Сохранение результатов работы
В ходе выполнения данной лабораторной работы вы научитесь сохранять результаты освоения программы, а также оперативно обмениваться информацией с коллегами. Вы освоите:
– копирование текста документа или его фрагмента в Word;
– создание папок документов;
– объединение нескольких папок в одну папку;
– обмен папками документов с коллегами;
использование закладок в текстах документов.
Краткая информация по теме
В КонсультантПлюс имеется несколько возможностей сохранения результатов работы и обмена опытом с коллегами:
– вы можете напечатать документ или сохранить его в файл. Сохранить и напечатать можно весь документ или несколько фрагментов одновременно;
– вы можете переносить документы в Word для последующего редактирования и сохранения;
– в системе имеются заранее подготовленные формы документов, которые можно с помощью ссылки открыть в Excel или Word;
– вы можете сохранить найденные документы в папки. Папки можно сохранить в файл (экспорт) для передачи коллегам;
– вы можете устанавливать в документе закладки.
Работа с текстом документа
При работе с текстом документа предусмотрены следующие возможности:
Сохранить текст или фрагмент текста документа в файл.
Печать текста или фрагмента текста документа и предварительный просмотр печати.
Экспорт в Word (копирование текста или фрагмента текста в Word).
Занести документ в папку (и) пользователя.
Установить и снять закладки с комментариями в тексте документа, просмотр комментариев и примечаний.
Поставить документ на контроль или снять с контроля.
Увеличить или уменьшить размер отображаемого в тексте шрифта.
И др.
Все перечисленные операции можно выполнить с помощью пиктографического меню или контекстного меню, которое вызывается щелчком правой клавиши мыши в соответствующем поле системы.
Экспорт в Word и печать текста документа
С помощью кнопки W Экспорт в Word пиктографического меню можно скопировать текст всего документа, текст фрагмента или нескольких фрагментов текста документа в текстовый редактор Microsoft Word.
Если нужно экспортировать в Microsoft Word фрагмент текста документа, то его нужно заранее выделить Система позволяет выделить несколько фрагментов одновременно. Если нужно экспортировать в Microsoft Word весь текст документа, то ничего помечать не требуется.
При экспорте выбранного текста документа из системы КонсультантПлюс в Word возможны две ситуации:
Если редактор Word заранее не был открыт, то при экспорте он откроется автоматически, в нем будет создан новый документ, куда и будет скопирован искомый текст.
Если редактор Word уже был открыт, то при экспорте система предложит вам выбрать, куда следует копировать искомый текст – в новый документ Word или в уже открытый документ Word, причем в то место, где стоит курсор (рис. 21).
В этом же окне можно выбрать опцию «Добавить информацию об источнике», которая при экспорте текста или фрагмента текста в Word скопирует и реквизиты документа из КонсультантПлюс.
Рис. 21. Окно экспорта текста или фрагмента текста в Word
Система позволяет распечатать текст всего документа, текст фрагмента или нескольких фрагментов текста документа. Операцию можно осуществить с помощью кнопки Печать пиктографического меню.
После того как определили, что конкретно необходимо распечатать, нужно выделить в тексте нужный фрагмент или фрагменты. Система позволяет выделить несколько фрагментов одновременно. Если нужно распечатать весь текст документа, то ничего выделять не требуется.
Можно заранее посмотреть результат печати, нажав стрелку ▼на кнопке Печать и, выбрав пункт «Предварительный просмотр».
Чтобы начать печатать, достаточно нажать на кнопку Печать пиктографического меню. Появится диалоговое окно «Печать». Здесь вы можете:
Выбрать принтер.
Установить некоторые свойства печати, в частности, выбрать формат (книжный или альбомный).
Установить количество печатаемых копий.
Выбрать, какие страницы распечатать.
После этого следует нажать кнопку ОК.
Сохранение в файл
Операция сохранения в файл позволяет сохранить текст всего документа, фрагмент или несколько фрагментов текста документа. Форматы файлов могут быть следующими:
Документ в формате RTF (*.rtf).
Обычный текст без форматирования (*.txt).
Текст в формате UNICODE (*.txt).
Документ в формате PDF (*.pdf).
Документ в формате PDF для электронных книг (*.pdf).
Документ в формате EPUB (*.epub).
Документ в формате html (*.html).
После того как вы определили, что конкретно необходимо сохранить в файл, нужно пометить в тексте сохраняемый фрагмент или фрагменты, нажав левую кнопку мыши на начале или окончании фрагмента и, не отпуская эту кнопку, выделить весь фрагмент. Если вы хотите сохранить в файл весь документ, то ничего выделять не требуется
Теперь достаточно нажать на кнопку Сохранить в файл пиктографического меню и задать параметры сохранения в диалоговом окне:
Здесь вы можете:
выбрать или создать директорию для сохранения файла;
задать новое Имя файла (по умолчанию именем является начало названия документа);
выбрать один из предложенных Типов файла.
Работа со списком документов
Список документов отражает результат поиска по сформированному поисковому запросу.
Переход к списку документов обычно осуществляется из Карточки поиска или из Правового навигатора после того, как сформирован запрос и нажата кнопка Построить список документов (F9). В список документов можно вернуться из текста документа по кнопке Назад.
Окно построенного списка по умолчанию отображается в виде ДЕРЕВА-СПИСКА, состоящего из двух частей. В правой части приводится список найденных по запросу документов того информационного банка, на названии которого установлен курсор в левой части дерева-списка.
Чтобы перейти к спискам найденных документов из других информационных банков, достаточно установить курсор в левом окне на названии нужного банка.
