I. Этап планирования

1. Изначально от PR-агентства был выбран организатор проекта, а от компании-заказчика – координатор. Под их руководством был составлен план подготовки мероприятия, определены его ресурсы (человеческие, информационные и финансовые), спланирован его бюджет, который составил 41 070 у.е., и рассчитан в табл. 10.1 и 10.2.

Таблица 10.1

Бюджет мероприятия The Sims 3

Сотрудник агентства	Виды почасовых расходов	Коли-чество часов	Стои-мость	Итого, долл.
Организатор проекта	Создание плана презентации, разработка бюджета, координация действий команды, осуществление контроля на всех этапах мероприятия, присутствие на презентации и управление ей на месте	36	120	4320
Менеджер по работе со СМИ	Составление списков контактных аудиторий, налаживание коммуникационных связей с представителями целевых СМИ, клиентов, партнеров заказчика и других гостей. Информационная поддержка мероприятия	11	50	550
Копирайтер	Написание всех текстов и сценарией к данному мероприятию: Сценария презентации, Сценария проведения презентации, Сценария после-презентационного времяпрепровождения гостей, составление профайла о новом товаре. Разработка других необходимых документов	14	60	840
Ассистент организатора	Поэтапная реализация плана презентации. Контроль выполнения команды. Деловые встречи, переговоры с представителями целевых аудиторий. Контроль и подготовка сценариев к воплощению на презентации. Присутствие на презентации в качестве консультанта. Написание отчета по итогам презентации	40	70	2800
Event-менеджер	Поиск необходимого помещения, подготовка помещения к презентации, поиск необходимого персонала для проведения перзентации. Присутствие непосредственно на презентации в качестве консультанта, помощника по проведению мероприяия	36	70	2520
Менеждер по Дизайну и верстке	Разработка макетов для материально-ресурсного обеспечения презентации. Печать необходимых ресурсов: стендов, плакатов, листовок. А также обеспечение другими необходимыми мат. ресурсами	11	50	550
Всего		148		11580

Таблица 10.2

Расходы на материально-технические ресурсы

Расходы на ресурсы	Итого, долл.
Оплата места проведения мероприятия (в стоимость аренды кафе так же вошла стоимость банкета и обслуживающего персонала кафе – бармена, официантов, охраны и т.п.)	15740
Оплата произведенных и закупленных и арендованных материалов для презентации (видеопрезентация, профайлы, подарки для гостей, стенды, бейджи, документы для регистрации, форма моделей и промоутеров, инвентарь и костюмы для конкурсов, елка, игрушки с логотипами заказчика)	2750
Оплата труда привлеченных человеческих ресурсов (диджея, моделей, певца с группой, танцовщиц, фотографа, промоутеров, Деда Мороза со Снегурочкой)	10400
Оплата других расходов (такси, перевозка, другие непредвиденные расходы)	600
Всего	29490
Итого все расходы (включая)	41070

В план подготовительных работ были включены следующие вопросы:

• подготовка места;

• подготовка материалов;

• отбор и подготовка персонала;

• информирование клиентов и партнеров.

2. Была выбрана дата проведения презентации – 12 декабря 2008 г., пятница. Время проведения презентации, состоящей из двух частей: официальная часть – 17.00–19.00 презентация игры The Sims 3 и неофициальная часть– 19.00–21.00 (фуршет).

В основном принято выбирать для пресс-конференций дни с вторника по четверг и временные рамки с 15 до 19. Но данная презентация по плану носила полуофициальный характер с последующим фуршетом. Этим обусловлен выбор пятницы и вечернего периода времени.

II. Этап подготовки. На этом этапе идет поиск и бронь зал, организуется фуршет. Разрабатывается сценарий мероприятия, формируется список СМИ. Делается список раздаточных материалов, пресс-релизов, медиа-китов. На этом же этапе определяется список ньюсмейкеров - людей, который будут выступать от имени компании на конференции.

1. Выбор подходящего помещения. Пресс-конференции могут быть организованы в бизнес-центрах отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях. Но поскольку формат данного мероприятия был более развлекательного характера, для его проведения был выбран бар-ресторан в центре города. Помещение состояло из трех зон:

1. Зал для презентации. Место, где непосредственно была проведена презентация. Он включал в себя зону для видео презентации сцену и 70 посадочных мест. А также зону для непосредственного тестирования презентуемого продукта The Sims 3 - 5 посадочных мест, оборудованных компьютерами с установленными демоверсиями игры.

2. Общий зал для прессы и других гостей. Он также имел три зоны: вначале зала – «зона регистрации», далее – «барная зона» - предпрезентационная зона для журналистов, а также непосредственно «зона фуршета» для гостей.

