Задания
На основе данных таблицы «База данных ЦБ» создайте запрос «Котировка ЦБ»:
– включите в запрос все поля таблицы;
– добавьте два вычисляемых поля: СтоимостьПредложения (Стоимость предложения = Эмиссия ЦБ *Номинал ЦБ) и СтоимостьСпроса (Стоимость спроса = Спрос ЦБ *Номинал ЦБ * Курс ЦБ).
На основе запроса «Котировка ЦБ» создайте запрос «Итоги котировки ЦБ (по виду ЦБ)»:
– включите в запрос поля Код_ ЦБ, СтоимостьПредложения, Стоимость-Спроса;
– произведите группировку и получите итоговые суммы по полям СтоимостьПредложения и СтоимостьСпроса.
На основе запроса «Котировка ЦБ» создайте запрос «Итоги котировки ЦБ (по коду эмитента)»:
– включите в запрос поля Код_эмитента, СтоимостьПредложения, СтоимостьСпроса;
– произведите группировку и получите итоговые суммы по полям СтоимостьПредложения и СтоимостьСпроса.
На основе запроса «Котировка ЦБ» создайте запрос «Итоги котировки ЦБ (средние значения)»:
– включите в запрос поля Код_ ЦБ, СтоимостьПредложения, Стоимость-Спроса;
– произведите группировку и получите по полям СтоимостьПредложения и СтоимостьСпроса средние значения.
На основе запроса «Котировка ЦБ» создайте запрос «Котировка ЦБ (разница)»:
– включите в запрос все поля запроса «Котировка ЦБ»:
– добавьте вычисляемое поле Разница (СтоимостьПредложения – СтоимостьСпроса).
На основе запроса «Котировка ЦБ» создайте запрос «Итоги за период учета»:
– включите в запрос поля Дата, СтоимостьПредложения, Стоимость-Спроса;
– произведите группировку и получите итоговые суммы по полям СтоимостьПредложения и СтоимостьСпроса.
Выберите из таблицы «БД ЦБ» данные о выпуке и спросе по ЦБ с номиналом от 100 руб. до 3000 руб.
Создайте запрос (с параметрами) для отбора данных из таблицы «База данных ЦБ» об итогах эмиссии и спроса по заданному значению номинала.
Выберите из базы данных информацию о ценных бумагах с наибольшим значением номинала.
По данным запроса «Итоги котировки ЦБ (по виду ЦБ)» постройте столбиковую диаграмму «Итоги котировки ЦБ». При необходимости пользуйтесь справочной системой Access.
Формирование и вывод отчетов
Отчеты являются средством, предоставляемым Access для создания печатных копий информации из базы данных. Это средство позволяет конструировать отчет сложной структуры, таким образом, могут быть выполнены самые высокие требования к его оформлению. Цель лабораторной работы – освоение технологии создания отчетов с помощью Мастера отчетов и внесения несложных изменений в структуру созданного отчета, а также приобретение навыков конструирования отчетов.
Краткая информация по теме
Отчет – это специальным образом сгруппированное представление хранимых данных. Отчеты разрабатываются специально для печати, чтобы с ними могли работать другие люди. Есть несколько способов создания отчета, от самого простого, но не очень представительного (Автоотчет), до довольно сложного, но очень гибкого (режим Конструктора отчета). Мастер отчетов находится примерно посредине между ними и совмещает определенную гибкость с достаточно простой процедурой создания отчета.
Создание отчета с помощью средств Автоотчета
Средства Автоотчета используют, если нужен простой отчет без излишеств, сделанный на основе одной таблицы или запроса. Можно создать отчет в столбец, похожий на форму, или «ленточный», напоминающий таблицу. И тот и другой создать одинаково просто:
Откройте БД, содержащую таблицу или запрос, по которым вы хотите составить отчет.
