III. Проведение презентации
1. Презентация: организация. 14.00–17.00. Была проведена непосредственная подготовка на месте проведения мероприятия: оформлены залы, оборудованы посадочные места, установлен видеопроектор и компьютеры для демонстрации демоверсий, установлена аудиоаппаратура, размещены декорации и плакаты с логотипами Electronic Arts, установлена и украшена елка. Были накрыты столы для фуршета, оформлена регистрационный зона, роздан необходимый инвентарь, материалы и подарки. Собраны и скоординированы участники презентации. Все приготовления были закончены за 30 минут до начала презентации.
2. Презентация: официальная часть. 17.00–19.00.
17.00-17.40 Журналисты проходят регистрацию, получают бейджи и раздаточный материал, отдыхают в зоне ожидания («Барная зона»).
17.40-18.00 Приветствие ведущей мероприятия перед видео-презентацией, выступление Деда мороза и Снегурочки.
18.00-18.30 Непосредственно видео-презентация нового продукта компании – компьютерной игры The Sims 3.
18.30-19.00 После презентации разработчики и ответственные лица отвечают на вопросы представителей СМИ. Тестируют демо-версию игры. По просьбе представителей прессы были организованы индивидуальные интервью у разработчиков и других официальных лиц.
3. Презентация: фуршет. 19.00–21.00. Для участников мероприятия была организована неофициальная часть, продолжительностью с 19.00 до 21.00. на фуршете открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.
IV. Заключительный этап. Сводится к подведению итогов, разработке конструктивных рекомендаций, выявлению сильных и слабых сторон, перспектив. Чтобы презентация стала действительно результативной, необходимо провести анализ мероприятия и оценку его эффективности.
Во время презентации были достигнуты определенные договоренности, установлены новые контакты и связи. Впоследствии их следует поддерживать и укреплять. Для этого предпринимаются следующие шаги:
отправка письма с благодарностью за посещение презентации и пожелания сотрудничества;
рассылка сводной информации СМИ и отдельным журналистам, которых приглашали, но безрезультатно;
рассылка запрошенных материалов;
мониторинг выхода новостей и сообщений по теме презентации;
размещение информации и фото-отчета об итогах презентации на корпоративном сайте;
выражение благодарности сотрудникам, участвовавшим в работе;
разбор результатов презентации и подведение итогов.
2. Пресс-тур. «Дорожное» мероприятие для журналистов, организуемое для привлечения внимания к объекту PR (региону, проекту, заводу-производителю или предприятию). Пресс-тур обеспечивает продолжительное неформальное общение с журналистами, помогает установить тесный контакт с ними, поделиться "неофициальной" информацией для укрепления связей. Это мероприятие может стать и самостоятельным информационным поводом.
Пример. S7 Airlines – повышение лояльности представителей целевых СМИ.74
Инструменты PR: пресс-тур, пресс-брифинг, презентация.
Проблематика: S7 Airlines (торговая марка ОАО «Авиакомпания «Сибирь») с 2002 г. прочно удерживает лидерство на рынке внутренних воздушных перевозок и является одной из крупнейших российских авиакомпаний на международных направлениях. S7 Airlines занимает 13% отечественного рынка авиаперевозок, входит в ТОР-100 крупнейших авиакомпаний мира по основным производственным показателям и занимает 32 место в сегменте внутренних воздушных перевозок. Собственные рейсы компании обеспечивают авиасообщение более чем со 110 городами России, СНГ и Европы. В рамках развития маршрутной сети и расширения регионального сообщения из аэропорта «Пулково» с 17 сентября 2007 г. авиакомпанией S7 Airlines был запущен новый рейс, который связал Санкт-Петербург и Сочи.
Статус города Сочи – столицы зимних Олимпийских игр 2014 г. - вывел город на новый виток развития. Активно развивается аэропорт «Адлер», превращаясь в авиацентр европейского значения, с соответствующим уровнем сервиса. Развитие маршрутной сети в южный регион и новый статус Сочи стали поводами для организации пресс-тура для пула журналистов из Санкт-Петербурга.
Целевая аудитория: представители целевых СМИ Санкт-Петербурга (деловых, life-style и профильных изданий).
Цели мероприятия:
повышение лояльности представителей целевых СМИ;
презентация рейса Санкт-Петербург – Сочи – Санкт-Петербург;
демонстрация расширения географии полетов S7 Airlines из Сочи по России и за пределы страны;
презентация модернизированного сочинского аэропорта.
