7.3 Достоинства и недостатки различных способов обновления и передачи информации баз данных справочных правовых систем 13

Наличие большой и полной базы правовой информации без регулярного и оперативного обновления не может удовлетворить всех потребностей пользователя. ¹⁴ Специфика правовой информации состоит в том, что специалисту нельзя не знать последних изменений в законодательстве. Более того, несвоевременное получение даже одного небольшого документа может привести к серьезным проблемам.

Можно выделить два основных этапа (технологические процедуры) в процессе обновления информационных баз, которые в том или ином виде присутствуют во всех технологиях, представленных на рынке СПС:

• актуализация эталонного банка правовой информации у фирмы-разработчика;

• передача новой информации потребителю.

Процесс актуализации информационной базы (то есть включения в базу новой информации) очень сложен в том случае, если вновь включаемая информация полноценно интегрируется в существующий банк (взаимными ссылками и т. п.). Например, в технологии КонсультантПлюс это делается ежедневно, просто и эффективно, а сам процесс занимает считанные минуты, и не требуется никаких дополнительных трудоемких операций с базой. В ряде технологий других разработчиков это делается либо раз в неделю, либо раз в месяц.

На поддержание информационных банков в актуальном состоянии влияют три замкнутых технологических процесса ¹⁵, а именно:

• ввод новых документов;

• создание и внесение новых редакций документов;

• внесение изменений и дополнений к документам.

Каждый из этих процессов включает следующие последовательно выполняемые этапы:

1. Первоначальный этап обработки:

• Регистрация поступившего документа.

• Просмотр периодических изданий.

2. Обработка документа юристами.

3. Подготовка текста документа:

• Создание электронного образа документа.

• Оформление, проверка орфографии.

• Вычитка текста корректором.

2. Проставление гипертекстовых ссылок.

3. Заполнение поисковой карточки документа.

4. Подготовка документа к загрузке в исходном формате.

5. Завершающая проверка автоматизированными средствами поиска ошибок.

6. Ввод данных в информационный банк.

После загрузки свежей информации в эталонный банк разработчика необходимо организовать доступ пользователя к этой информации.

В настоящее время используются два основных способа (две основные технологии) доступа к правовым базам:

• удаленный доступ. В этом случае эталонная база целиком имеется только на сервере фирмы-разработчика и отсутствует на компьютере пользователя. Для получения доступа к хранящемуся на сервере документу необходимо использовать телекоммуникации. Оперативная передача пользователям новейшей информации из эталонного банка данных осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или по сетям Интернета;

• прямой доступ. Вся информационная база со специальной поисковой оболочкой, то есть полноценная СПС, устанавливается на компьютер пользователя или на его локальную сеть. Инженер сопровождения СПС поставляет файлы пополнения с заранее оговоренной периодичностью и проводит обновление системы.

С финансовой точки зрения удаленный доступ более удобен для тех пользователей, которым не требуется очень часто обращаться к правовым базам.

Имеется также «тиражный» способ распространения информации, хранящейся в справочной правовой системе, на CD-ROM, что имеет как свои преимущества, так и существенные недостатки.

Преимущества:

• установка системы может быть произведена самим пользователем;

• система не привязана к конкретной рабочей станции (компьютеру);

• система может переставляться много раз на разные компьютеры, но работать будет только при наличии диска;

• невысокая стоимость.

Недостаток СПС на CD-ROM: невозможность обновления информационного банка.