13.4. Обеспечение компьютеризации управления затратами

Информационная подсистема. Говоря об информаци­онной системе, имеют в виду коммуникационную систему сбора, передачи и переработки информации об объекте, которая снабжает работников различного ранга сведения­ми, необходимыми для реализации функций управления.

Практически все разновидности информационных сис­тем независимо от сферы их применения включают один и тот же набор компонентов: функциональных, составляющих систему обработки данных и организационных (рис. 13.1).

Под функциональными компонентами понимают сис­тему функций управления — полный набор (комплекс) взаимосвязанных в пространстве (по уровням) и времени работ, необходимых для достижения поставленных перед системой (подсистемой) целей.

Декомпозиция информационной системы по функцио­нальному признаку предполагает выделение функциональных модулей (блоков), реализующих систему функций управ­ления затратами. Функциональный признак определяет назначение модуля, т.е. то, для какой области он предназ­начен, каким основным целям он служит, какие задачи и функции выполняет.

На рис. 13.2 приведена укрупненная функциональная декомпозиция информационной системы управления за­тратами на предприятии. Специфические особенности каж­дого функционального уровня управления обусловливает состав и содержание так называемых функциональных зоазч, показанных на рис. 13.2 укрупненно. Обычно уп­равленческий персонал или связывает понятие «задача» с достижением определенных целей, или определяет его как работу, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период. Однако с появлением новых информационных технологий это понятие стали рассматривать шире — как законченный комплекс обра­ботки информации, обеспечивающий выдачу либо прямых управляющих воздействий на ход процесса управления, либо информации, необходимой для принятия решений управленческим персоналом. Таким образом, задачу сле­дует рассматривать как элемент системы управления за­тратами, а не системы обработки данных.

Система обработки данных (СОД) предназначена для информационного обслуживания специалистов разных служб, принимающих управленческие решения в части управления затратами предприятия. Основная функция системы обработки данных — реализация типовых опера­ций обработки данных, перечисленных на рис. 13.3.

Выделение типовых операций обработки данных по­зволило создать специализированные программно-аппарат­ные комплексы: различные периферийные устройства, оргтехнику, стандартные наборы программ, в том числе пакеты прикладных программ (ППП).

Существует три основных режима работы СОД: пакет­ный, интерактивный, реальный масштаб времени. Для па­кетного режима характерно, что результаты обработки вы­даются пользователю после выполнения так называемого пакета заданий. При интерактивном (диалоговом) режиме работы происходит обмен сообщениями между пользователем и системой. Реальный масштаб вре­мени предполагает управление в режиме «запрос — от­вет — решение». Для управления затратами используются все три режима в зависимости от функций управления.

Под организационными компонентами информацион­ной системы понимают совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную струк­туру управления и управленческие функции: определить штатное расписание, разработать должностные инструк­ции управленческому персоналу в условиях компьюте­ризации.

Компьютерные сети. Совокупность взаимосвязанных через каналы передачи данных компьютеров, обеспечи­вающих пользователей средствами обмена информацией и коллективного использования аппаратных, программ­ных и информационных ресурсов, называют компьютер­ной сетью.

Основным назначением сети является обеспечение простого, удобного и надежного доступа пользователя к распределенным общесетевым ресурсам организации, их коллективного использования при надежной защите от несанкционированного доступа, а также удобной и надеж­ной передачи данных между пользователями. С помощью сетей эти проблемы решаются независимо от территори­ального размещения пользователей.

По степени территориальной распределенное™ разли­чают глобальные, региональные и локальные сети. Для це­лей автоматизации управления затратами на предприятии наиболее приемлемы локальные сети, так как их использо­вание позволяет распределять технические средства и ин­формацию по уровням управления, иметь единое или со­пряженное программное обеспечение, организовать обмен информацией и результатами расчетов между уровнями.

Основными преимуществами управления затратами в рамках локальной сети служат:

• одновременная работа нескольких пользователей (не­зависимо от принадлежности к уровням управления) с данными общего применения (базами данных, текстов, таблиц и т.д.), создание и обновление общих баз данных сетевыми прикладными программными продуктами;

• обмен информацией между всеми компьютерами сети, обеспечивающий диалог между пользователями сети, а так­ же работу электронной почты;

• возможность доступа с любого компьютера локаль­ ной сети к ресурсам глобальной или региональной сетей.

Программное обеспечение, реализующее какую-либо услугу, называют сервером этой услуги. К основным сер­верам, обеспечивающим решение задач управления затра­тами, относятся: файловый сервер, сервер печати, сервер электронной почты, коммуникационный сервер.

Файловый сервер реализуется программным обеспече­нием центрального, наиболее мощного компьютера сети. Он управляет ресурсами сети и обеспечивает доступ к ним с других компьютеров сети — рабочих станций. В каче­стве рабочих станций могут использоваться более деше­вые компьютеры.

Для сопряжения сетей разных уровней применяют спе­циальное устройство — шлюз.

Информационное обеспечение. При компьютеризации любых задач управления, в том числе и управления затра­тами, важнейшую роль играет информационное обеспече­ние (ИО). Основной функцией ИО является хранение на машинных носителях всей совокупности данных, необхо­димых для решения задач пользователя, и обеспечение удобного доступа к этим данным.

В процессе компьютеризации задач системы решения, касающиеся информационного обеспечения, рассматрива­ются как относительно самостоятельная и важнейшая часть разработки. Различают две сферы информационного обес­печения — вне- и внутримашинную.