Практическое решение: Решение организовать пресс-тур было вызвано желанием S7 Airlines предоставить журналистам возможность почувствовать удобство и комфорт прямого перелета рейсом S7 из Санкт-Петербурга в Сочи, увидеть собственными глазами начало подготовки города Сочи к Олимпиаде 2014 г. А также в неформальной обстановке и более расслабленном формате поближе познакомиться и пообщаться с представителями компании S7 Airlines. В рамках пресс-тура для представителей прессы были организованы: презентация нового терминала сочинского аэропорта «Адлер», пресс-брифинг с участием представителей S7 Airlines, экскурсионная и развлекательная программы.
Результаты: В пресс-туре приняли участие 6 журналистов из ведущих деловых и life-style изданий Санкт-Петербурга («Деловой Петербург», «Коммерсант», «Санкт-Петербургские ведомости», «Российская газета», ИА «Росбалт», журнал «На Невском»). Представители компании и журналисты смогли поближе познакомиться и пообщаться в неформальной обстановке. Несмотря на то, что среди задач проекта не значилось получение журналистских публикаций, статьи об этом туре написали все принявшие в нем участие представители СМИ.
3. Брифинг. Мероприятие для СМИ, является сокращенной версией пресс-конференции (обычно до получаса), как правило, без презентационной части. Такая форма коммуникации с журналистами чаще встречается как пост-мероприятие - краткое заявление, подведение итогов, ответы на вопросы. Иногда необходимость в проведении брифинга появляется стихийно.
Еще одним самым распространенным инструментов PR являются конференции, которые относятся к бизнес-ориентированным мероприятиям для деловых партнеров, клиентов, контрагентов, СМИ и иных целевых групп.
4. Конференция - крупное совещание представителей различных организаций для обсуждения актуальных вопросов и проблем отрасли, индустрии, продукта, услуг. Компания может выступать инициатором проведения конференции, демонстрируя высокие экспертные возможности в отрасли. Для участия в конференциях в качестве приглашенных экспертов компаниям и их представителям также необходимы серьезные компетенции.
Пример. С 1997 г. Российская ассоциация маркетинга ежегодно проводит Международные конференции под единым названием «Маркетинг в России». Целью конференций является содействие отечественным предприятиям в практическом применении современных методов маркетинга. Участники конференций получают практические рекомендации по эффективному использованию маркетинга на российском и зарубежном рынках в областях производства, сбыта, привлечения инвестиций и кредитов, знакомятся с состоянием и направлениями развития маркетинга в России и за рубежом (рис.10.2). По оценкам бизнес-сообщества Конференция является ведущим форумом по вопросам маркетинга в РФ.
Рис. 10.2. Количество участников конференций «Маркетинг в России», 1997-2008 гг.
Конференции собирают руководителей крупнейших отечественных и зарубежных производственных, инвестиционных, консультационных и исследовательских компаний, специалистов, имеющих мировую известность в области маркетинга, консультантов ведущих национальных, транснациональных и международных компаний. Ключевыми докладчиками на конференциях выступают руководители, отвечающие за формирование государственной экономической политики в аппарате Президента РФ, Правительстве РФ, Государственной Думе РФ.
Перечень работ по подготовке, организации и проведению конференции:
1. Подготовка Конференции - I этап (10.05.09 – 05.09.09)
1.1. Исполнитель выполняет следующие работы:
участие в работе Оргкомитета Конференции на уровне председателя Оргкомитета;
бронирование помещений для проведения Конференции;
разработка формата и программы Конференции;
формирование программы Конференции;
составление списка потенциальных участников и спонсоров;
создание и ведение специализированной базы данных потенциальных участников Конференции;
переговоры с участниками, партнерами, спонсорами;
переговоры со СМИ;
разработка дизайна веб-сайта и буклета Конференции;
обеспечение хостинга и информационное наполнение веб-сайта Конференции;
директ-рассылка информации о Конференции;
заключение договоров: с арендодателями помещения для проведения Конференции;
финансирование 1 -го этапа подготовки Конференции.
1.2. Заказчик выполняет следующие работы:
участие в работе Оргкомитета Конференции на уровне членов Оргкомитета;
предоставление Исполнителю имеющейся в распоряжении Заказчика базы данных участников, спонсоров и партнеров предыдущих конференций «Маркетинг в России»;
предоставление Исполнителю имеющихся в распоряжении Заказчика рекламно-информационных материалов предыдущих конференций «Маркетинг в России»;
предоставление Исполнителю рекламных и PR ресурсов Некоммерческой организации «Российская Ассоциация Маркетинга»;
содействие и рекомендации при переговорах с докладчиками, приглашенными, партнерами, спонсорами, участниками;
содействие в создании базы данных потенциальных участников Конференции;
согласование программы Конференции.