Щелкните вкладку Отчеты в окне БД, а затем кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
Щелкните пункт Автоотчет в столбец или пункт Автоотчет ленточный, в зависимости от того, какой из них вам нужен.
В спускающемся списке внизу диалогового окна выделите таблицу или запрос, на основе которых вы хотите составить отчет.
Щелкните кнопку ОК. Отчет появится в режиме предварительного просмотра.
Распечатка Автоотчета ненамного лучше, чем распечатка исходной таблицы или формы. Если нужен более красивый отчет, лучше воспользоваться услугами Мастера.
Создание отчета с помощью Мастера отчетов
С помощью Мастера отчетов можно использовать несколько таблиц и запросов, а также выбрать компоновку и формат своего отчета.
Для создания отчета с помощью Мастера отчетов выполните следующие действия:
Щелкните вкладку Отчеты в окне БД, а затем кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
Щелкните пункт Мастер отчетов, а затем кнопку ОК. Запустится Мастер отчетов.
В окне Создание отчетов разверните спускающийся список Таблицы/Запросы и выделите в нем одну из таблиц или один из запросов, поля которого вы хотите использовать в отчете.
Щелкните поле в списке Доступные поля, а затем кнопку >, чтобы переместить это поле в список Выбранные поля. Повторите эту процедуру столько раз, сколько вам нужно, чтобы выбрать все необходимые вам поля (рис. 7).
Рис. 7. Окно Создание отчета. Выбор поля для отчета
Выделите в списке Таблицы/Запросы другую таблицу или запрос и повторяйте выполнение пункта 4, пока не закончите выбор полей. Затем щелкните кнопку Далее >. Появится следующий экран Мастера отчетов, в котором необходимо выбрать тип представления данных. Если на предыдущем шаге были выбраны поля из нескольких таблиц, на этом шаге можно назначить таблицу для группировки записей в отчете (рис. 8). Чтобы получить дополнительные сведения, нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения. Затем щелкните кнопку Далее >.
Рис. 8. Окно Создание отчета. Выбор вида представления данных
Если вы хотите сгруппировать записи по одному из выделенных вами полей, то щелкните это поле, а затем кнопку > (рис. 9). Можно выбрать несколько уровней группировки. Выделите их в том порядке, в котором они должны использоваться. Затем щелкните кнопку Далее >, чтобы продолжить.
Рис. 9. Окно Создание отчета. Добавление уровней группировки
Если вы создали группировку, то у вас спросят, какой порядок сортировки вы хотите использовать в пределах групп. Если вы хотите сортировать записи, разверните спускающийся список и выделите в нем поле, по которому нужно провести сортировку. В спускающихся списках можно выделить до четырех сортировок, выделите нужные вам, а затем выберите вычисления, которые необходимо выполнить для записи. Для этого щелкните кнопку Итоги… Появится окно итогов (рис. 10), в нем перечислены все числовые и денежные поля, входящие в информационную часть отчета. Вы можете потребовать, чтобы Access подводил итоги по этим значениям в каждой группе отчета. Для того чтобы итоговые величины появились в отчете, достаточно установить флажок используемой функции (SUM, Avg, Mim, Max). Можно отобразить записи внутри каждой группы или ограничиться выводом итоговых значений. Щелкните кнопку ОК, чтобы вернуться назад в окно определения порядка сортировки и вычисления. Если в выбранном типе представления данных уже произведена сортировка записей по выделенному для группировки полю, то сортировку производить не нужно и в спускающемся списке не будет включено это поле. Достаточно только выбрать вычисления по сгруппированным данным. Чтобы продолжить, щелкните кнопку Далее >.
Рис. 10. Окно Создание отчета. Выбор порядка сортировки и вычисления
В следующем диалоговом окне выберите вид макета в секции Макет. Когда вы щелкнете тот, который выбрали, пример в поле просмотра покажет вам выбранный вид макета. Если вы не выбрали в отчете никакой группировки, то выбор макета будет ограничен двумя видами – в столбец и табличный.