Внемашинное информационное обеспечение включа­ет внемашинную информационную базу, а также сред­ства ее организации и ведения. Примерный состав ин­формационной базы для управления затратами представ­ши на рис. 13.4.

Внутримашинное информационное обеспечение состо­ит из информационной базы на машинных носителях и средств ее ведения. Примерное содержание внутримашин-ной базы для управления затратами показано на рис. 13.5.

Базы данных — это совокупность логически взаимо­связанных массивов. Для управления базами данных, их создания, ведения используются системы управления ба­зами данных.

Независимыми массивами называют такие, которые формируют непосредственно из данных первичных доку­ментов на этапе предбазовой обработки.

Нормативно-справочные и другие данные, характери­зующиеся относительной стабильностью, как правило, раз­мещают в отдельных массивах. Создают эти массивы на этапе первоначальной загрузки базы данных.

К числу нормативно-справочных данных, используемых для управления затратами, относятся: нормативы и нормы расхода всех видов ресурсов на производство продукции, хозяйственные, управленческие, сбытовые и другие нуж­ды; справочники, ценники; классификаторы и т.д. В про­цессе эксплуатации в эти массивы периодически вносят изменения, таким образом поддерживая базы данных в рабочем состоянии.

Данные учета (производственного и бухгалтерского) вносят в базу данных в соответствии с регламентом реше­ния задач по управлению затратами по мере поступления на ввод и обработку документов с оперативной, учетной информацией. Эти данные подлежат накоплению за опре­деленный период, по истечении которого производится их обобщение и обработка.

Техническое и программное обеспечение. Понятием техническое обеспечение обозначают комплекс техниче­ских средств (КТС), обеспечивающий эффективное функ­ционирование системы. В этот комплекс входят средства сбора, накопления, обработки, передачи, вывода, представ­ления информации, устройства управления ими, а также средства оргтехники, предназначенные для длительного хранения и информационного обмена между различными техническими средствами.

Функционирование КТС служит достижению следующих целей: решение задач с применением методов оптимизации;

автоматизированная фиксация первичных данных о произ­водственных затратах; своевременная и достоверная переда­ча информации от средств сбора к средствам ее обработки; обработка информации; автоматический вывод и отображе­ния результатов расчетов; своевременная и достоверная пе­редача результатов решения задач в соответствующие под­разделения предприятия и в другие смежные системы.

При выборе технических и программных средств для компьютеризации управления затратами руководствуются составом функций управления, принимая во внимание час­тные технические характеристики по каждой функции и объемно-временные характеристики решаемых задач. Струк­тура технического обеспечения, отвечающая иерархии фун­кций управления затратами и современному⁷ уровню разви­тия технических средств, представлена на рис. 13.6.

На уровне предприятия и производства для управления затратами используется сервер — мощный ком­пьютер, например выпускаемые фирмой SUN: «SUN Enterprise Server» или «SUN Enterprise Ultra». Серверы дан­ного семейства обычно оснащены процессором «ULTRA SPARS» (64 бит, до 360 МГц), жестким диском и обладают оперативной памятью емкостью от 150 до 400 Мбайт. В них используется операционная система (ОС) типа UNIX и базы данных «Sybase», «Informix».

На всех уровнях управления применяются рабочие станции, т.е. персональные компьютеры, которые могут ра­ботать либо автономно, либо в составе сети, используя ре­сурсы других рабочих станций и серверов.

Для управления затратами в качестве рабочих станций находят применение IBM PC — совместимые компьютеры с процессором «Intel» (от 386-й модели до «Pentium II»), оперативной памятью емкостью от 4 до 128 Мбайт и жес­тким диском емкостью от 0,5 до 10 Гбайт.

В качестве программного обеспечения, используемого на уровне предприятий и производств (сфер дея­тельности), наиболее приемлемы пакеты программ «СА — Super Project for Windows», «Microsoft Project Version 4.0 for Windows», «Time Line 6.0 for Windows», «Project Scheduler 6.0 for Windows».

Для поддержания работы пакета необходимы операци­онная система DOS версии 3.3 или старше, оболочка «Windows» версии 3.1 или старше, оперативная память емкостью не менее 4 Мбайт и процессор 80 386.

Пакеты обеспечивают сопряжение всех уровней управ­ ления затратами и решение всех основных функциональ­ ных задач. «

На уровне производственных комплексов и процессов используют специализированные аппарат­но-программные комплексы. Базовой в таких комплексах является сетевая система и контроллеры — промышлен­ные ЭВМ, обеспечивающие сбор информации о затратах и первичную обработку на уровне производственного ком­плекса или процесса. Среди производителей оборудова­ния для подобных систем (контроллеров, промышленных ЭВМ) наиболее известны «Siemens» (Германия), «Fisher Controls» (США), ABB (Швеция), «Yokogawa Electric Corporation» (Япония).

На уровне рабочих мест учет затрат осуществля­ется одновременно с ходом технологического или произ­водственно-хозяйственного процесса. Для этого служат либо стандартные средства (локальные пульты операторов, мо­дуль-датчики, модуль-исполнительные механизмы), либо специальные. К первым можно отнести CAN (Германия), «InterBus» (Германия), «BitBus» (США). Примером средств второго типа является комплексная система учета расхода электроэнергии на промышленное производство, разрабо­танная лабораторией микропроцессорной техники Санкт-Петербургского государственного института точной меха­ники и оптики (технического университета) (Интернет: lmt.cs.ifmo.ru). Эта система выполняет: технический учет расхода электроэнергии; прогнозирование расхода элект­роэнергии; учет затрат рабочего времени; учёт packoAa ре­сурсов на обогрев, вентиляцию и др.