных

• потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы их доставки);

• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

• оценка и отображение прогресса – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми, анализ тенденций, прогнозирование;

• документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

Планирование системы коммуникаций.

Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций обычно требуется следующая информация:

• логическая структура организации проекта и матрица ответственности;

• информационные потребности участников проекта;

• физическая структура распределения участников проекта;

• внешние информационные потребности проекта.

Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействия определяется:

• степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания;

• доступностью технологий;

• квалификацией персонала.

План управления коммуникациями включает в себя:

• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

• план распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки;

• детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;

• расписание и частота взаимодействия;

• метод внесения изменений в план коммуникаций.

В зависимости от потребностей проекта план коммуникаций может быть более или менее формализован, детализирован или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной частью плана проекта.

Сбор и распределение информации.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и др.);

• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

• письменные и устные;

• вертикальные и горизонтальные.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия.

Оценка и отображение прогресса.

Процессы сбора и обработки данных о достигнутых результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Большинство методов планирования и управления календарным графиком работ подразумевает использование компьютера. В настоящее время на рынке представлено значительное количество программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат методы сетевого планирования и анализа критического пути. Кроме того, существуют специализированные пакеты для планирования и контроля затрат проекта.

Документирование хода работ.

Документирование результатов хода работ включает в себя:

• сбор и верификацию окончательных данных;

• анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;

• архивирование результатов с целью дальнейшего использования.