6.6. Формирование эффективной команды проекта

Эффективную команду проекта можно охарактеризовать общепринятыми критериями эффективности любой организационной структуры, однако есть специфические черты, присущие только команде. Различают эффективность с позиций профес­сиональной деятельности по проекту и организационно-психологического климата деятельности.

В профессиональном отношении эффективность – это, прежде всего, нацелен­ность всей команды на конечный результат, инициатива и творческий подход к решению задач. Высокая производительность и ориентированность на лучший ва­риант решения, активное и заинтересованное обсуждение возникающих проблем дополняют ее характеристику.

С позиций организационно-психологического климата эффективной можно на­звать такую команду проекта, в которой:

1. сложилась неформальная атмосфера;

2. задачи хорошо понимаются и принимаются;

3. члены прислушиваются друг к другу, обсуждают задачи, в решении которых участвуют все члены и выражают, как свои идеи, так и чувства;

4. конфликты и разногласия присутствуют, но выражаются и центрируются во­круг идей и методов, а не личностей;

5. группа осознает, что делает, решение основывается на согласии, а не на голо­совании большинства.

При удовлетворении таких условий команда не только успешно выполняет свою миссию, но и удовлетворяет личные и межличностные потребности своих членов.

Модель процесса формирования команд представлена на рис. 5.9 и вклю­чает описание характеристик задачи, рабочей структуры, индивидуальных харак­теристик, командных характеристик, командных процессов, процессов формирова­ния команд, изменений в команде, командной деятельности, индивидуальных из­менений.

Непосредственный результат на выходе – реализованный проект с запланиро­ванными характеристиками как показатель командной деятельности. Существуют также и другие внутрикомандные результаты, к которым могут быть отнесены ко­мандные изменения (например, появление новых норм) и индивидуальные измене­ния (например, приобретение новых знаний, умений, навыков), которые в свою очередь могут влиять на улучшение командной деятельности.

7. Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информа­ционными связями) – это управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой про­ектной информации.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

1. внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

2. формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, об­суждения);

3. письменные и устные;

4. вертикальные и горизонтальные.

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он формализуется и детализируется в зависимости от потреб­ностей проекта и включает в себя:

1. план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

2. план распределения информации, в котором определяются потребители инфор­мации и способы ее доставки;

3. детальное описание каждого документа, который должен быть получен или пе­редан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые оп­ределения;

4. план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

5. методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

Рисунок 5.9. Примерная модель формирования эффективной команды проекта

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные дан­ные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть пре­доставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается ис­пользованием современных информационных технологий в рамках системы управ­ления проектом. Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фунда­ментом для обеспечения координации действий участников проекта.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребно­сти различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи ин­формации. Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумаж­ных носителях, проведение совещаний. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимо­действия: электронная почта, локальные сети, системы документооборота и архивирования данных.

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображе­ние информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координа­ции работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполне­ния включает:

1. информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных по­казателей;

2. информацию об отклонениях от базовых планов;

3. прогнозирование будущего состояния проекта.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

1. проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выпол­нения работ от запланированных и принятия решений по проекту;

2. заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;

3. поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудовании и т.п., необходимых для выполнения работ;

4. проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документа­цию;

5. непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимо­действий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Функция управления инфор­мационными связями включает в себя следующие процессы:

1. планирование системы коммуникаций – определение информационных потреб­ностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);

2. сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевре­менной доставки необходимой информации участникам проекта;

3. отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, про­гнозирование;

4. документирование хода работ, которое включает в себя:

• сбор и верификацию окончательных данных;

• анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;

• архивирование результатов с целью дальнейшего использования. Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизи­ровать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.