Общие вопросы настройки отчетов

Перед формированием отчетов необходимо выполнить настройку отчета. При открытии пользователем формируемого отчета на экране появляется диалог, объединяющий фор­му отчета и панель инструментов (рис.68), позволяющую выполнять различные дей­ствия при работе с отчетом.

Рис. 68. Панель инструментов окна отчета

В полях Период: указывается дата начала и конца периода, за который необходимо сформировать отчет.

Е

сли необходимо составить отчет за стандартный период времени, такой как месяц, квартал, полугодие, девять месяцев или год, то можно воспользоваться кнопкой выбора периода …, расположенной справа от полей ввода Период:. При нажатии на данную кнопку откроется диалог Настройка периода (рис. 69).

Рис. 69. Диалог Настройка периода формирования отчета.

Для каждого вида отчета существует свой набор параметров для задания детализации отчета. Отбор и детализация задаются в диалоге Настройка (рис.70), который вызывается нажатием кнопки Настройка на панели инструментов окна отчета.

Рис. 70. Диалог Настройка отчета Оборотно-сальдовая ведомость

Панель настройки можно закрывать при формировании отчета, для этого нужно установить флажок Закрывать при формировании отчета в параметрах панели настройки. Сохранить настройки отчета можно по кнопке Сохранить настройки отчета. Загрузить настройки отчета можно по кнопке Загрузить настройки отчета. Сформировать отчет с настройками из истории отчета можно по кнопке История.

В отчете могут отражаться одновременно данные бухгалтерского и налогового учета, а также данные по постоянным и временным ризницам в оценке активов и обязательств. В отчете можно задать настройки контроля соблюдения принципа БУ = НУ + ПР + ВР, можно выводить данные о количестве и валютной сумме. Для этого предназначена панель настроек Показатели.

В отчете можно задать группировку по аналитическим объектам (субконто), по группам объектов. Для этого предназначена панель настройки Группировка. Порядок группировки субконто изменяется по кнопке Вверх или Вниз. На панели можно установить настройку детализации по субсчетам или по субсчетам корреспондирующих счетов (флажок По субсчетам, По субсчетам кор. счетов).

Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: неделя, месяц, год и т.д. Периодичность формирования отчета можно задать в поле Обороты.

На панели Отбор можно выбрать параметр или реквизит, по которому будет произведен отбор в отчете, а также задать вид сравнения (равно, в списке и т.д.).

В колонке Поле следует выбрать параметр или реквизит, доступный для настройки отчета. В последней колонке указывается конкретное значение выбранного параметра или реквизита параметра.

В колонке Вид сравнения выбирается условие сравнения. Здесь можно выбирать среди следующих вариантов:

• Равно – параметр должен быть точно равен значению.

• Не равно – параметр не равен значению.

• В списке – параметр должен быть равен одному из значений, указанных в графе Значение. При выборе такого условия в графе Значение становится возможным указать не одно значение, а список значений.

• В группе – параметр должен быть равен либо самому значению, либо подчиненному значению.

• В группе из списка – аналогично предыдущему условию для списка значений.

• Не в списке – параметр должен быть не равен ни самому значению, ни подчиненным значениям.

• Не в списке из списка – аналогично предыдущему условию для списка значений.

• Заполнено (Не заполнено) – отбор по заполненным (незаполненным) значениям.

Если в табличной части указать два или более условия заполнения нескольких строк, то при отборе данных для формирования отчета будет проверяться одновременное соблюдение всех указанных условий.

На панели сортировки можно упорядочить значения по графам (полям) отчета. Например, сальдо на начало можно сортировать по возрастанию или убыванию значений. Элементы справочника Контрагенты можно сортировать по любому реквизиту: коду, ИНН, наименованию и т. д. Можно задавать сразу несколько настроек для сортировки.

Развернутым сальдо называется сальдо (остаток), составленное из двух компонентов: дебетового сальдо и кредитового сальдо. Причем дебетовое сальдо определяется как сумма дебетовых сальдо всех нижестоящих субсчетов. Кредитовое сальдо определяется как сумма кредитовых сальдо всех нижестоящих субсчетов.

Признак вывода развернутого сальдо в отчетах можно устанавливать для отдельных счетов, субконто счетов. Признак вывода развернутого сальдо целесообразно устанавливать для счетов учета расчетов, чтобы при формировании отчета не происходило взаимозачета долгов, не связанных между собой.

На панели оформления можно управлять настройками заголовка, выводом подписей, выделением отрицательных остатков. Также можно выбрать вариант оформления отчета.

В отчет можно выводить дополнительные данные, например, добавить в отчет данные по реквизиту номенклатуры: ставка НДС, код номенклатуры и т.д. Для этого предназначена панель настроек Дополнительные данные.

Рассмотренный процесс настройки для всех стандартных отчетов в программе одинаков, поэтому указанные выше шаги справедливы и для других отчетов, кроме параметров, являющихся уникальными для конкретного отчета.

Механизм расшифровки отчетных данных

Достоинством всех стандартных отчетов является возможность их детализации (расшифровки). Эта возможность существенно об­легчает обнаружение и исправление ошибок, позволяет быстро находить ответы на вопросы, возникающие в текущей работе пользователей.

При наведении курсора на ячейку, которую можно расшифровать, курсор меняет форму. Расшифровка выполняется двойным щелчком мыши на ячейке с показателем, заинтересовавшим поль­зователя (рис. 71).

Рис. 71. Расшифровка отчетных данных

Результат рас­шифровки выводится на экран компьютера поверх исходного от­чета в виде отдельной формы. Расшифровка может представлять собой другой отчет, детально раскрывающий состав выбранного показателя. Из нового отчета затем можно будет получить сле­дующую расшифровку. Но конечным и самым детальным вариан­том расшифровки будет отчет «Карточка счета» или «Отчет по проводкам», в котором отражены только проводки, повлиявшие на значение выбранного показателя.

Если описанная последовательность действий используется для поиска учетной ошибки и ее последующего исправления, то эти действия можно продолжить следующим образом.

В открывшемся отчете «Карточка счета» или «Отчете по провод­кам» можно щелкнуть мышью по записи проводки, вызывающей сомнение, — на экране появится форма исходного документа, по­родившего данную проводку, или форма исходной операции. Ес­ли в исходном документе удастся найти ошибку, то ее можно ис­править и заново провести документ — перезаписать проводки (или заново сформировать проводки операции).

Следует иметь в виду, что отчеты, которые до этого были сфор­мированы и выведены на экран, после перезаписи проводок сами не переформируются. Потребуется сформировать их заново, на­жав кнопку Сформировать отчет командной панели.

Сформированный отчет можно вывести на печать (меню Файл/ Печать).