3. VIP-зона. Фуршетный зал для сотрудников компании Electronic Arts, VIP-гостей и партнеров.

Между первым и вторым залами находилась сцена для постпрезентационной развлекательной программы.

2. Выбор и извещение СМИ о предстоящей презентации. После того как был составлен список потенциально заинтересованных СМИ (который состоял из тематических профильных периодических изданий, общенациональных печатных изданий, интернет-изданий и телеканалов), их представители были информированы о предстоящем мероприятии. Приглашения высылались по электронной почте за 7 дней до пресс-конференции. Они содержали:

• информационный повод;

• краткий план мероприятия;

• список важных и интересных гостей;

• немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить презентацию отпало;

• дату, место, время и продолжительность пресс-конференции;

• полное имя и контактный телефон, ответственного за связь с прессой.

3. Отбор и подготовка людей. В первую очередь из числа сотрудников компании-клиента был выбран основной ведущий мероприятия, для которого был составлен «сценарий ведущего», был написан текст. Он же стал и ведущем самой видео-презентации. У ведущего были назначены помощники из пресс-службы компании, на месте так же присутствовал руководитель проекта от PR-агентства «ЭГИДА», который контролировал ход мероприятия.

Для сопровождения презентации, регистрации гостей, контроля и содействия в тестировании гостями демо-версий игры, раздачи подарков и др. были привлечены 7 моделей и 2 промоутеров. Чтобы раскрыть приуроченную к презентации тему наступающего Нового Года, был приглашен Дед Мороз со Снегурочкой. На вторую часть презентации был приглашен на выступление певец Toni Orand с группой, девушки-танцовщицы. Для дополнительного освещения мероприятия был нанят собственный профессиональный фотограф. Официанты, гардеробщики, звукооператоры и техники и т.д. были предоставлены рестораном и их услуги были включены в стоимость аренды и банкета.

4. Подготовка материалов. Подготовка видео-презентации проходила совместно с Electronic Arts. Так как в видеоряд были включены в основном сцены из компьютерной игры, весь видео материал был предоставлен сотрудниками Electronic Arts. Специалисты «ЭГИДА» обработали его и подготовили полноценную видео-презентацию, а так же написали к ней сопроводительный текст для ведущего, выбранного из отдела пресс-службы компании-заказчика. Основной текст презентации отпечатывается заранее. Во время презентации его письменные экземпляры доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали. Для каждого представителя прессы также готовится раздаточный материал, профайл, содержащий краткую информацию о презентуемом продукте (рис. 10.1).

Также, поскольку сотрудники PR-агентства решили совместить презентацию с наступающими новогодними праздниками, они приготовили для всех гостей новогодние подарки – красные сувенирные часики в форме домика с логотипом игры The Sims 3 в подарочном новогоднем пакете. В каждый пакет был также вложен профайл с информацией об игре.

Рис. 10.1. Профайл Electronic Arts

Для оформления зала презентации и сцены для выступления на фуршете, были сделаны 4 стенда-декарации с логотипами и мотивами представленной игры, отпечатано 12 плакатов, была куплена елка и к ней изготовлены шары с логотипами игры. Для девушек промоутеров была закуплена форма «по мотивам персонажей игры», а для молодых людей – футболки с логотипами компании Electronic Arts. Для конкурсов, заявленных во второй части мероприятия, были подготовлен соответствующий инвентарь и костюмы.

Также для девушек на регистрации были отпечатаны списки аккредитованных гостей, для гостей – подготовлены бейджи, а также специальный «Документ о неразглашении», в котором гости подписью выражают согласие о публикации и распространении сведений о презентуемом продукте в СМИ только после заявленных заказчиком и указанных в листе дат.

«Документ о неразглашении»: Я, нижеподписавшийся, согласен с тем, что опубликую любую информацию по игре, включая факты об игре и редакторе Create a sim, которая была представлена на презентации 12 декабря не ранее 29 декабря 2008 г. (для печатных изданий) и 20 февраля 2009 г. (для интернет-изданий).

Я согласен, что опубликую интервью новости и фото с мероприятия не ранее 29 декабря (для печатных изданий) и 23 января (для Интернет-изданий).

ИЗДАНИЕ	ПОДПИСЬ	ИМЯ	ФАМИЛИЯ

Для приглашенного певца был написан специальный текст песни про представленную игру, для деда мороза и снегурочки, а также для ведущего конкурсов также были написаны тексты и сценарий.

5. Накануне пресс-конференции:

• проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;

• уточняются порядок и содержание выступлений;

• делаются телефонные звонки-напоминания представителям СМИ, важным гостям, партнерам, чье присутствие предполагается;

• составляется список аккредитованных (приглашенных и подтвердивших свое присутствие) участников презентации, для них печатаются бейджи.