3. Анализ требований, относящихся к продукции

7.2.2 Анализ требований, относящихся к продукции Организация должна анализировать требования, относящиеся к продукции. Этот анализ должен проводиться до принятия организацией обязательства поставлять продукцию потребителю (например, участия в тендерах, принятие контрактов или заказов, принятие изменений к контрактам или заказам) и должен обеспечивать: а) определение требований к продукции; б) согласование требований контракта или заказа, отличающихся от ранее сформулированных; в) способность организации выполнять определенные требования. Записи результатов анализа и последующих действий, вытекающих из анализа, должны поддерживаться в рабочем состоянии (4.2.4). Если потребители не выдвигают документированных требований, организация должна подтвердить их у потребителя до принятия к исполнению. 96 Если требования к продукции изменены, организация должна обеспечить, чтобы соответствующие документы были исправлены, а заинтересованный персонал был поставлен в известность об изменившихся требованиях. Примечание - В некоторых ситуациях, таких как продажи, осуществляемые через Интернет, практически нецелесообразно проводить официальный анализ каждого заказа. Вместо этого анализ может распространяться на соответствующую информацию о продукции, такую, как каталоги или рекламные материалы.

Как и раздел 7.2.1, настоящий раздел распространяется на все виды продукции, все рыночные секторы и любые организации, независимо от их размера. Данный раздел включает требования, аналогичные требованиям раздела 4.3.2 в ИСО 9001:1994.

Принятие заказа, представление предложения или тендера организацией ставит ее перед обязательством обеспечить соответствие условиям, установленным в заказе или поставить продукцию или услуги, включенные в условия предложения или тендера. Обязательство, принятое организацией, включает не только поставку определенной продукции, но и решение таких дополнительных вопросов, как обеспечение соответствия установленным срокам поставки, соблюдение стандартов других организаций, на которые сделаны ссылки, и соответствие совокупности условий, указанных в заказе, контракте, предложении или тендере.

Сложность процесса анализа заказа/предложения зависит от профиля деятельности организации. Процесс анализа устных заказов на поставку готовой продукции в течение суток (например, пакеты программного обеспечения) будет значительно отличаться от процесса анализа крупного заказа на поставку уникальной продукции в течение двух лет (например, заказ на систему управления для электростанции). Процесс анализа должен также соответствующим образом включать принятие решений по заказам через Интернет, общим заказам с периодическим выпуском новой продукции, невостребованным заказам, заказам через оптовые фирмы или их представителей, заказам, переданным по факсу, и почти бесконечной их комбинации. В примечании к данному разделу, например, отмечается, что осуществление операций через Интернет требует от организаций творческого подхода к эффективному анализу требований потребителей.

При таком разнообразии возможных заказов встает вопрос: как организация предполагает обеспечить соответствие требованиям? Первоначально необходимо однозначно понять характер различных требований потребителей. Если, например, организация публикует каталог и принимает заказы на указанную в нем продукцию только в письменном виде в соответствии со стандартными сроками поставки, тогда процедура анализа контракта, заказа или предложения будет простой и ответ составит один абзац с уведомлением о том, что назначенное лицо (например, менеджер, рядовой сотрудник или президент) проанализирует письменный заказ, приступит к его выполнению и определит дату поставки с указанием обеспечения соответствия его требованиям. Если организация должна принять решение 'по заказу, с которым ей редко приходится иметь дело, она может просто отметить в процедуре, что условия, отличные от стандартных, будут рассматриваться на основе особого плана качества, который может отвечать необычным требованиям заказа.

Таким образом, для простого процесса ввода заказа может применяться очень простой, оперативный и эффективный процесс анализа контракта. При принятии решений по крупным, сложным контрактам или предложениям в процессе анализа могут участвовать многие организационные подразделения, как например, проектно -конструкторское, производственное, юридическое, финансовое и обеспечения качества. Соответственно и процедуры, устанавливающие подобные анализы, могут быть сложными и продолжительными.

Представляется целесообразным при разработке процесса рассмотрения конкретных требований раздела 7.2.2 обеспечить должное равновесие между риском для организации и ее усилиями, затраченными на анализ требований потребителей, имея в виду, что целью анализа является деятельность, добавляющая ценность, а не создание бюрократической волокиты.

Раздел 7.2.2 в) требует, чтобы организация была готова выполнять требования. Зачастую при производстве современной продукции необходимо повышать уровень знаний в связи с совершенствованием разработки продукции. Такие ситуации должны четко определяться, чтобы исключить риск бизнеса организации, и в данном случае определяющим требованием может быть развитие необходимого прогресса в технологии.

При изменении требований к продукции, заказам, контрактам или предложениям организация должна обеспечить включение изменений в соответствующие документы, а заинтересованный персонал должен быть поставлен в известность об изменившихся требованиях.

 Соображения по поводу документации

Организация должна рассмотреть вопрос документирования процесса анализа требований потребителя и методы их выполнения, а также дополнительные требования, которые могут быть установлены.

Настоящий раздел устанавливает конкретное требование к записям, являющимся осмысленными, несущими информацию, то есть адекватными результатам анализа. Представляется целесообразным установить минимальные сроки хранения документов, относящиеся к результатам анализа (например, три года или семь лет). В некоторых организациях на случай непредвиденных ситуаций такая документация хранится вечно; однако установление такого требования не является, как правило, обоснованным, если оно не предусмотрено контрактом.

 Типичные вопросы при проведении аудита на соответствие

• Существует ли процесс, требующий анализа установленных требований потребителя до принятия обязательства поставки продукции потребителю?

• Существует ли процесс, требующий анализа предложений и заказов и обеспечивающий правильное определение установленных требований?

• Существует ли процесс анализа заказов, сделанных в устной форме?

• Существует ли процесс принятия решений по различиям между предложениями и заказами?

• Существует ли процесс рассмотрения изменений требований к продукции?

• Поддерживаются ли в рабочем состоянии записи результатов анализов и предпринимаются ли для этого соответствующие действия?