12.4. Бухгалтерський і податковий облік витрат

НА ЗАКОРДОННЕ ВІДРЯДЖЕННЯ

Бухгалтерський облік витрат на закордонне відрядження

У бухгалтерському обліку виданий на відрядження аванс відносять на розрахунки з підзвітними особами (субрахунок 372). Оскільки цей субраху­нок є немонетарною статтею згідно П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів», його суму не перераховують при зміні курсу НБУ. Якщо ж працівник повер­тає підприємству невитрачену частину одержаного авансу, то курсову різни­цю на неї все ж нараховують (оскільки ця частина авансу стала монетарною).

Код рахунку, до якого відносять витрати з відрядження за кордон, виз­начається залежно від мети відрядження:

• рахунок 91 «Загальновиробничі витрати», якщо витрати пов'язані з орга­нізацією виробництва і управління цехами, дільницями, відділеннями, бригадами та іншими підрозділами основного і допоміжного виробництва;

• рахунок 92 «Адміністративні витрати», якщо стосується управління й обслуговування виробництва;

• рахунок 93 «Витрати на збут», якщо це пов'язано зі збутом продукції;

• рахунок 94 «Інші витрати операційної діяльності», якщо відряджен­ня пов'язане з дослідженнями і розробками.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в розрізі фізичних осіб, що отримали грошові кошти в підзвіт.

Якщо працівнику належить якась сума до одержання, то саме її роз­раховують за курсом НБУ на день затвердження авансового звіту, випла­чуючи при цьому гривні (за курсом НБУ на дату погашення заборгова­ності, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження).

Витрати в іноземній валюті на закордонне відрядження включають до витрат за курсом НБУ на дату видачі коштів.

Коли працівник повинен підприємству повернути невитрачену час­тину одержаного авансу в іноземній валюті, то її відображають за курсом НБУ на день надходження грошей до каси від підзвітної особи. Таким чи­ном, виникає курсова різниця, яка підлягає перерахунку на день погашен­ня дебіторської заборгованості підзвітної особи перед підприємством.

При проведенні перевірки правильності одержання наявних грошових коштів у підзвіт необхідно з'ясувати, чи дотримуються вимоги п. 7 «Поряд­ку ведення касових операцій у народному господарстві України», затвер­дженого постановою Національного банку України №334 від 13.10.97 р., що­до видачі наявних коштів у підзвіт тільки за умов повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отримані у підзвіт суми.

ПРИКЛАД 2

11.02 ВАТ «Зорі» одержало з банку в касу грошові кошти на відряд­ження у США менеджера Петренка С.Ю.:

• 500 доларів США;

• 1247 євро.

Курс НБУ:

• доларів США — 5,15грн./$;

• євро — 6,30 грн./ЕІШ. Необхідно:

• скласти журнал реєстрації господарських операцій.

• вказати первинні документи. Рішення:

Реєстр господарських операцій

дата

рахцнків

грн

дсис 1

12

4

1 1 .02.

ийдшшлн ірошові кошти на

відрядження в касу підприємства: -в доларах США;

302/ 1

300$

23(3

Продовження рішення

¹²

-в ссии валюті.

302/ 2

1 24/Еиі\

ііиииитлиоии лиьиоии иииеи, чел

1 1 .02

иидйпи л каси па еідриджсппи

кордон іпоземпу валюту: -в доларах США;

302/ 1

500$

-в °вро валюті.

302,/ 2

Дебетове сальдо вказує на залишки отриманих під звіт авансів, з яких не надані звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат з авансо­вого звіту порівняно із сумою, отриманою під звіт.

У Балансі (Положення (стандарт) бухгалтерського обліку №2) на підприємствах, організаціях такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове сальдо — у складі зобов'язань підприємства.

Заборгованість працівника з виданих підзвітних сум, відображається за кредитом рахунку 372, буде відображено в обліку доти, поки не буде по­гашена працівником (шляхом внесення коштів у касу підприємства або шляхом утримання із заробітної плати).

При утриманні виданих підзвітних сум із заробітної плати працівни­ка (тільки за його заявою) необхідно враховувати вимоги ст. 404 цивільно­го процесуального кодексу України (а також ст. 26 закону України «Про оплату праці» ст. 24.03.95 р. №108/95ВР), де визначено, що за кожної ви­плати заробітної плати, загальний розмір утримань із заробітної плати не має перевищувати 20%.

