10.2 Преимущества и недостатки электронного документа

По сравнению с бумажным документом (так называемой «твердой копией») электронный документ обладает рядом преимуществ:

• простота внесения изменений;

• использование заготовленных форм документов с основными реквизитами и стандартными фразами;

• экономия затрат при считывании информации с экрана монитора без распечатки на бумаге;

• оперативность передачи информации по электронной почте на любые расстояния;

• возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

• возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Беларусь или соглашением сторон.

К недостаткам электронного документа можно отнести:

• недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

• необходимость наличия технических средств для прочтения;

• возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи – ЭЦП или других средств защиты).

Полное вытеснение бумажных документов электронными произойдет, вероятно, ещё нескоро, так как для признания юридической силы электронного документа необходимо решить ряд принципиальных вопросов, в число которых входит:

• разработка форм электронных документов;

• учет движения электронных документов;

• обеспечение регистрации электронных документов;

• создание механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП), имеющей юридическую силу подписи на бумажном носителе.

10.3 Электронный документооборот

Электронный документооборот – процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Электронный документооборот ориентирован на:

• максимальное использование электронных документов;

• изменение существующих традиций делопроизводства;

• постепенный отказ от бумажных носителей информации;

• повышение квалификационных требований к персоналу.

Участники обмена электронными документами – физические и юридические лица, органы государственной власти Республики Беларусь, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель электронного документа – участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП.

Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП.

Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.

Электронный документооборот регулируется нормативными актами:

• государственными;

• межотраслевыми;

• отраслевыми;

• локальными (предприятия).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено на:

• реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

• обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.

Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.

Адресат получает документ на экран персонального компьютера (ПК), который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.

Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях.

Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли.

Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования – 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках. При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:

• защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

• возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;

• возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;

• возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.

Особенности работы с документами в электронном виде приведены в Приложении Б «Глава 18. Извлечение из Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 № 4».