5. Проектно-сметная документация проекта. Взаимосвязь календарного и сметного планирования.

Смета – это документ, содержащий обоснование и расчет стоимости проекта (контракта), обычно на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен. После согласования с заказчиком, ру­ководством и т.п. смета становится бюджетом. На основе сметы не толь­ко определяется стоимость проекта, но и организуется контроль и анализ расхода денежных средств на проект.

Составление смет является частью процесса проектирования. На каждом технологиче­ски законченном этапе проектирования составляется смета, нужная и заказчику и исполнителям работ по проекту. Сметчик может как «осмечивать» готовый проект, так и являться непосредственным участником проектирования, проводя оценку стоимости основных этапов проекта и подсказывая финансовую политику заказчику и проект-менеджеру.

Сметы состваляются:

1. проектировщиком, если заказчик заключил традиционный контракт с последова­тельными фазами инвестиционного цикла, например: проектирование – тор­ги – определение генподрядчика – контракт – строительство. Смета может оставаться неизменной, как основа твердой цены объекта. Или, если заказчик не объявляет торгов и разрабатывает контракт на основе индивидуальных пе­реговоров с заранее выбранным подрядчиком, она может уточняться в ходе переговоров и «привязываться» к условиям и пожеланиям исполнителей по проекту;

2. проектно-строительной организацией – генподрядчиком, если проект и сметы де­лаются с учетом всех пожеланий заказчика;

Смета не составляется, если используется контракт по фактическим расходам плюс гарантированная прибыль или по фактическим расходам, но не выше га­рантируемого исполнителем работ по проекту максимума. При этом ведется помесячный учет фактических затрат по заранее согласованным с заказчиком расценкам, единичным или укрупненным, и предъявление их заказчику для оплаты.

Взаимосвязь календарно-сетевого планирования и разработки сметной докумен­тации на разных уровнях управления представлена на рисунке 4.10.

Уровни управления проектом, как правило, соответствуют гра­фикам выполнения работ с различной степенью детализации. Для достаточно большого проекта с более чем несколькими тысячами детальных работ наибольшее распространение получила трехуровневая структура, состоящая из графиков пер­вого, второго и третьего уровней. График первого уровня отражает основные со­гласованные с заказчиком обязательства по предмету, срокам и основным этапам (конструктивным элементам) реализации проекта. По форме это линейный график, то есть график без связей, отражающих технологию выполнения работ. Кон­тролирует этот график, как правило, сам руководитель предприятия. После под­писания соответствующих контрактов с заказчиками график становится директив­ным. Для управления проектом в широком смысле он мало пригоден, так как и по своему назначению, и по степени детализации определяет лишь основные вехи проекта, являясь тем самым лишь базой для разработки или уточнения более де­тальных графиков следующего уровня. По своей сути это график для планирова­ния и координации деятельности заказчика и подрядчика. В основе количествен­ных показателей этого графика лежит смета, сформированная по укрупненным сметным нормам или исходя из стоимости объектов-аналогов.

Рисунок 4.10. Взаимосвязь календарно-сетевого планирования и разработки сметной документации

Следующий уровень управления связан с графиком второго уровня. Реально именно за этот уровень управления должен отвечать управляющий проектом (про­ект-менеджер). В идеале это максимально укрупненный, но уже сетевой график, соответствующий по детализации объектным сметам. График второго уровня пред­назначен для управления проектом в целом с учетом фактических данных. Кон­тур обратной связи на этом уровне позволяет сравнивать план с фактом и коррек­тировать план. Автоматизация передачи информации из сметы в систему управле­ния здесь также нецелесообразна. Она может быть необходима лишь для согласо­вания и разработки учетной политики по проекту, то есть для обеспечения функ­ций контроля реализации проекта.

График третьего уровня непосредственно связан со сметой (уровень локальных смет). Это уровень ответственных за подпроекты, за вполне самостоятельные раз­делы проекта, в рамках которых решаются специализированные задачи (поставка материалов, ведение договоров, выполнение общестроительных или специальных работ и т. п.). Ответственные за подпроекты следят за соблюдением технологии работ, осуществляют контроль исполнителей и т.п. Информация на этом уровне необходима как для целей управления, так и для отчетности по произведенным затратам по факту выполненных работ.

При этом, как видно из рисунка 4.10, информация верхних уровней слу­жит ограничением для нижних (планирование «сверху вниз»). Параллельно ин­формация с нижних уровней уточняет данные на верхних уровнях управления (планирование «снизу вверх»).

Для составления графика первого уровня могут быть задействованы как специ­альные продукты для календарно-сетевого планирования, так и подходящий графи­ческий пакет или даже электронные таблицы. На третьем уровне – практически любые программные продукты для календарно-сетевого планирования. Для состав­ления смет могут быть использованы как электронные таблицы, так и специализи­рованное программное обеспечение для составления сметной документации.

Одна из основных проблем интеграции двух систем – несоответствие уровней детализации сметы и календарно-сетевого графика. При состав­лении сметы определяется стоимость строительства на основе объемов работ. По­этому сметчики, работающие над поставленной задачей, часто не учитывают план производства работ, объединяя, например, в одной расценке одинаковые работы по всему объекту, что не совсем удобно с точки зрения управления. Другой слу­чай, когда для учета затрат сметчик набирает группу расценок, характеризующую одну работу, при этом смета получается слишком детальная, что опять-таки не подходит для целей управления. Следовательно, прежде чем передавать данные из сметы в систему календарно-сетевого планирования, их следует перерабо­тать. Идеальный вариант, когда смета структурируется в соответствии с задача­ми управления на основе графиков в системе управления проектами.

Следует обратить внимание на один момент, связанный с переработкой сметы для целей управления. Заказчик, как правило, проверяет правильность составле­ния сметы, исходя из общепринятых расценок и нормативов, то есть рассматрива­ет исходную смету. После того как цена согласована, можно начинать переработ­ку данных сметы в соответствии с задачами управления и передачу этих данных в систему календарно-сетевого планирования. Переработанная смета отличается от исходной составом работ, но весь объем, потребность в ресурсах и цена остаются прежними.

Далее встает вопрос о том, какую смету взять за основу для составления актов выполненных работ: исходную или переработанную. Ситуация, когда заказчик и подрядчик договариваются учитывать выполнение работ по переработанной смете, имеет ряд преимуществ. Во-первых, смета и график производства работ имеют одинаковую номенклатуру работ, а значит, в любой момент времени имеется наи­более полная информация для анализа хода проекта: с одной стороны, контроль проекта по срокам и проценту выполнения работ, с другой – контроль расхода ресурсов на выполненный объем. Во вторых, информация по проекту актуальна, так как факт вносится в систему, гораздо чаще, чем при составлении проценто­вок. К тому же многократный обмен данными в этом случае намного легче осуще­ствить технически, потому что не требуется каждый раз устанавливать соответст­вие между работами в смете и в графике.