Ввод информации об объектах учета

После того как вы ознакомились с планом счетов и произвели настройку счетов и субсчетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета на предприятии, можно приступить к следующему этапу подготовки программы к работе – вводу информации об объектах учета. В этой лабораторной работе мы освоим технологию работы со справочниками и научимся устанавливать рабочую дату.

Краткая информация по теме

Программа «1С:Бухгалтерия предприятия» позволяет вести огромное количество справочников. Каждый справочник является списком однородных объектов: сотрудни­ков, организаций, товаров и прочих объектов. Каждый такой объект называется элемен­том справочника.

По структуре справочники можно разделить на две группы:

• Неиерархические или одноуровневые, например, справочник Валюты;

• Иерархические или многоуровневые, например, справочник Номенклатура.

По взаимосвязям между собой можно выделить следующие группы справочников:

• Независимые - справочники, не имеющие справочника-владельца, например, спра­вочник Банки;

• Подчиненные - справочники, находящиеся в подчинении справочника - владельца, например, справочник Договоры контрагентов;

• Владельцы - справочники, имеющие подчиненные справочники, например, справочник Контрагенты.

Независимые, подчиненные и справочники-владельцы могут иметь разную иерархиче­скую структуру.

В многоуровневом или иерархическом справочнике все строки справочника будут раз­деляться на два вида (рис.62):

• группы элементов справочника;

• элементы справочника.

Рис. 62. Окно справочника Контрагенты

Группы элементов позволяют переходить на следующие уровни многоуровневого спра­вочника. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с достаточной степенью детализации и группировки.

Иерар­хическая структура справочников влияет на операцию создания нового элемента, а так­же на операцию удаления элементов и групп. Элементы и группы элементов в много­уровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Любой справочник в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» может использовать­ся независимо или использовать механизм подчиненности справочников. В случае ис­пользования подчиненности справочник будет являться справочником-владельцем или подчиненным справочником. Например, справочник Договоры контрагентов может использоваться отдельно, а может быть связан со справочником Контрагентов. Связь справочник-владелец - подчиненный справочник создается на этапе конфигурирования программы. Посредством механизма подчинения можно связать элементы разной струк­туры, в отличие от многоуровневого справочника, в котором все элементы имеют оди­наковую структуру. В этом случае каждый элемент подчиненного справочника будет связан с одним из элементов справочника-владельца.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:

• режиме просмотра и редактирования;

• режиме выбора элемента справочника.

В

…

режиме выбора справочник открывается из другого объекта конфигурации нажатием Кнопки выбора ..

Для работы со справочниками в режиме просмотра и редактирования следует включить интерфейс пользователя Административный, или Полный.

Для открытия любого справочника в режиме просмотра и редактирования выбирается команда меню Операции / Справочники.... На экране появится диалог Выбор объ­екта: Справочник (рис. 63), с помощью которого можно получить доступ ко всем справочникам, используемым в программе «1С:Бухгалтерия предприятия».

Рис. 63. Диалог Выбор объекта: Справочник

В списке диалога выбирается строка с названием справочника и нажимается кнопка ОК. Диалог закроется, а на экране откроется окно просмотра и редактирования выбранно­го справочника.

При выбранном интерфейсе Бухгалтерский справочники сгруппированы по видам деятельности только в нескольких меню Главного меню окна программы.

Внешний вид справочника полностью определяется в процессе настройки конфигура­ции. Тем не менее, существует несколько общих элементов управления, которые при­сутствуют в окне любого справочника. Это, прежде всего, таблица элементов справоч­ника. Набор колонок этой таблицы индивидуален для каждого справочника и определя­ется на этапе конфигурирования. Но две колонки присутствуют в каждом справочнике -это колонка Код и колонка Наименование. Набор отображаемых колонок таблицы эле­ментов справочника пользователь может настроить самостоятельно. Для этого следует воспользоваться командой Действия / Настройка списка... и в появившемся диалоге Настройка списка отметить отображаемые колонки. В этом же диалоге можно изменить порядок следования колонок в таблице, а также положение и размеры колонки.

