Виды бизнес-процессов. Технология управления процессами
Процессы организации можно разделить на три группы:
Основные – включают несколько функций в рамках организационной структуры, оказывает существенное влияние на результат деятельности (определяет жизненный цикл продукции).
Добавляют ценность продукту.
• Вспомогательные – поставляют ресурсы для основного процесса.
Добавляет стоимость продукту.
• Административные – охватывают всю организационную структуру, определяют инструменты и методики менеджмента (для собственников, инвесторов, клиентов, поставщиков, сотрудников и общества).
Добавляют цену.
В зависимости от потребителей, непосредственно использующих результаты процесса, последние можно разделить на две группы:
• Внешние – имеют интерфейс с внешней средой.
• Внутренние – имеют внутреннего клиента.
Типовое предприятие
Рис. 7.3. Бизнес-процессы типового предприятия
Деятельность каждой организации представляет собой цепочку процессов – от планирования до продажи и послепродажного обслуживания. При этом выходы одного процесса могут явиться входами в другие. Поэтому процесс может одновременно являться процессом-поставщиком и процессом-потребителем (рис. 7.4).
Рис. 7.4. Здесь: А – поставщик, но сам может явиться потребителем; С – потребитель,
но сам может явиться поставщиком; В – и поставщик и потребитель.
Для передачи результатов от одного процесса другому и согласования требований к промежуточному продукту (выходу) необходима организация ответственности в сети процессов. С этим связаны следующие понятия:
Владелец процесса – должностное лицо, который имеет в своем распоряжении ресурсы и полномочия (власть), ведет мониторинг хода процесса и управление ходом процесса, несет ответственность за результат и эффективность процесса.
Для эффективного управления процессами владелец процесса, с помощью властных полномочий и выделенных ресурсов, организует контроль за ходом процесса, постоянно сравнивая полученные результаты с установленными критериями оценки эффективности.
На основе анализа и результатов сравнения вырабатывает решения о необходимости внесения корректив. Общая схема технологии управления приведена на рис. 7.5.
Рис. 7.5. Общая схема технологии управления
Сети процессов
Сеть процессов – объединение взаимосвязанных и взаимосогласованных процессов организации в единую систему.
Каждый процесс может быть разбит на некоторое количество составляющих его процессов (работ, процедур, операций), выполнение которых приводит на выходе к получению продукции с заданными параметрами.
Пример. Рассмотрим бизнес- процесс приема абитуриента на первый курс Университета (факультет Х, специальностьУ)
На входе процесса абитуриент, обладающий определенными знаниями. Поставщиками являются средние образовательные учреждения и, возможно, родители. Потребителями – преподаватели и сотрудники факультета и университета. Управляющие воздействия – приказы, положения, правила приема и т.д. Ресурсы – люди (персонал), время, деньги, аудитории, оборудование и пр.
Данный бизнес-процесс может быть разбит на ряд составляющих процессов, связанных общей целью – произвести набор на 1-й курс. Одна из возможных декомпозиций основного процесса показана на рис.7.6.
Рис. 7.6. Сеть процессов
Составляющие «Главного процесса»:
БП-1 – Бизнес-процесс 1. Разработка условий приема – разработка предложений кафедрами и деканатом, утверждение предложений, подбор распорядительных документов, передача документов потребителю: приемной комиссии, кафедрам, деканату и др. Участники – зам декана, зав. кафедрами, преподаватели, служащие, секретари и др.
БП-2 – Организация работы приемной комиссии факультета.
БП-2.1 – организация приема заявлений (документов).
БП-2.2 – подбор и комплектование преподавательского состава для проведения собеседования и/или экзаменов.
БП-3 – Организация работ по зачислению.
БП-4 – Анализ результатов приема и разработка корректирующих воздействий.
За выполнение и результаты каждого бизнес-процесса должен быть назначен ответственный ( владелец составляющих бизнес-процессов). Это может быть любой сотрудник, кому руководитель делегирует полномочия. Распределение и закрепление ответственности может быть оформлено в виде матрицы ответственности (рис. 7.7).
Рис. 7.7. Матрица ответственности
Здесь:
Д – декан факультета – владелец «Главного процесса»;
Зам. – заместитель декана;
З.К.-1, З.К.-2… – заведующие кафедрами;
П – преподаватель;
С – сотрудник (лаборант, секретарь и др.).
Определители работ:
О – ответственный (владелец) процесса;
У – участник процесса, выполняющий определенные действия;
И – получающий информацию о ходе и/или результатах процесса и использующий ее для управления или отчета.
При формировании сети процессов следует соблюдать следующие правила:
Правило – 1:
«За выявление и выполнение требований потребителя несет ответственность владелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».
Правило – 2:
« За результат процесса (выход) и его своевременную доставку потребителю несет ответственность владелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».
Правило – 3:
«За эффективность процесса несет ответственность владелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».
Требуется соблюдение следующих условий:
Условие-1:
«Основных процессов должно быть не более, чем 7 -+ 2.
Условие-2:
«Вспомогательных процессов не должно быть больше,чем 5 -+2 .
Условие-3:
«Процесс должен иметь только одного владельца, т.е. в каждой строчке матрицы может быть только один символ-О».