Выберите ориентацию печатаемого отчета – Книжную, вдоль узкой стороны листа, или Альбомную, вдоль широкой стороны листа. Затем щелкните кнопку Далее >.
В следующем диалоговом окне можно выбрать стиль отчета. В списке есть несколько стилей. Щелкните один из них, чтобы увидеть его образец. Затем, когда вы будете удовлетворены сделанным выбором, щелкните кнопку Далее >.
В следующем диалоговом окне введите название вашего отчета в поле ввода текста Задайте имя отчета, а затем щелкните кнопку Готово, чтобы увидеть свой отчет в режиме предварительного просмотра печати.
Закончив составлять отчет с помощью Мастера отчетов или с помощью Автоотчета, отчет появляется в режиме предварительного просмотра. Отсюда можно напечатать отчет, если вы им довольны, или перейти к режиму Конструктора отчета, чтобы внести в него изменения.
Во многих случаях удобно использовать Мастера. Созданный Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.
Создание отчета с помощью Конструктора отчетов
Для создания отчета с помощью Конструктора отчетов в диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.
Окно отчета в режиме Конструктора используют для создания и изменения отчета. Оно разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета (рис. 11).
Область данных. Основная часть отчета. В нее помещаются поля и другие элементы управления, в которых выводятся записи из базовых таблиц и запросов.
Выводится только в
начале отчета
Выводится
в верхней части каждой страницы
Содержит записи таблицы
или запроса
Выводится
в нижней части каждой страницы
Выводится только в
конце отчета
Рис. 11. Разделы отчета в режиме Конструктора отчета
Область заголовка отчета. В эту область помещают заголовок, дату, то есть сведения, которые должны выводиться в самом начале отчета.
Примечание отчета. В эту область помещают сведения, которые должны вводиться в конце отчета; это могут быть итоговые данные по отчету, заключение отчета.
Для вывода или удаления областей заголовка и примечания отчета (одновременно) выберите в меню Вид команду Заголовок/Примечание отчета
Области верхнего и нижнего колонтитулов. В эти области помещают заголовки столбцов, номера страниц и другие сведения, которые должны выводиться в начале и в конце каждой страницы отчета. Для вывода или удаления этих разделов (одновременно) выберите в меню Вид команду Колонтитулы.
Область заголовка и примечаний группы. Здесь помещают имя группы и итоговые поля, которые должны выводиться в начале и в конце каждой группы записей. Эти разделы добавляются автоматически при определении областей заголовка и примечаний группы в окне Сортировка и группировка. Окно появляется после выбора команды Вид, Сортировка и группировка (или после нажатия соответствующей кнопки на Панели инструментов).
Сетка. Помогает размещать элементы управления в отчете. Для ее вывода или удаления выберите в меню Вид команду Сетка.
Линейки. Помогают размещать элементы управления и определять размеры разделов отчета. Для вывода или удаления линеек выберите в меню Вид команду Линейка.
Высоту каждой области отчета можно изменять независимо. При изменении ширины одной области автоматически будет изменена и ширина всего отчета.
Для изменения высоты или ширины отчета следует установить указатель мыши на нижний или правый край изменяемой области соответственно, чтобы он принял специфический вид, и перетащить его в нужном направлении. Чтобы изменить высоту и ширину области одновременно, установите указатель мыши в нижнем правом углу области. Размеры разделов лучше устанавливать минимальными, чтобы в отчете не было пустых областей.
Каждый объект отчета имеет свой список свойств. Чтобы открыть бланк свойств, нужно выделить объект отчета и щелкнуть кнопку Свойства панели инструментов или выполнить команду Вид, Свойства. Открыть бланк свойств можно также с помощью двойного щелчка на выделенном объекте.
Так, например, необходимый точный размер области отчета можно установить, щелкнув на названии области, и, выполнив команду Вид, Свойства, задать соответствующие значения свойству Высота.