Если справочник имеет иерархическую структуру, окно справочника может также со­держать дерево групп, располагающееся обычно в левой части справочника (рис. 62).

Панель инструментов справочника содержит кнопки быстрого вызова наиболее часто используемых команд, а также меню Действия, в котором собраны все команды работы со справочником.

Эти же команды доступны в контекстном меню справочника, если щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке таблицы справочника. Команды в этом меню сгруппированы по функциональному признаку. Первую группу составляют команды, позволяющие ра­ботать с текущим значением справочника: добавлять новый элемент или группу, копи­ровать, изменять и устанавливать пометку на удаление. Вторую группу составляют ко­манды для работы с иерархией: включать или выключать иерархический просмотр, пе­ремещать элементы между группами, изменять взаимное расположение групп. Третья группа команд связана с сортировкой и отбором. В четвертую группу команд входят команды, позволяющие настроить вид таблицы в окне справочника, а также вывести список элементов справочника в файл. Последней командой меню является команда Об­новить, используемая для обновления содержимого окна справочника. Описанный на­бор команд не является обязательным для каждого справочника. Как и форма окна спра­вочника, список доступных команд для справочника определяется на этапе создания конфигурации и не может быть изменен в пользовательском режиме работы.

Рассмотрим некоторые команды меню Действия, которые используются в большинстве справочников программы «1С:Бухгалтерия предприятия»:

• Команда Добавить позволяет создать новый элемент справочника.

• Команда Новая группа меню Действия используется в иерархических справочниках для ввода новой группы элементов.

• Команда Скопировать предоставляет возможность добавления нового элемента спра­вочника путем копирования существующего элемента с возможностью последующего редактирования реквизитов нового элемента.

• Команда Изменить используется для изменения реквизитов элемента или группы справочника.

• Команда Переместить в группу используется для реорганизации спра­вочника. Для перемещения элемента справочника или группы в другую группу справоч­ника следует в справочнике выбрать элемент или группу, которую будем перемещать, и выполнить команду Переместить в группу. На экране отобразится дерево справочника, в котором следует выбрать группу элементов справочника, в которую будет выполнять­ся перемещение.

Команды сортировки позволяют упорядочить список элементов и групп справочника по заданным критериям. Существует несколько вариантов выполнения этой операции. Са­мый простой способ сортировки - щелкнуть мышью на заголовке колонки таблицы. Ес­ли по реквизиту, отображаемом в этой колонке, поддерживается индексирование, со­держимое справочника будет отсортировано по этому реквизиту. Направление сорти­ровки указывается в верхнем углу заголовка колонки вершиной треугольника.

Сортировка всегда возможна по двум обязательным реквизитам любого справочника: Код и Наименование. Установить сортировку можно также с помощью подменю Сор­тировка, список команд которого содержит все возможные варианты сортировки, теку­щий вариант сортировки отмечен галочкой. Более сложные варианты сортировки с уча­стием нескольких реквизитов, с установкой направления сортировки для каждого рекви­зита, можно создать на вкладке Сортировка диалога Отбор и сортировка, вызываемого командой Установить отбор и сортировку списка... меню Действия.

Изменить состав отображаемых элементов справочника можно с помощью механизма отбора. Самый простой вид отбора устанавливается командой Отбор по значению в текущей колонке. В списке справочника будут отображаться только те элементы, у ко­торых значения в выбранной колонке совпадают с текущим значением в этой колонке. Как и для сортировки, такой отбор возможен только для тех колонок, для которых под­держивается индексирование. Более сложный отбор устанавливается на вкладке Отбор диалога Отбор и сортировка, вызываемого командой Установить отбор и сортировку списка.....

Для многоуровневых справочников при включенном режиме Иерархический просмотр условие отбора не распространяется на элементы, являющиеся группами. Это позволяет в режиме отбора отображать в таблице группы. Исключение составляет отбор по владельцу для подчиненного справочника. Так как владелец группы должен совпадать с владельцем элемента, входящего в группу, то отбор по владельцу устанавливается и для групп. Если режим Иерархический просмотр выключен, то условие отбора распространяется и на элементы, являющиеся группами. Это значит, что в этом случае в режим отбора в табличной части группы показываться не будут.