S. Выбытие товарно-материальных ценностей

1. Отражение хозяйственных операций выбытия тмц

Одним из основополагающих принципов построения типовой конфигурации является симметричность раз­личных по направлению ветвей документооборота. В соответствии с этим принципом можно сказать, что каж­дому виду документа оприходования ТМЦ поставлен в соответствие определенный вид документа выбытия ТМЦ. Причем аналогичны и виды отражаемых операций, и принципы заполнения таких документов, и принци­пы формирования ими движений в регистрах накопления.

Основное отличие между такими ветвями документооборота заключается в разных направлениях хогяйст- венных операций по отношению к предприятию (приход или расход). Хотя, безусловно, есть и специфически отличия у каждой схемы документооборота вообще, и у каждого документа, в частности. Например, цепочки документов оприходования:

• «Счет на оплату поставщика» -> «Приходный ордер на товары» -> «Поступление товаров и услуг»» «Возврат товаров поставщику»;

соответствует аналогичная цепочка реализации:

• «Счет на оплату покупателю» -> «Реализация товаров и услуг» -> «Расходный ордер на тозары» -> «Возврат товаров от покупателя».

В то же время, среди документов оприходования ТМЦ присутствуют такие виды документов как <Поступле­ние дополнительных расходов» и «ГТД по импорту», аналогов которым среди документов списания ТМЦ нт Это связано с различиями в учете затрат по приобретению ТМЦ и по реализации. Расходы по приобретению должны быть отнесены на себестоимость ТМЦ, а расходы по реализации относятся к затратам текущего пе­риода (на сбыт) и не влияют на себестоимость реализованных товаров.

Состав и назначение реквизитов форм и табличных частей документов реализации, а также формируемые ими движения по товарным регистрам накопления, в основном, симметричны документам оприходования. По этому при рассмотрении принципов отражения операций и оформления документов будем в основном обр} щать внимание на специфические особенности.

Отражение в конфигурации хозяйственных операций выбытия товаров так же разделяется по направления (внешнее и внутреннее) и по документообороту (применяется ли ордерный документооборот, является ли обя­зательной выписка и регистрация счетов на оплату и так далее). В зависимости от направления выбытия м> гут быть такие варианты отражения операций:

• Передача стороннему контрагенту:

о Реализация товаров покупателю - документом «Реализация товаров и услуг»; о Выбытие товаров, возвращаемых поставщику - документом «Возврат товаров поставщику»; о Выдача со склада товаров, по которым ранее были оформлены финансовые документы - документом «Расходный ордер на товары». Например, фактическая выдача товара со склада покупателю по выпи­санным ранее финансовым документам реализации;

• Выбытие по внутренним причинам:

о Передача товара на другой склад в рамках одной организации - документом «Перемещение товаров»; о Списание обнаруженных недостач или порченных товаров (в том числе по пересортице), - докумен­том «Списание товаров»;

о Выбытие ТМЦ на внутренние нужды предприятия (передача в подразделение) - документом «Требо­вание-накладная»;

о Списание комплектующих, использованных на формирование комплекта силами предприятия, им списание комплекта, при операции расформирования комплекта на составляющие части - документом «Комплектация номенклатуры».

По операциям передачи внешним контрагентам и выбытия при перемещении между складами также преду­смотрено два варианта отражения:

• с использованием ордеров на товары, оформленных на основании ранее введенных финансовых товар­ных документов. При этом по финансовым товарным документам изменяется состояние взаиморасчетов и специальных «ордерных» товарных регистров накопления, а по ордерам - состояние основных количест­венных и стоимостных товарных показателей;

• с использованием только финансовых товарных документов, без ордеров на товары. В этом случае вое соответствующие движения порождаются сразу.

Отличие ордерной схемы при списании ТМЦ от аналогичной при оприходовании ТМЦ состоит в том, что при выбытии:

• сначала выписывается финансовый товарный документ,

• потом расходный ордер, в то время как при оприходовании все происходит наоборот: сначала ордер, а потом финансовый товарный документ.

В рамках описанной выше схемы, выбытие ТМЦ со складов предприятия при передаче внешним контраген­там может быть отражено в информационной базе с помощью следующих видов документов типовой конфигу­рации:

• «Расходный ордер на товары»;

• «Реализация товаров и услуг»;

• «Возврат товаров поставщику»;

72

• «Отчет о розничных продажах»;

. «Чек ККМ».

Два последних документов относятся к разделу учета розничных продаж, где и будут рассмотрены. В теку- щм разделе будут рассмотрены только операции реализации покупателю и возврата товара поставщику, в тем числе по ордеру.

Выбытие ТМЦ со складов предприятия в другие его структурные подразделения может быть отражено в ин­формационной базе с помощью следующих видов документов типовой конфигурации:

• «Списание товаров»;

• «Перемещение товаров»;

• «Комплектация номенклатуры»;

• «Требование-накладная».

Отражение операций внутреннего выбытия и правила работы с вышеперечисленными документами рас­сматриваются в разделе «Учет складских операций».