Редактирование отчетов
Все, что вы знаете о редактировании форм, можно применить и к отчетам. В Конструкторе отчета также есть Панель элементов, которые наиболее часто используются при редактировании.
Работа с объектами отчета, которыми могут быть названия полей, заголовки и т. д. в режиме Конструктора отчета ничем не отличается от работы с объектами в режиме Конструктора формы:
– Чтобы выделить объект отчета, надо щелкнуть его мышью. Вокруг него появятся маркеры изменения размеров (маленькие квадратики в уголках).
– Чтобы объект переместить, сначала его выделите. Затем подведите указатель мыши к границе – он примет вид руки. Затем щелкните и перетащите объект на новое место.
– Чтобы изменить размер объекта, сначала его выделите. Затем подведите указатель мыши к одному из маркеров изменения размеров и перетащите его.
– Для того чтобы изменить шрифт, используйте расположенные в Панели инструментов спускающиеся списки Шрифт и Размер шрифта. Чтобы использовать специальное начертание текста, используйте кнопки Полужирный, Наклонный и Подчеркнутый.
В отчет можно в любое время добавить новые элементы управления. Элемент управления можно создать для ввода текста, чисел, дат, времени. Его можно связать с одним из полей базовой таблицы или запроса. Изменяя его значение, можно обновлять значение соответствующего поля таблицы. Элемент управления полем можно использовать для вычисления значений с помощью выражений.
Чтобы создать связанный элемент управления (добавить новое поле из базовой таблицы или запроса), нужно выполнить те действия, что и при создании связанных элементов в форме.
Для создания несвязанного управляющего элемента (свободного поля) в отчет следует выбрать кнопку Поле в Панели элементов, затем щелкнуть в той позиции, где надлежит разместить в отчете данный управляющий элемент. Access создает управляющий элемент – поле, приписывая ему по умолчанию стандартное значение характеристик (свойств): размер, цвет и т. п.
При добавлении к отчету нового поля фактически добавляется два элемента – надпись и поле (элемент управления). Они взаимосвязаны, надпись описывает элемент управления – поля, а элемент управления – поле представляет то поле, которое будет использоваться. Вы можете изменить надпись, не затрагивая элемент управления – поле. Чтобы изменить надпись, нужно просто щелкнуть маркированную надпись, а затем заново напечатать.
Элемент управления – поле и надпись – можно перемещать по отдельности. Обратите внимание, что в верхнем левом углу надписи и элемента управления – поля есть один маркер (квадратик), который больше, чем все остальные. Если подвести к нему указатель мыши, курсор примет вид указывающей руки. Это является признаком того, что вы можете щелкнуть и перетащить один объект независимо от другого.
Элементы управления можно выровнять, выделив их с помощью кнопки Панели элементов Выделение объектов, а затем выполнив команду Формат, Выровнять, выбрать команду выравнивания. Кнопка Выделение объектов по умолчанию нажата, она используется для выделения и последующего изменения размера, перемещения и редактирования элементов управления. Для выделения объектов их нужно заключить в рамку, перемещая указатель мыши при нажатой левой кнопке.
Можно улучшить внешний вид отчета, поместив линии вдоль верхней и нижней границ области верхнего колонтитула, заключив в них заголовки столбцов, используя соответствующую кнопку панели элементов.
Одним из способов усовершенствования отчета может быть добавление в него картинок. В режиме конструктора выберите кнопку Свободная рамка объекта на панели элементов и поместите элемент управления Свободная рамка объекта в левый верхний угол отчета. В ответ Access выведет на экран диалоговое окно Вставка объекта. В этом окне можно выбрать тип объекта, который вы хотели бы вставить в отчет, после чего нужно щелкнуть кнопку ОК. С помощью графического редактора можно создать новую картинку и поместить в отчет.