Витрати на відрядження у розмірі фактичних витрат і добові в ме­жах норм, передбачених чинним законодавством, вважають компен­саційними виплатами. Тобто їх не включають до місячного сукупного оподатковуваного доходу працівника. Але коли працівнику відшкодову­ють витрати понад норми, тоді суми перевищення збільшують місячний сукупний оподатковуваний дохід і фонд оплати працівника. А з них, та­ким чином, утримують прибутковий податок і всі внески (збори) до соціальних фондів. Крім того, вони ввійдуть до об'єкта для нарахування таких внесків (зборів).

Податковий облік витрат на закордонне відрядження Згідно з пп. 5.4.8 Закону про прибуток, у податковому обліку витрати на відрядження показують у складі валових витрат лише за наявності двох пакетів документів:

• перший — доводить зв'язок відрядження з господарською діяльністю;

• другий — підтверджує вартість витрат відрядженого працівника. Обов'язковою умовою при цьому є наявність підтверджувальних до­кументів щодо такого відрядження за основною діяльністю підприємства. Такими документами можуть бути: запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства; укладений договір (контракт); інші документи, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові стосунки; документи, що засвідчують участь особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, що проводяться за тематикою, яка збігається з основною діяльністю підприємства.

Витрати з відрядження включають до складу валових витрат на дату затвердження авансового звіту, у сумі, яка підтверджена наявними документами.

До складу валових витрат включають граничні норми добових.

Витрати на проїзд, проживання та інші (крім добових) показу­ють у валових витратах у розмірі балансової вартості інвалюти, яку за них заплатили.

Штрафні санкції

Якщо робітник звітував або повернув у касу невитрачені суми, видані йому в підзвіт, у місяці, коли закінчився максимальний строк повернення, то його необхідно штрафувати. Але, якщо робітник зробив це після закінчен­ня звітного місяця, то до штрафу додається і податок з доходу фізичних осіб (який нараховують відповідно до чинного законодавства).

З 1 січня 2005 р. за несвоєчасне повернення підзвітних сум з робітників утримують і перераховують до бюджету штраф — 15% від суми, за яку він не звітував (або не повернув).

Утримувати будь-яку суму із заробітної плати дозволяється тільки за наявності наказу (розпорядження) керівника підприємства, який необхідно скласти протягом місяця з дня закінчення строку повернення грошових коштів, виданих підзвіт.

Згідно з Наказом Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу наявних грошових коштів» від 12.06.95 р. №436/95, за перевищення строків використання підзвітних грошових коштів підприємство штрафують на 25% від суми засобів, з яких не звітували. Також посадові особи підприємства можуть бути притягнені до адміністративної відповідальності за ст. 164 КУОАП за порушення пра­вил ведення касових операцій: від 8 НМДГ (136 грн.) до 15 НМДГ (255 грн.), а за повторне порушення протягом року — від 10 НМДГ (170 грн.) до

20 НМДГ (340 грн.).

ПРИКЛАД 3

Менеджер підприємства Антонов Р.Д. був відряджений за кордон у м. Мінськ з метою укладання зовнішньоекономічного контракту з фірмою на закупівлю сировини для виробництва косметичних виробів.

Строк відрядження 13 днів з 26.11 по 8.12 на автотранспорті підпри­ємства.

Передбачається, що відряджений на території України буде перебува­ти 2 дні.

Згідно наказу керівника, бухгалтерія склала кошторис (розрахувати), враховуючи припустимі витрати з відрядження.

24.11 було видано аванс робітнику підприємства.

Курс НБУ

ііиоои оиегиііиі

сип. / $

Сип. /

24. 11

30. 11

11.12

12.12

11.12 підзвітна особа надала авансовий звіт з підтверджувальними до­кументами.

Відмітка у паспорті про перетин кордону 27.11 і 7.12; 12.12 в касу підприємства отримані кошти для розрахунку з заборго­ваності з підзвітною особою. Необхідно:

• здійснити попередній розрахунок авансу і скласти кошторис;

• затвердити авансовий звіт;

• скласти журнал реєстрації господарських операцій;

• вказати первинні документи.

Рішення:

Припустимі витрати з відрядження

^иушьиши

іі.і-л-игхі-і'Ши

иитуити

України

ииіраіи на палонс

приживання в іиіслі.

