2. Информация по закупкам

7.4.2 Информация по закупкам Информация по закупкам должна описывать заказанную продукцию, включая, где это необходимо: а) требования к утверждению продукции, процедур, процессов и оборудования; б) требования к квалификации персонала; в) требования к системе менеджмента качества. Организация должна обеспечивать адекватность установленных требований к закупкам до их сообщения поставщику.

Цель настоящего требования существенно отличается от стандарта 1994 года. Общая формулировка раздела предусматривает его применение всеми секторами, производящими продукцию. В соответствии с данным разделом информация по закупкам (например, заказы на закупку) должна содержать сведения, четко сообщающие поставщикам то, что организация предполагает закупить. Требование устанавливает различные виды представляемой информации и необходимость их выполнения.

Настоящий раздел также требует наличия процесса, обеспечивающего установление всех требований к закупаемой продукции в документах на закупку. Это может быть выполнено в результате такого простого процесса, как подписание заказа на закупку, или более сложного процесса, предусматривающего проведение ряда анализов и их утверждений, особенно при закупке дорогостоящей продукции. Организации, выполняющие операции по закупкам через Интернет, должны творчески подходить к обеспечению соответствия требований к закупкам. Может быть рекомендовано представление простого "контрольного перечня продукции для электронной передачи заказа", при условии, что заказ был проанализирован до его передачи.

 Определения

Выпуск (3.6.13): Разрешение на переход к следующей стадии процесса (3.4.1).

Примечание – В английском языке, в контексте компьютерных программных средств, термином "release" часто называют версию самих программных средств.

 Соображения по поводу документации

Документация должна включать документированную процедуру, определяющую, что именно включается в документы на закупку. Организации должны также рассмотреть необходимость письменной процедуры, определяющей процесс анализа документов на закупку и их утверждения до предоставления поставщикам. Раздел 7.4.2 также не требует ведения каких - либо конкретных записей. Записи должны определяться организацией при планировании процессов жизненного цикла продукции в разделе 7.1. Представляется необходимым ведение записей анализа документов на закупленную продукцию и хранение копий самих документов на закупку.

 Типичные вопросы при проведении аудита на соответствие

• Правильно ли документы на закупки описывают заказываемую продукцию?

• Включают ли документы на закупки, если необходимо, требования к соответствию или квалификации продукции, процедур, процессов, оборудования и персонала?

• Включают ли документы на закупки, если необходимо, требования к системе менеджмента качества?

• Каким образом организация обеспечивает соответствие конкретным требованиям к закупкам до их сообщения поставщику?