4.5. Детальное планирование проекта

Детальное планирование связано с разработкой детальных графиков для опе­ративного управления на уровне ответственных исполнителей. Наличие и сопрово­ждение детального графика работ является одним из главных требований для управления проектом, после его начала. Команда проекта полностью отвечает за составление графиков работ, если работы не являются излишне комплексными.

Чем больше проект, тем больше факторов надо учитывать при разработке де­тального графика. Это и информация от функциональных подразделений, и обя­зательства по контрактам, и график финансирования, и все то, что может повли­ять на успех проекта. В зависимости от размеров проекта за разработку и сопро­вождение детального графика может отвечать конкретный специалист или специ­альное подразделение, например, группа разработки графиков, в западной терминологии – плановики. Итоговая информация по готовому графику передается персонально ответственным исполнителям, исполнителям в функциональных под­разделениях, участникам проекта и, при необходимости, заказчику.

В корпоративных системах управления проектами применение детальных гра­фиков позволяет получить синергетический эффект за счет оптимального распре­деления и использования ресурсов компании, ведущей несколько проектов. Боль­шинство проектов начинается с разработки графиков для более тщательной прора­ботки их смет, с учетом их взаимосвязей, возможности совместного использования машин и механизмов, корпоративных знаний, технологий и т.д. Детальные гра­фики служат основой для укрупненных графиков, обеспечивая, как заказчика, так и руководителя проекта всей необходимой информацией для оперативного управ­ления, предупреждая о возможных срывах или узких местах.

Детальный график, независимо от размеров проекта и его сложности, должен включать:

1. все ключевые события и даты. Если для составления отчета по работе требуется участие заказчика, соответствующие даты (вехи) тоже должны быть внесены в график. Если по каким-либо причинам эти ключевые даты нарушаются, необхо­димо незамедлительно поставить заказчика в известность об изменениях;

2. точную последовательность работ. Логика их выполнения должна быть зафик­сирована с помощью сетевой модели, в которой можно было бы проследить все виды зависимостей между работами и взаимосвязь событий проекта;

3. взаимосвязь графиков и СРР. Система кодирования должна позволять строить укрупненные графики в соответствии с уровнями СРР, например, определять время начала и окончания пакетов работ;

4. все графики должны служить основой для определения этапов, фаз и прочих временных интервалов по проекту. Кроме того, при необходимости опреде­лять потребность в ресурсах для каждой из частей, фрагментов или событий проекта.

Уровень детализации графика зависит от сложности и размеров проекта. При­веденные выше рекомендации справедливы для любых проектов и нуждаются в уточнении в каждом конкретном случае. Поэтому прежде чем приступать к по­строению детального графика, необходимо ответить на вопросы:

1. сколько событий или работ необходимо включить в график;

2. насколько детально надо описывать технологию выполнения работ;

3. для кого этот график предназначается.

Большинство организаций разрабатывают несколько графиков:

1. укрупненные для высшего уровня управления (для руководителей, заказчика, ответственных исполнителей и т.д.);

2. детальные, для конкретных исполнителей работ, для бо­лее низких уровней управления.

Например, детальные графики могут разрабаты­ваться для конкретных подразделений или департаментов, отвечающих за опреде­ленный фронт работ. За верхние уровни отвечает руководитель проекта (напри­мер, первые три уровня СРР без учета пакетов работ). На уровне пакетов работ согласование с ним может и не требоваться.

Примерный процесс разработки детального графика представлен на рис. 4.9.

Рисунок 4.9. Примерный процесс разработки детального графика проекта

От подразделения, отвечающего за управление проектом, в функциональные подразделения поступает запрос на разработку детальных графиков. Форма и со­держание запроса может быть разной, так как служит лишь основой для создания согласованного и утвержденного документа – графика работ. Функциональные подразделения разрабатывают укрупненные графики, детальные графики и, если позволяет время, детальные графики для конкретных специализированных под­разделений (исполнителей работ по проекту). Представители функциональных и проектных подразделений участвуют в согласовании графиков, в проверке выпол­нимости сроков, требований и ограничений по контрактам.

Прежде чем графики будут окончательно утверждены, черновые, предвари­тельные варианты планов и графиков необходимо обсуждать с заказчиком. Это важно, так как позволяет:

1. убедиться, что ничего не упущено и не осталось без внимания;

2. предупредить возможную негативную реакцию на недоработанный или недос­таточно понятный для заказчика документ. Заказчик должен чувствовать себя участником процесса создания графика.

После того как график подготовлен, его необходимо довести до сведения всех участников проекта: команды проекта, функциональных подразделений, заказчика.

Методы и средства разработки графиков могут отличаться, но все графики в обязательном порядке проходят утверждение у руководителя проекта. Форма представления графика должна быть удобной и наглядной как для заказчика, так и для исполнителей. График должен стать рабочим инструментом как для управ­ления и согласования позиций на совещаниях, так и для сдачи работ, особенно когда сроки были сорваны, а бюджет превышен по независящим от команды про­екта причинам.