12.2. Вимоги до складання авансового звіту

Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він має протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти.

Здійснені витрати у відрядженні оформляються авансовим звітом за формою №286. Кожна сума витрат, включена в авансовий звіт, має бути під­тверджена документально. Необхідно також перевірити, чи правильно визна­чені бухгалтерські проводки та чи правильно вони перенесені в регістри ана­літичного обліку.

При здачі в бухгалтерію авансового звіту до нього мають бути прикла­дені підтверджувальні документи:

• посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку;

• документи (в оригіналі), що підтверджують вартість сплачених витрат, із вказівкою форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахунком). При закордонних відрядженнях до звіту додається ксерокопія відміток у закордонному паспорті, завірена відділом кадрів чи керівником підприємства.

Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в грошових оди­ницях, у яких було видано аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження. В разі застосування корпоративних пластикових

З дозволу керівника підприємства відряджена особа за кордон може отримати компенсацію витрат, пов'язаних з поверненням транс­портного білету (на це мають бути дуже поважні причини:рішення про відміну відрядження, відзив з відрядження, оформлений відповідним документом).

карток міжнародних платіжних систем — не пізніше 10, а з дозволу керівни­ка (за наявності поважних причин) — 20 робочих днів.

В межах цих термінів керівник підприємства (в разі відсутності — йо­го заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження авансо­вого звіту.

У разі не повернення працівником залишку коштів у визначений термін, відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку (ст. 127 Кодексу законів про працю, затвердже­ного Законом України № 322-8 від 10.12.71 р.). Керівник підприємства має підписати наказ (розпорядження) про утримання, не пізніше одного міся­ця із дня закінчення терміну заборгованості, якщо працівник не заперечує стосовно розміру відрахувань (письмова заява підзвітної особи). Інакше з працівника може бути стягнена сума, що втричі перевищує неповернуту суму заборгованості, перераховану у гривні за курсом НБУ на день пога­шення заборгованості (ст. 2 Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установам, організаціям розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, до­рогоцінного каміння і валютних цінностей» від 06.06.95 р. №217/95-ВР). Одержаними грошима насамперед відшкодовують збитки підприємства, а залишок перераховують до Державного бюджету України.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплати­ти додаткові кошти (якщо з поважної причини вони не були отримані), то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості, але не пізніше терміну, установленого законодавством.

Не дозволяється відправляти у відрядження та видавати аванс працівникові, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

Дозвіл (погодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад встановленої норми оформляється письмово за довільною формою.

Для повернення в Україну сум податку на додану вартість з одержа­них під час службових відряджень за кордон і оплачених працівниками підприємства послуг, власник (або уповноважена ним особа) має право використовувати оригінали розрахункових, платіжних та інших документів, які подаються разом з авансовим звітом. На період тимчасової відсутності згаданих документів до авансового звіту мають бути прикладені їх но­таріально завірені копії.

12.3. ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ ВІДРЯДЖЕННЯ ЗА КОРДОН

Підготовка і затвердження наказу про відрядження. Складання кошторису

Для видачі посвідчення про відрядження за кордон особі, яка перебу­ває в трудових відносинах з підприємством, для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи необхідно оформити наказ (розпорядження) керівника цього підприємства.

ВАТ «ЗОРІ»

НАКАЗ

від 02.04.05 р. № 22 м. Краматорськ

Про відрядження

НАКАЗУЮ:

1. Відрядити менеджера Петренка С.Ю. до США з метою підписання контракту про постачання продукції, згідно з попередньою домовленістю.

2. На підставі підпункту 5.4.8 пункту 5.4. статті 5 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємства» у редакції від 22 травня 1997 р. № 283/97-ВР зі змінами і до­повненнями, передбачити обмеження витрат на дане відрядження:

• Добові витрати нарахувати у розмірі норм добових витрат, встановлених додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 р. № 977 для відрядження у США (50 доларів США);

• Клас салону в літаку не повинен бути вище економічного;

• Вартість проживання не може перевищувати 250 євро на добу.

Додаток: кошторис витрат

Директор підприємства С.Я. Сивочуб

Форма посвідчення затверджена наказом Державної податкової адміністрації України №260 від 28.07.97 р. і зареєстрована в Міністерстві юстиції 14 серпня 1997 р. під №311/2115.

Посвідчення, яке видано на відрядження за кордон, реєструється у жур­налі реєстрації посвідчень.

