11.6 Организация финансовой службы
Субъектом финансовой работы является финансовая служба. Организация финансовой службы зависит от размеров предприятия и сложности его структуры и финансовых отношений. На малых предприятиях с небольшим объемом финансовой деятельности функции финансовой работы, как правило, осуществляет собственник предприятия или генеральный директор, так как в привлечении специалиста в данном случае нет необходимости.
В ряде небольших предприятий финансовая служба представлена в организационной структуре отделом бухгалтерии. В обязанности этого отдела входит сбор бухгалтерской информации и предоставление её директору фирмы, отвечающему за финансовую работу. По мере развития предприятия и увеличения объема финансовой работы генеральная дирекция создает финансовую службу и передает ей часть своих полномочий и обязанностей. Обычно финансовая служба представляется финансовым отделом или финансово-экономическим отделом.
Для работы в финансовом отделе на небольших предприятиях, как правило привлекаются финансовые менеджеры широкого профиля, работники, осуществляющие практически все направления финансовой работы и финансового управления предприятием.
В крупных компаниях структура финансовой службы более сложная, так как финансовые потоки таких предприятий связаны не только с производственной и финансовой деятельностью, но и с участием в капитале других предпринимательских организаций. Для работы в финансовой службе крупных предпринимательских структур привлекаются как финансовые менеджеры широкого профиля, так и функциональные финансовые менеджеры. Первые обычно привлекаются для общего руководства финансовой работой, а вторые - как исполнители конкретных финансовых задач.
На крупных предприятиях финансовая служба представлена, как правило, финансовым департаментом, который включает в себя несколько специализированных отделов: операционный отдел, плановый отдел, отдел по работе с инвестициями, отдел финансового анализа, отдел по работе на финансовом рынке, отдел финансового контроля. Общее руководство финансовой работой осуществляет финансовый директор, который:
- определяет политику и общее направление развития компании в области финансов;
- работает в составе высшего руководства по общему управлению деятельностью предприятия;
- обеспечивает соблюдение законодательства, регулирующего финансовую деятельность компании;
- разрабатывает принципы и правила управления финансами предприятия;
- обеспечивает общее руководство финансовым планированием;
- готовит общие аналитические отчеты руководству компании для принятия стратегических решений в области финансов;
- работает в тесном взаимодействии с непосредственными подотчетными ему начальниками финансовых отделов, входящих в структуру финансовой службы предприятия, и т.п.
Структура финансовойслужбы компании схематично представлена на рис. 11.1.
Рис. 11.1 Структура финансовой службы компании
Финансовый отдел под руководством непосредственно финансового директора или его заместителя осуществляет перспективное (минимум на 2 года), текущее (на год), оперативное финансовое планирование, а также составление кредитных и кассовых заявок, доведение планово-прогнозных показателей до непосредственных исполнителей, внесение изменений в финансовые балансы согласно коррективам других разделов бизнес-планов, колебаниям финансового законодательства и внутренним конъюнктурным изменениям финансово-экономической ситуации, в том числе коррективам отчетной базы плановых расчетов. Данный отдел занимается поиском новых источников финансирования основной финансовой деятельности компании, планирует налоговые платежи предприятия.
Отдел экспертизы инвестиционных проектов занимается разработкой общей инвестиционной политики предприятия; проводит анализ и отбор инвестиционных предложений; осуществляет анализ инвестиционных проектов и управление портфелем ценных бумаг компании; определяет необходимые объемы финансовых средств для осуществления инвестиционной деятельности; изыскивает финансовые ресурсы для осуществления долгосрочных инвестиций и др.
Отдел расчетов (операционный отдел)охватывает работу с поставщиками, подрядчиками, покупателями и другими контрагентами по текущей производственной деятельности, оплату труда, а также получение и распределение выручки от реализации, других денежных поступлений и прибыли. В этой части данный участок смыкается с налогами и иными участками, ибо прибыль синтезирует все итоги хозяйственно-финансовой деятельности.
Казначейство– это расчетный центр предприятия. В ведении казначейства находятся все банковские счета предприятия, центральная касса и кассы подразделений. Казначейство осуществляет кассовое исполнение бюджета предприятия.Казначейство выполняет следующие задачи:
- планирование поступления денежных средств;
- сбор заявок на платёж от центров финансовой ответственности предприятия;
- осуществление контроля заявок на платёж в соответствии с бюджетом движения денежных средств;
- составление реестров счетов на оплату с учетом установленного приоритета на предприятии;
- формирование платёжного календаря;
- управление рисками кассовых разрывов предприятия;
- оформление документов на получение кредитов в банках;
- ведение расчетно-кассовых операций предприятия.
Отдел по работе с дебиторамипроводит ежедневную работу с должниками предприятия, в том числе:
- отслеживает сроки погашения обязательств компаниями-дебиторами;
- регламентирует работу с просроченной дебиторской задолженностью;
- контролирует данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;
- проводит оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
- осуществляет функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита
- контролирует данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
- контролирует время просрочки платежа по каждому из счетов;
- отслеживает размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
- анализирует кредитную историю контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).
Отдел по работе с кредиторамипроводит ежедневную работу с кредиторами предприятия, в том числе:
- отслеживает регламентные сроки погашения обязательств компании;
- регламентирует работу с просроченной кредиторской задолженностью;
- проводит оценкуэффективности кредитования;
- контролирует время просрочки платежа по каждому из счетов;
- готовит документы к подаче заявок на кредитование в банки.
Для рассмотрения вопроса о предоставлении кредита предприятиюотдел по работе с кредиторами готовит для предоставления в банк следующие документы:
- нотариально заверенное свидетельство о регистрации предприятия и учредительные документы в соответствии с действующим законодательством;
- развернутое технико-экономическое обоснование (ТЭО) использования кредита;
- договоры и контракты, расчетные и платежные документы, подтверждающие целевое использование кредита;
- документы, подтверждающие полномочия на заключение кредитного договора и договора, предусматривающего обеспечение исполнения обязательств;
- годовой отчет в полном объеме;
- поквартальные балансы по основной деятельности за последний год и баланс на последнюю отчетную дату, заверенные налоговой инспекцией;
- расшифровки к балансам;
- документы, подтверждающие право собственности на предмет залога.
Отдел финансового анализа проводит детальный финансовый анализ деятельности предприятия; готовит для руководства компании аналитические отчеты, необходимые для принятия стратегических решений; выявляет возможности использования льготного налогообложения и др.
Отдел по работе на финансовом рынке открывается в тех компаниях, которые активно участвуют в рынке ценных бумаг. Организациям, не обладающим специалистами по ценным бумагам, целесообразно делегировать операции по ценным бумагам специализированным трастовым или финансовым компаниям.
Отдел финансового контроля содействует организации единой системы планирования, основанной на координации всех сфер деятельности компании; осуществляет контроль за основной и финансовой деятельностью организации, а также за соблюдением компанией всех требований законодательства в сфере предпринимательской деятельности; определяет соответствие оперативных планов стратегическим; обеспечивает оперативное сравнение плановых и фактических показателей; следит за правильностью и полнотой начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды и т.п.
В каждом конкретном случае структура финансовой службы, её функциональные обязанности определяются видами финансовой деятельности, размерами финансовых потоков, использованием все более сложных финансовых инструментов, степенью участия в финансовом рынке.