7. Документирование плана проекта

Результаты стадии планирования проекта должны быть задокумен­тированы и представлены для утверждения.

Разработка, документирование и согласование плана проекта на­правлены на достижение следующих основных целей:

1. обеспечить понимание и одобрение целей проекта и средств их достижения. Без плана члены проектной команды говорят на «разных языках» и могут работать по многим различным направлениям Одобрение командой краткого, но глубоко проработанного плана проекта является фундаментальным средством контроля за проектом. Одобрение плана всеми участниками проекта означает понимание и согласие с целями проекта и путями их достижения;

2. обеспечить наличие формального описания требуемых ресурсов (времени, денег, штата) и вех, которые должны быть достигнуты. План проекта гарантирует, что руководство, проектная команда и заказчик согласны с объемами работ, сроками и уровнем ресурсного обеспечения, требуемых для достижения целей проекта. Кроме того, вехи и процедуры контроля, описанные в плане, определяют процессы согласования хода работ и ресурсного обеспечения;

3. являться основанием для оценки и отображения прогресса. Успех проектной команды в достижении запланированных целей может быть измерен на основе сравнения фактических данных по использованию ресурсов и достигнутых дат завершения вех с заплани­рованными. Менеджер проекта отвечает за оценку величины отклоне­ний и решение возникающих спорных вопросов. Значительные отклонения и большое количество непредвиденных препятствий могут в результате вызвать изменения в плане. Таким образом, процесс пересмотра плана является важным средством сохранения контроля над ходом работ и использованием ресурсов проекта;

4. являться основанием для контроля изменений. Изменения, которые имеют место в процессе исполнения проекта, могут затрагивать содержание работ, стоимость, конечные результаты по контракту, а также функционирование проектной команды. Про­цесс контроля за изменениями жизненно необходим для отслеживания воздействия этих изменений на результаты, бюджет и график работ.

План проекта может включать следующие основные разделы:

1. Краткий обзор проекта.

2. Введение:

• цели и ожидаемые результаты проекта;

• стратегия;

• объем работ;

• организационные связи;

• ссылки на внешние документы.

3. Структура проекта:

• роли и ответственности;

• процесс управления проектом;

• обзоры и утверждения.

4. Комплекс работ:

• работы проекта, оценка объема работ и квалификации;

• внешние задачи;

• возможные изменения.

5. Ресурсное обеспечение:

• персонал;

• оборудование;

• средства;

• прочее.

6. График работ:

• график работ по этапам;

• список вех.

7. Финансирование:

• история финансирования подобных проектов;

• бюджет;

• план затрат;

• фонды;

• предположения.

8. Ограничения, риски и неопределенности проекта:

• зависимости от внешних проектов/событий;

• риски и неопределенности;

• процесс решения проблем.

Информация, содержащаяся в плане проекта, должна быть пред­ставлена в форме, удобной для рассмотрения руководством организа­ции исполнителя. Любые вопросы, требующие дальнейших исследований, должны быть, по возможности, решены до утверждения плана. Руководство должно согласиться и одобрить соглашения по ресурсам, критические вехи и ключевые риски проекта, а также процедуры управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.

План проекта может быть неофициально обсужден с заказчиком. В зависимости от взаимоотношений с заказчиком неофициальный обзор может быть полезен с различных точек зрения, таких, как твердое соглашение, корректировка проблем и недопониманий и решение спорных вопросов по графику работ.

Менеджер проекта завершает обзор проекта, получает одобрение плана руководством организации и формирует команду проекта.