Додаток

До Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон

ЖУРНАЛ Реєстрації посвідчень про відрядження

з/П

і іріЗВПЩЄ,

ініціали ічісце

роботи та

посада і*1іСЦЄ

відря­дження і номер

Н"К"Зу

(розпоря­дження)

А"1"

і номер посвід­чення про від­рядження

вибут­тя у відря­дження

прибут­тя з відря­дження

ііеіренко ^.І^у.

. 22 від

Л" 334

3.04.05

14.04.0

джер Відділ збуту

фірма «БІБІ» 02.04.05

від

02.04.05

Порядок нарахування і виплати добових регулюється Постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном» №663 від 23.04.99 р. (зі змінами і доповненнями) (далі — Постанова №663).

Згідно Постанови КМУ від 11.07.02 р. №977 «Про внесення змін у по­станову Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 року №663», розмір добових витрат, виплачуваних працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності (крім підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утриму­ються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), не може бути ниж­че норм добових витрат, встановлених додатком до постанови КМУ від 11 липня 2002 р. №977.

Норми для небюджетних установ диференційовані по країнах і визна­чені в доларах США (крім відряджень по Україні). Але для працівників небюджетних підприємств є ще й граничні норми. На їх розмір вказує п. 1 постанови №663, і в даний час вони становлять:

• якщо в рахунку готелю не записана вартість на харчування — 280 гривень;

• при одноразовому харчуванні — 224 гривні;

• при дворазовому харчуванні — 154 гривні;

• при триразовому харчуванні — 98 гривень.

Після визначення обмеження витрат на відрядження у бухгалтерії складається кошторис (частіше його оформлюють як додаток до наказу про відрядження.

					Додаток до наказу № 22 від 02.04.05 р.
Кошторис витрат на відрядження до США Менеджеру Петренку С.Ю.
	П.І.Б.	Вартість	Вартість		Добові, євро	Кіль-	Раз	ом
	відрядженого працівника	проїзду, дол. США	прожи­вання, євро			кість діб	$	ЕІШ
	Петренко С.Ю.	500	980		(280x6 / 6,3) =227	6	500	2115
	Разом	500	980		267	6	500	1247
Головний бухгалтер						С.Я. Петренко

Відповідно до постанови №977, для перерахунку в іноземну валюту гра­ничних норм, встановлених у гривнях, використовують офіційний курс НБУ, що діє на день одержання коштів, із каси уповноваженого банку.

У розглянутому прикладі використані такі курси НБУ:

• долар США — 5,1грн./$;

• євро — 6,3 грн./ЕиЫ.

Працівника необхідно ознайомити з довідкою-розрахунком на вида­ний йому аванс та з чинними положеннями про звіт з його використання.

Придбання валютних засобів в уповноваженому банку і бухгалтерсь­кий облік іноземної валюти здійснюються відповідно до вимог чинного за­конодавства.

Підприємство може направити працівника за кордон і з корпоративною платіжною карткою, що дуже зручно, але частіше аванс видають готівкою. При розрахунку авансу у бухгалтерії необхідно пам'ятати, що:

• витрати для оплати добових та наймання житлового приміщення за ме­жами України не мають перевищувати 300 доларів США на добу;

• транспортні витрати до 1000 доларів США.

Разом з видачею іноземної валюти в банку підприємству видається довідка за формою О1С на кожного відрядженого робітника, який направ­ляється у відрядження.

Довідка потрібна для вивезення за митну територію України до 10000 до­ларів США готівкою (з обов'язковим зазначенням суми у митній декларації). Якщо відряджений працівник вивозить не більш 3000 доларів США, то довідка не потрібна і на митниці достатньо тільки усне декларування цієї суми.

Порядок проведення остаточного розрахунку з відрядженим працівником

Щоб остаточно визначитись про витрати з відрядження за кордон, не­обхідно звірити всі документи, які зазначені в авансовому звіті працівників, щоб затвердити його і відобразити у бухгалтерському обліку.

Для підтвердження витрат необхідно представити письмовий звіт про результати роботи (з відповідними висновками і копіями договорів, про­токолів та інших документів, які були підписані або узгоджені в цей час) осіб у відрядженні, відповідно до поставленого завдання, а саме: документів, що підтверджують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях чи симпозіумах, які проводяться за тематикою, яка стосується основної діяльності підприємства або установи.