Вычисления в отчетах
Наиболее часто в элементах управления – поля содержатся ссылки на поля. Тем не менее у них есть и другое предназначение: в них могут содержаться расчеты, сделанные на основе значений, введенных в различные поля.
Создать вычисляемое поле немного сложнее, так как сначала нужно создать несвязный управляющий элемент (свободное поле), а затем превратить его в вычисляемый, введя в свободное поле выражение. Чтобы ввести подлежащее вычислению выражение, управляющий элемент следует маркировать, щелкнув по нему мышью. Повторный щелчок на маркированном управляющем элементе приводит к преобразованию указателя мыши в курсор ввода.
Вычисляемое выражение можно ввести и в бланк свойств элемента управления – поле в качестве значения свойства Данные, в свойстве Формат поля можно установить нужный формат представления данных при выводе на экран или печать.
В формулах нужно использовать стандартные математические операторы: + сложение, – вычитание, * умножение, / деление.
Все формулы начинаются со знака равенства (=). Например, для подсчета:
– общей стоимости путем умножения величины, находящейся в поле Количество, на величину, находящуюся в поле Цена, нужно ввести =Количество*Цена ;
Имена полей Access после ввода формулы заключают в квадратные скобки.
– цены с 25%-ной скидкой от величины, находящейся в поле Цена, нужно ввести =Цена*0,75;
– для определения суммы значений, находящихся в трех полях, введите =Поле1+Поле2+Поле3.
Вычисление итогового значения предполагает использование в выражении функций, выполняющих обработку ряда записей. Речь может идти о функции суммирования, определения среднего, минимального, максимального значения и т. п. В этом случае следует повторить выражение в элементе управления, задав соответствующую статистическую функцию. Продолжая предыдущий пример, можно ввести следующее выражение =SUM(Количество*Цена) для вычисления полной стоимости всех проданных товаров. Однако если вычисляемое поле включено в базовый запрос, например =Сумма:Количество*Цена, то имя этого поля можно использовать в функции SUM: =SUM(Cyммa) или =-SUM(SUM_Количество) .
Помните всегда:
– формулы можно копировать;
– если имя поля состоит из нескольких слов, их нужно соединить символом подчеркивания ( _ ).
Просмотр и печать отчета
Для просмотра ранее созданного отчета в окне базы данных нужно воспользоваться кнопкой Просмотр. Из режима Конструктора отчетов перейти в режим предварительного просмотра можно нажатием кнопки Вид панели инструментов. Если вы хотите напечатать отчет и дополнительно задать какие-нибудь параметры печати, то откройте меню Файл и выберите в нем команду Печать. Команда позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета или выделенные записи, распечатать несколько копий, вывести отчет в файл. Если нужно быстро сделать копию, щелкните кнопку Печать Панели инструментов.
Конструирование отчета рекомендуется осуществлять
в такой последовательности
Выберите в диалоговом окне Новый отчет пункт Конструктор и запрос (таблицу), на основе которого хотите создать отчет.
Переместите нужные поля из списка полей в Область данных. Элементы управления – надписи можно удалить, а элементы управления – поля разместите рядом и выровняйте их по горизонтали по верхнему краю.
В верхний колонтитул введите заголовки граф отчета с помощью кнопки Надпись панели элементов (можно вырезать надписи полей из Области данных и вставлять в качестве заголовков столбцов).
Вызовите окно Сортировка и группировка и задайте в нем уровни группировки и порядок сортировки данных в отчете (рис. 12).
Рис. 12. Создание отчета в режиме конструктора
В области заголовков групп из списка полей переместите поля, по которым осуществляется группировка данных, надписи полей удалите (рис. 12).
Добавьте в области примечания групп и примечание отчета несвязанные элементы управления и введите в свободные поля выражения для вычисления итоговых значений, а в надписи к ним – названия итогов (рис. 12). Формулы можно копировать. Задайте полям нужный формат.
Отформатируйте отчет, придав ему профессиональный вид.
Установите минимальные размеры областей.