При работе со списком документа предусмотрены следующие возможности:
сохранить документы из списка в файл;
печатать документы из списка и предварительный просмотр печати;
копировать названия документов в текстовый процессор Word;
отправить по почте;
добавить документы в Избранное;
поставить документы на контроль или снять с контроля (Избранное);
увеличить или уменьшить размер отображаемого в тексте шрифта
Большинство операций вы сможете легко выполнить с помощью пиктографического меню. Также эти и некоторые дополнительные операции можно выполнить с помощью контекстного меню, которое вызывается щелчком правой клавиши мыши в соответствующем поле системы.
Сортировка списка
Для документов раздела «Законодательство» предусмотрена сортировка списка:
комплексная (по умолчанию);
по дате изменения;
по дате принятия.
Полученный список всегда можно уточнить, задав дополнительный запрос с помощью кнопки Искать в найденном, расположенной над самим списком.
Операция Сортировка списка позволяет упорядочить список найденных документов информационного банка по определенным признакам. Данная операция может быть осуществлена с помощью кнопки Сортировка: Комплексная ▼.
Комплексная сортировка позволяет расположить в начале списка основополагающие для сформированного запроса документы, а за ними разместить все остальные документы в порядке убывания даты их принятия. При этом перечень важнейших документов не содержит отменяющие, вводные и изменяющие документы, так как вся информация из них вводится в основной документ, что позволяет избежать дублирования информации.
Сортировка по дате изменения позволяет расположить документы списка в порядке убывания даты их последнего изменения. Если документ не изменялся, для сортировки используется дата его принятия.
Сортировка по дате принятия позволяет расположить документы списка в порядке убывания даты их принятия, начиная с самых новых.
Выбранный порядок сортировки сохраняется для следующих сеансов работы.
Операция Искать в найденном позволяет уточнить список найденных документов любого указанного информационного банка (или раздела) по выбранному вами полю Карточки поиска этого информационного банка. Данная операция может быть осуществлена с помощью кнопки Искать в найденном ▼ над списком документов. Если нажать на стрелку ▼этой кнопки, то будет предложено выбрать область поиска: конкретный информационный банк, какой-либо раздел, либо все разделы (рис.22).
Рис. 22. Меню выбора области поиска
После выполнения команды Искать в найденном появится выпадающее меню. Сначала предлагается уточнить список по наиболее часто используемым полям («Название документа» и «Текст документа»). Также можно провести уточнение списка по другим полям Карточки поиска. Для этого достаточно раскрыть выпадающий список и выбрать нужное поле (рис. 23). В выбранном поисковом поле необходимо задать значение для уточнения.
Рис. 23. Меню кнопки Искать в найденном
В результате выполнения операции справа в окне дерева-списка отображается уточненный список найденных документов, а слева, возле названия текущего информационного банка, синим цветом помечается количество найденных документов уточненного списка и появляется зеленая галочка (рис.23). Например:
Версия Проф (8) из(9)
Над списком также появится сообщение о том, что проводилось уточнение списка (рис.23). Например: ! Список уточнен по полю Вид документа Приказ
Поля для уточнения списка предлагаются в зависимости от того, для какого раздела системы проводится поиск. Если уточнение списка всех разделов проводится из раздела «Законодательство» (т.е. список документов был построен из Карточки поиска этого раздела), то это уточнение будет проводиться только по полям раздела «Законодательство».
Чтобы вернуться из уточненного списка в исходный, следует нажать кнопку Назад пиктографического меню или клавишу Esc на клавиатуре.
Уточнять список можно неоднократно.
Сохранение документов в файл
Операция сохранения в файл в списке документов позволяет сохранить названия документов, а также их тексты, источники опубликования и примечания к документам, сделанные специалистами КонсультантПлюс. Форматы файлов могут быть следующими: *.txt (MS-WORD, MS-DOS, UNICODE) и *.rtf
Данная операция может быть осуществлена с помощью кнопки Сохранить в файл пиктографического меню.
Чтобы сохранить в файл несколько документов из списка, их надо пометить, если ни один документ в списке не помечен, то в файл будет сохранен тот документ, на котором стоит курсор.
После того как вы пометили нужные документы, нажмите кнопку Сохранить в файл пиктографического меню.
Появится диалоговое окно Сохранить как.
В нем вы можете выбрать желаемые параметры сохранения в файл:
Выбрать или создать директорию для сохранения файла.
Задать новое имя файла.
Выбрать один из трех типов файла.
Указать, что требуется сохранять в файл: только названия или выбранные поля (во втором случае следует задать эти поля, установив галочки напротив соответствующих полей).
Задав все необходимые вам параметры, нажмите кнопку Сохранить.
Оптимизация размера шрифта - это действие, позволяющее выбрать удобный для работы размер шрифта в текущем окне.
Максимальный размер шрифта составляет 48 пт, минимальный - 8 пт.
Увеличить размер шрифта в текущем окне можно с помощью кнопки Увеличить шрифт пиктографического меню.
Уменьшить размер шрифта в текущем окне можно с помощью кнопки Уменьшить шрифт пиктографического меню.
Если изменение шрифта далее невозможно, кнопка становится недоступной (бледного цвета).
Более полные настройки шрифта для различных элементов системы можно осуществить, воспользовавшись пунктом главного меню "Сервис/Настройки...", и в окне настроек выбрав вкладку Шрифт для просмотра, а также вызвав окно настроек шрифта через пункт «Шрифт в списке» контекстного меню.