за кирдинимм.

аакушвлл спеціалізива-

ниї літератури з інфир-мацією при сиривину

іелефинні переіивири

і азим

1. Підзвітній особі було видано аванс, відповідно до припустимих ви­трат з відрядження, у сумі: 50 + 60 + 150 = 260 грн.;

550$ + 420$ + 40$ + 10$ = 1020$ (1020$ ■ 5,0 = 5100 грн.); 500 € (500€ ■ 6,3 = 3150 грн.).

Складено кошторис і ознайомлено з ним робітника підприємства.

Додаток до наказу № 23 від 24.11.05 р.

Кошторис витрат на відрядження до м. Мінськ менеджера Антонова Р.Д.

П.І.Б.

Варі

гість

Варі

ість

До

бові,

Разом |

відрядженого працівника

проі (пал

зду, иво)

прож н

иван-я

кільк

сть діб

грн.

$

Еіт

грн.

$

грн.

Еіт

Укра­їна, грн

За кор­доном, $

Антонов Р.Д.

60

420

150

500

25x2

50x11

Разом

60

420

150

500

50

550

260

1020

500

Головний бухгалтер

С.Я. Петренко

2. Бухгалтерією були затверджені такі витрати: 50 + 70 + 120 = 240 грн.;

550$ + 420$ + 15$ + 40$ = 1025$ (1025$ ■ 5,0 = 5125 грн.); 500 € (500€ ■ 6,3 = 3150 грн.).

Авансовий звіт з відрядження

виииисиш

иисилипи сити

витиити

сип.

сип.

України

диииві за кирдинига

ииіраіи на пальне

прижиоаннп в

іиіслі,

-в Україні,

-за кирдинига.

закупівля спсціалі-

зиваниї літератури з інфиргаацією при сиривину

иаркивка

і азига

1025

У зв'язку з видачею авансу, ця операція належить до немонетарної статті обліку і перерахунку у зв 'язку зі зміною курсу НБУ не підлягає.

Згідно затвердженої суми з відрядження підзвітній особі необхідно:

• повернути — 5$;

• доплатити з каси — 20 грн.

Реєстр господарських операцій

к^цши,

диши

ижьиііі сиспиииисокиь ипсииии

иилипкіо

24. 11

иіригаані в касу кишіи в націиналпніи

валюті для видачі авансу підзвітній исибі на відрядження ди га. Мінськ. Виписка бапку, ПКО

Продовження рішення

1 |2		3 | 4 | 5 | 6
2	24.11	Отримана в касу валюта з ризрахункивиги рахунку для видачі авансу підзвітній исибі на відрядження ди м. Мінськ: - дилари США;	302/$	312/$	1020$ 5100 500€
		- єври. Виписка банку, ПКО	302/€	312/€	3150
3	24.11	Видани аванс підзвітній исибі: - гривні; - дилари США;	372 3722	301 302/$	260 1020$ 5100
		- єври. ВКО	3722	302/€	500€ 3150
4	11.12	Витрати з відрядження за кирдин віднесени ди витрат на збут. Авансовий звіш	93	3722	8515
5	12.12	Отримани в касу гриші від підзвітної исиби, відпивідни затверджениги авансу. ПКО	301	372	20
6	12.12	Отримани в касу гриші для ризрахунку з підзвітнию исибию відпивідни затверджениги авансу. Кошти видаються у націинальній валюті за курсим НБУ на день розрахунку: 5$ х 5,3 = 26,5 грн. ПКО, чек	301	311	26,5
7	12.12	Видані кишти підзвітній исибі в рахуник погашення її витрат у відрядженні. ВКО	3722	301	26,5
8	12.12	Відибражена кредитирська забиргиваність підприємства перед підзвітнию исибию на день її пигашення, з віднесенням на фінансовий результат:	945 791	3722 945	1,0 1,0
		(5,3 - 5,1) х 5$ = 1,0 грн. Довідка бухгалтерії

ПРИКЛАД 4

Фінансовий директор Ларін А.О. направляється у відрядження до Італії з метою укладання зовнішньоекономічного контракту з італійською фірмою на довгострокове співробітництво та відкриття свого філіалу.

Строк відрядження з 5.03 по 12.03.