Документами, які підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю підприємства, можуть бути:

• запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяль­ністю підприємства, яке направляє у відрядження своїх працівників;

• укладений договір (контракт) та інші документи, які регулюють чи підтверджують бажання встановити цивільно-правові стосунки. Якщо запрошення отримані іноземною мовою, то для оформлення відряджен­ня за кордон необхідна копія з перекладом.

Бухгалтер підприємства, відповідно до чинного законодавства, може затвердити такі витрати:

• на проїзд. У тому числі попереднє замовлення квитків до місця відря­дження і назад (якщо місце від'їзду розташоване за межами міста, то вартість квитків на проїзд до нього також оплачується).

При поїздці на службовому автомобілі обов'язково підтверджують маршрут. Витрати на ПММ відшкодовують за чинними нормами за кіло­метр пробігу таким маршрутом. Компенсують також витрати на технічне обслуговування, стоянку, паркування, а також збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами і водними переправами;

У податковому обліку витрати на стоянку і паркування легкових автомобілів не включаються до валових витрат, а на ПММ — мож­на тільки у половинному розмірі.

• на користування постільними речами в поїздах;

• на перевезення багажу;

• на оплату аеропортних зборів;

• на проїзд за місцем відрядження міським транспортом, але тільки якщо у відрядженого немає безкоштовних засобів пересування (крім таксі);

• на проїзд країною відрядження;

• на оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або за наймання інших житлових приміщень;

• на харчування, включене в рахунок за проживання;

• на побутові послуги (прання, чищення, лагодження і прасування одя­гу, білизни, взуття), також внесені в такий рахунок;

• за зазначене в рахунку готелю користування холодильником, телевізо­ром (без каналів, за які потрібно платити окремо), кондиціонером;

• на оплату телефонних рахунків;

• на оформлення закордонних паспортів і дозволів на в'їзд (виїзд);

• на комісійні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження;

• на обов'язкове страхування;

• а також інші документально оформлені витрати, без яких не можна в'їхати і перебувати у місці відрядження, включаючи сплачені при цьо­му будь-які збори і податки.

При відрядженні до країни, з якою Україна не має прикордонного кон­тролю або він спрощений, працівник подає посвідчення про відрядження з відмітками сторони, що відряджає, і сторони, що приймає. Якщо ж у та­кому відрядженні працівник зробив на території України пересадку на інший транспортний засіб або зупинку у готелі (мотелі, іншому житлово­му приміщенні), то добові відшкодовують за різними нормами.

Міністерство фінансів (відповідно до наказу від 27.12.04 р. №827) визна­чило розмір добових при виїзді за кордон (поверненні в Україну), коли день останньої транзитної зупинки в Україні і дата вибуття у відрядження (повернен­ня із неї) співпадають — норма добових за сумою для відрядження за кордон.

ПРИКЛАД1

1. Якщо працівник підприємства виїхав з міста 1 січня, а прибув до за­значеного місця за кордон 2 січня, то добові обчислюють у розмірі, визна­ченому для закордонних відряджень.

2. Якщо працівник, повертаючись з відрядження 1 січня зробив пере­садку в якомусь місті на митній території України, а прибув до основного місця роботи 2 січня, то добові:

• за 1 січня — у розмірі, визначеному для закордонних відряджень;

• за 2 січня у розмірі добових на території України.

За відсутності зупинок добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день прибуття і вибуття, за нормами, вста­новленими для відряджень за кордон.

При відрядженні до країни, з якою встановлено повний прикордонний контроль, необхідно надавати паспорт (або документ, що його замінює) з відмітками прикордонників.

Постановою КМУ «Про внесення змін у постанову КМУ від 23.04.99 р. №663» від 26.05.2004 р. №662 закріплено, що строк відрядження робітників, які виїжджають у відрядження по зовнішньоекономічних договорах (контрак­тах) для здійснення монтажних, ремонтних, проектних робіт, налагодження устаткувань, авторського нагляду під час будування не має перевищувати 1 рік. При цьому підприємства, які направляють робітників за кордон, мають за­безпечити їх соціально-побутовими умовами, медичним обслуговуванням, страхуванням і необхідною правовою захищеністю громадян України.

Робітники, які направляються у відрядження за кордон для здійснен­ня перелічених робіт, у випадку їх находження у відрядженні більш ніж 60 календарних днів, добові витрати, починаючи з 61-го дня, сплачуються у розмірі 80% установлених норм добових витрат.