Задания

1. Выявите связи информационных объектов и постройте информационно-логическую модель предметной области.

2. Определите логическую структуру БД.

Проектирование организации баз данных на машинных носителях

В этой работе мы продолжим разработку базы данных средствами СУБД Access. Цель работы – приобретение практических навыков формирования структуры базы данных средствами СУБД и разработки процедуры администрирования БД.

Краткая информация по теме

БД под управлением СУБД Access – это файл с расширением МДВ, включающий в себя классы объектов:

– таблицы для хранения данных;

– формы для ввода и редактирования БД в интерактивном режиме;

– запросы для обработки таблиц и других запросов;

– отчеты для вывода результатов обработки данных;

– макросы для автоматизации выполнения рутинных операций по обработке данных;

– модули на базовом языке программирования Visual Basic для обработки данных.

СУБД MS Access базируется на реляционной (табличной) модели данных. В приложении Access данные хранятся в таблице. В каждой БД в одном файле содержится одна или несколько таблиц, и можно использовать отдельные таблицы для хранения связанной информации. Между таблицами должны быть определены связи, чтобы они могли работать слаженно. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет основу БД.

Таблицу Access составляют строки и столбцы. Каждый столбец представляет поле, которое является категорией информации, каждая строка содержит отдельную запись, представляющую совокупность значений полей и хранящую всю информацию по определенному вопросу.

Структура БД определяет методы занесения данных и хранения их в базе. При описании структуры БД описывают структуру ее таблиц: состав полей, их имена, последовательность размещения таблиц, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей.

Всегда нужно помнить, что при описании полей базы данных существуют определенные правила названия полей. В именах полей и всех других объектов Access используют до 64 символов. Можно использовать пробелы и другие символы, кроме точки (^.), восклицательного знака (!), символа ударения (´) и квадратных скобок ([ ]). Имена должны быть уникальными и не должны начинаться с символа «пробел». Если имя поля состоит из нескольких слов, их нужно соединять символом подчеркивания ( _ ).

Каждому полю должен быть установлен один из типов данных, чтобы программа Access знала, как обращаться с его содержимым.

Свойства поля зависят от выбранного типа данных. Они определяют способ ввода и хранения данных в таблице, а также обеспечивают их целостность и совместимость.

В каждой таблице должно быть, по крайней мере, одно поле с уникальным значением для каждой записи. Нужно сообщить Access, какое поле будет использоваться в качестве ключевого, чтобы программа могла предотвратить случайный ввод одинаковых значений в нескольких записях этого поля. Для ключевого поля автоматически строится индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

Процесс разработки конкретного программного приложения в среде Access начинают с разработки и описания структур таблиц в режиме конструктора. Структура таблиц БД задается в полном соответствии с информационными объектами. Предварительно нужно провести описание реквизитов информационных объектов в таблице следующей формы:

Наименование реквизита (поля)	Имя реквизита (поля)	Характеристика реквизита (поля)
		Тип	Длина	Точность

Следует помнить, что после заполнения таблиц данными будет трудно изменить их структуру. После определения структуры ее надо сохранить с нужным именем. Далее следует создать связи между таблицами. Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных и логической структурой БД. Связь устанавливается от главной таблицы к подчиненной. В главной таблице поля связи являются ключевыми (иначе тип отношений не будет определен), а в подчиненной поле может быть ключевым, не являться ключевым или входить в состав ключа. Тип связи между таблицами Access определяет автоматически.

Если в списке полей таблицы нет такого поля, которое можно было бы использовать как ключевое, его можно создать искусственно. Можно ввести дополнительное поле типа «счетчик». В подчиненной таблице ключевое поле может вообще не назначаться.

Для связей типа 1:1, 1:М можно задать параметр обеспечения целостности данных. Он означает выполнение для взаимосвязанных таблиц условий корректировки БД:

1. В подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи.

2. В главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице.

3. Изменение значений ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчиненной таблицы.

При установленном флажке «Обеспечение целостности данных» (в окне «Изменение связей») (рис. 1) можно задать режим каскадного обновления и удаления связанных записей. В этом случае операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Рис. 1. Задание свойств связи

После описания структуры БД и создания связей между таблицами производят загрузку БД (таблиц) данными контрольного примера.