Умовами відрядження передбачається, що з 5.03 по 6.03 Ларін А.О. бу­де перебувати на митній території України в Міністерстві. За кордоном працівник буде перебувати з 7.03 по 9.03. Також при поверненні з закор­дону працівник зупиниться у м. Києві з 10.03 по 11.03 з метою реєстрації документів на відкриття філіалу за кордоном.

4.03 фінансовому директору надана корпоративна банківська платіжна картка (БПК) на суму 1750 доларів США для покриття витрат у відря­дженні, а також виплачено добові згідно попереднього розрахунку у сумі 125 грн. та 150 доларів США. Курс НБУ — 5,1 грн/$.

За відкриття картрозрахунку підприємство сплатило банку 180 грн.

7.03 курс НБУ — 5,3 грн/$.

8.03 курс НБУ — 5,1 грн/$.

14.03 підзвітною особою був наданий авансовий звіт. Курс НБУ — 5,2 грн/$. До авансового звіту додавалося:

• копія сторінок закордонного паспорту з відмітками КПП;

• авіа квиток Київ-Турін та Турін-Київ вартістю 170$ кожен;

• квиток на поїзд Донецьк-Київ та Київ-Донецьк вартістю 80 грн кожен;

• рахунок за наймання номеру в готелі «Україна» за 1 добу (10.03-11.03) — 120 грн.;

• рахунок за наймання номеру в готелі «Holiday» за 2 доби (7.03-9.03) — 350$ ■ 2 = 700$;

• документи, які підтверджують представницькі витрати у сумі 120$. 15.03 в касу підприємства отримані кошти для розрахунку по забор­гованості з підзвітною особою.

Необхідно:

• скласти і затвердити авансовий звіт;

• скласти журнал реєстрації господарських операцій;

• вказати первинні документи.

Рішення:

Згідно авансового звіту, до витрат можна віднести:

1. добові: - 5 ■ 25 = 125 грн.;

- 3 ■ 50$ = 150$ ■ 5,1 = 765 грн.

2. 7.03 — оплата рахунку за наймання номеру в готелі «Holiday» за 2 доби — 700 доларів США (700$ ■ 5,3 = 3710 грн.);

11.03 — оплата рахунку за наймання номеру в готелі «Україна» за 1 до­бу — 120 грн.

3. 4.03 — оплата квитків на поїзд Донецьк-Київ та Київ-Донецьк вар­тістю — 160 грн.;

4.03 — оплата авіаквитків Київ-Турін та Турін-Київ — 340 доларів США (340$ ■ 5,1 = 1734 грн.).

4. 8.03 — оплата представницьких витрат на суму 120 доларів США (120$ -5,1 = 612 грн.).

Авансовий звіт затверджено на суму 7226 грн.

125 грн. + 765 грн. + 3710 грн. + 120 грн. + 160 грн. + 1734 грн. +

+ 612 грн. = 7226 грн.

Реєстр господарських операцій

№	Да­ша	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків		Сума,
пп			дебет	кредит	грн
1	2	3	4 5		6
1	4.03	Надійшли в касу кошти на оплату
		добових: • в національній валюті; • в іноземній валюті. ПКО	301 302	311 312	125 150$ 765
2	4.03	Видано підзвітній особі кошти на оплату добових:
		• в національній валюті;	372	301	125
		• в іноземній валюті.	3722	302	150$
		ВКО			765
3	4.03	Відкрито картрозрахунок у банку
		в іноземній валюті: 1750$ х 5,1 = 8925 грн.	313	312	1750$ 8925
		Заява
4	4.03	Списано на витрати послуг банку за
		відкриття картрозрахунку (КР), з від-	377	311	180
		несенням на фінансовий результат.	92	377	180
		Довідка бухгалтерії, виписка	791	92	180
		банку, платіжне доручення
5	4.03	Відображено отримання підзвітною особою БПК. Довідка бухгалтерії	05	-	1750$ 8925
6	4.03	Відображено сплату авіа квитків з КР. БПК	3722	313	340$ 1734

