Папка (книга) проекта

Весьма полезным инструментом, способствующим успешной реализации проекта, является папка (книга) проекта. Книга проекта может содержать следующие разделы:

История проекта:

• общие сведения;

• информация о заказчике проекта;

• сведения о субподрядчиках, поставщиках и др.

План проекта:

• описание работ;

• структура распределения работ;

• матрица ответственности;

• план-график;

• бюджет;

• план управления рисками проекта;

• план управления качеством проекта.

Выполнение проекта:

• протоколы совещаний;

• отчеты членов команды о ходе выполнения работ;

• документы по управлению изменениями;

• матрица решения спорных вопросов;

• отчеты о выполнении этапов работ.

Завершение проекта:

• окончательная оценка показателей измеримого успеха;

• материалы заключительных совещаний;

• итоговый отчет о выполнении проекта;

• перечень ссылочных документов;

• извлеченные уроки.

Администрирование проекта:

• документация по контрактам;

• счета;

• расходные ведомости;

• переписка с соисполнителями и заказчиком;

• реестр заключенных договоров.

При реализации проектов весьма уместно помнить об Указе Петра Первого: «Всем чинам, на службе стоящим, мануфактур советникам и прочим важных ремесловых заведений помнить надлежит: Все прожекты зело исправны быть должны, дабы казну зрящно не разорять и Отечеству ущерба не чинить! А кто станет прожекты абы как ляпать – чина лишу и кнутом драть велю …».

4.4. Завершение инновационного проекта Общие вопросы завершения проекта

Процесс завершения проекта никогда не бывает легким. Различают следующие варианты завершения проекта:

1. Проект завершен вследствие того, что он был успешным и достиг своих целей. Проект может быть также завершен, если его постигла неудача.

2. Проект был завершен созданием самостоятельного структурного подразделения организации. В этом случае персонал, собственность, оборудование передаются из проекта в подразделение.

3. Сложный проект успешно завершен. Имущество, люди, материалы, оборудование и функции проекта распределяются между соответствующими структурами организации.

4. Медленное «угасание проекта» вследствие сокращения бюджета.

На фазе завершения проекта необходимо осуществить необходимые действия по контрольному списку вопросов:

1. Протестировать результаты проекта (провести контрольные испытания).

2. Написать инструкции по использованию результатов проекта, выпустить паспорта на технические объекты.

3. Завершить выпуск откорректированного комплекта документации.

4. Передать по акту результаты проекта заказчику.

5. Обучить персонал заказчика работе с результатами проекта.

6. Расформировать (переместить) команду проекта.

7. Переместить оборудование и материалы.

8. Освободить производственные мощности.

9. Суммировать основные проблемы, возникшие при реализации проекта.

10. Документировать достижения.

11. Разработать рекомендации для будущих проектов.

12. Обобщить опыт взаимодействия с внешними организациями.

13. Написать отчеты по работе всех участников проекта.

14. Обеспечить обратную связь по результатам работы для всех участников проекта.

15. Осуществить окончательный аудит проекта.

16. Написать окончательный отчет.

17. Обсудить результаты проекта с высшим руководством.

18. Подписать акт сдачи приемки работ по проекту.

19. Объявить об окончании проекта.

Заключительный отчет по проекту составляется менеджером проекта и включается в папку проекта. Он должен содержать следующую информацию:

• название проекта;

• координаты заказчика проекта;

• характеристику команды проекта;

• цель проекта;

• выполнение графика работ по проекту;

• выполнение бюджета проекта;

• координаты поставщиков и подрядчиков, их роли, произведенные затраты, своевременность и качество работ;

• сведения по обучению персонала;

• индивидуальный вклад участников проекта;

• извлеченные уроки;

• заключение.