Продовження рішення

1	2	3	4	5	6
7	7.03	Нарахована курсова різниця на кошти на КР, з віднесенням на фінансовий результат: (5,3 - 5,1) х (1750$ - 340$) = 282 грн. Довідка бухгалтерії	313 714	714 791	282 282
8	7.03	Відображено оплату за наймання номеру в готелі «Holiday». БПК	3722	313	700$ 3710
9	8.01	Нарахована курсова різниця на кошти на КР, з віднесенням на фінансовий результат: (5,3 - 5,1) х (1750$ - 340$ - 700$) = = 142 грн. Довідка бухгалтерії	945 791	313 945	142 142
10	8.10	Відображено оплату представницьких витрат. БПК	3722	313	120$ 612
11	14.03	Нарахована курсова різниця на залишок коштів на КР, з віднесенням на фінансовий результат: (5,2 - 5,1) х (1750$ - 340$ - 700$ - 120$). Довідка бухгалтерії	313 714	714 791	59 59
12	14.03	Затверджено авансовий звіт: 1 Добові: • в національній валюті; • в іноземній валюті; • витрати з відрядження по БПК в іноземній валюті. Авансовий звіт	92 92 92	372 3722 3722	405 150$
					765 1160$
					6056
13	14.03	Списані витрати на фінансовий результат. Довідка бухгалтерії	791	92	7226
14	14.03	Здана в банк БПК підзвітною особою. БПК	-	05	1750$ 8925
15	15.03	Надійшли кошти в касу на оплату добових та перевитрати підзвітної особи в національній валюті. ПКО, чек	301	311	280
16	15.03	Видано підзвітній особі з каси кошти в на­ціональній валюті. ВКО	372	301	280

Облік зовнішньоекономічної діяльності на підприємствах України ПРИКЛАД 5

Робітник салону краси Алілова С.М. направляється у відрядження до міста Варшава з метою проходження курсів підвищення кваліфікації та вивчення нових методів у наданні косметичних послуг.

Термін відрядження — з 5.07 по 14.07.

Відрядження здійснювалося на власному автотранспорті робітника. 4.07 робітнику було видано аванс на суму 3500€ та 845 грн. Курс НБУ — 5,7 грн/€ .

Передбачається, що під час відрядження 2 дні Алілова С.М. буде пе­ребувати в Україні.

Відстань до кордону України — 450 км. Витрати пального 10 літрів на 100 км.

Відстань від кордону України до м. Варшава — 700 км. 14.07 — затверджено авансовий звіт, наданий підзвітною особою з підтверджувальними документами:

1. Рахунки за бензин:

• на митній території України 40 грн. за 10 літрів;

• за кордоном 7,2 євро за 10 літрів.

2. Парковка авто — 140 євро.

3. Рахунок за наймання номеру в готелі — 600 євро.

4. Квитанція з фіскальним чеком про сплату за курси — 1500 євро.

5. Чек за куплені пробники косметичних виробів — 60 євро.

6. Відмітки у паспорті: перетин кордону 6.07 і 13.07.

7. Рахунки за номер у готелі на митній території України:

• 5.07 — 75 грн.;

• 13.07 — 80 грн.

15.07 вкасу підприємства отримані кошти від залишку авансу підзвітної особи, а також отримані кошти підзвітною особою в гривнях. Курс НБУ 14.07 — 5,9 грн/€ .

Необхідно:

• скласти і затвердити авансовий звіт;

• скласти журнал реєстрації господарських операцій;

• вказати первинні документи.

Рішення:

Згідно авансовому звіту, до витрат можна віднести: 1. Добові: - 2 ■ 25 = 50 грн.;

- 8■280 = 2240 грн.

2. Оплата рахунку за наймання номеру в готелі — 155 грн.

3. Оплата парковки авто — 140€ (140€ ■ 5,7 = 798 грн.).

4. Оплата бензину:

• на митній території України (900 км): 90 литрів ■ 4 грн/л = 360 грн.;

• за межами митної території України (1400 км): 140 литрів ■ 7,2 € /л = = 1008€ (1008€ ■ 5,7 = 5745,6 грн.).

5. Оплата рахунку за наймання номеру в готелі — 600 € (600€ ■ 5,7 = = 3420 грн.);

6. Оплата рахунку за курси — 1500€ (1500€ ■ 5,7 = 8550 грн.).

7. Оплата чеку за куплені пробники косметичних виробів — 60 € (60 € х х 5,9 = 342 грн.).

Таким чином, бухгалтерією були затверджені такі витрати: 50 + 2240 + 155 + 360 = 2805 грн.;