Для операций выбытия одним из основных моментов является контроль наличия товара на остатке в тре­буемом количестве и понятие «свободного остатка». То есть, при отражении выбытия в оперативном режиме, проверяется наличие необходимого количества в остатке по складу, и при недостаточности такового - доку­мент не проводится. Но с помощью настройки дополнительных прав пользователя можно разрешить оформле­ние документов при отсутствии нужного количества. Такая функция реализуется с помощью параметров:

• Разрешить превышение остатка товаров на складе;

• Разрешить превышение остатка товаров организации.

При проверке остатка товара анализируется количество:

• Либо «свободного остатка»;

• Либо «резерва», но только при выполнении определенных условий:

о Если резерв сделан под заказ покупателя или под внутренний заказ, то в общем случае товар может быть использован для любой операции выбытия, но в документе выбытия должна быть ссылка на этот заказ;

о Если резерв сделан под приходный ордер (включен флаг «Без права продажи»), то такой товар может быть только перемещен на другой склад или списан по причине порчи (недостачи). При этом в соот­ветствующих документах должна быть ссылка на приходный ордер; о Если резерв сформирован под финансовый документ реализации покупателю («по ордеру»), то такой товар может быть только снят с резерва для отгрузки по ордеру со ссылкой на финансовый документ реализации.

Таким образом: «свободный для продажи остаток товаров на складах» - это количество товаров, ко­торое реально есть на складах, не зарезервировано «Под заказ» и не зарезервировано «Под документ».

Только такие остатки могут быть свободно проданы с помощью документов вида «Реализация товаров и ус­луг» без всяких условий и ограничений.

1. Отражение выбытия ТМЦ с применением ордеров

Использование ордерного документооборота при отражении операций выбытия при реализации покупателю и возврате поставщику позволяет решать такие задачи:

• Оперативность и точность учета товарного выбытия при территориальной удаленности отделов, оформ­ляющих товарные документы, от складов;

• Возможность отразить одним финансовым документом всю номенклатуру сделки, при том, что реальная отгрузка может выполняться частями, в разное время или с разных складов;

• Возможность отсрочить выдачу товаров, оформленных финансовым документом, до момента поступления оплаты от покупателя;

• Возможность зарезервировать товар, оформленный финансовым документом «по ордеру», до момента прибытия покупателя на склад;

• Возможность указания серий номенклатуры в момент выдачи товара со склада, а не в момент выписки накладной в учетном отделе и т.д.

Решение об использовании схемы «выбытия по ордеру» так же, как и при оприходовании, может прини­маться на уровне конкретной финансовой операции. Ограничением выступает только тот факт, что решения принимается для всего финансового документа в целом. То есть, нельзя часть накладной отгрузить сразу, а часть - по ордеру, в этом случае должно быть два финансовых документа - один «со склада», а второй «по ордеру».

На основании одного финансового товарного документа может быть выписано неограниченное количество расходных ордеров на товары. Таким образом, в конфигурации реализована связь один финансовый товарный документ ко многим расходным ордерам на товары.

Ещэ один вариант списания со склада - это возврат тех ТМЦ, которые были приняты на склад по приходно­му ордеру, и на которые так в итоге и не были оформлены финансовые товарные документы. В этом случае, такие движения никак не отражаются финансовыми товарными документами. По одному приходному ордеру можно оформить несколько расходных ордеров. Связь приходного ордера и расходных ордеров на товары - один ко многим. В случае если возврату подлежат те товары, которые поступили по приходному ордеру, но

73

уже оформлены финансовые документы поступления, нужно использовать схему, используемую при возврате купленных товаров.

Если при реализации товаров используется ордерная схема, то формируется резерв «Под документ», кото­рый может быть списан только после оформления расходного ордера. Это реализовано с помощью специаль­ных регистров накопления «Товары к передаче со складов» и «Товары к передаче организаций». Таким обра­зом, то количество товара, которое выписано в финансовом документе реализации или предназначено для возврата поставщику, уже не может быть выписано другим менеджером вторично. Использование расходных ордеров в системе не является обязательным. Однако если в финансовом документе пользователь указывая необходимость выписки для этой операции расходных ордеров, то резервирование «Под документ» произво­дится системой в обязательном порядке.

Еще одна особенность реализации товара по ордеру заключается в том, что серию выбывающего товар; (если учет по сериям ведется) можно указать по выбору:

• или в финансовом документе реализации;

• или в расходном ордере.

Если этот аналитический параметр можно определить только визуально, при выдаче товара, то указывать его следует в расходном ордере. Принципы работы с расходным ордером рассматриваются в разделе «Склад­ской учет».

2. Отражение реализации товаров и услуг покупателю

Регистрация факта реализации покупателю товаров (а так же любых других товарно-материальных ценно­стей), возвратной тары или оказания услуг, в том числе иностранным покупателям, производится документа «Реализация товаров и услуг».

Этим же документом отражается передача товаров на комиссию (или в субкомиссию) комиссионеру, но только в том случае, если накладная выписана в рамках договора с комиссионером. Подробнее получение то­варов на комиссию рассмотрено в разделе по комиссионной торговле.

Для обеспечения отражения выбытия товара по ордерной схеме в шапке документа предусмотрен переклю­чатель «На склад / По ордеру». В зависимости от его состояния товар будет списан либо сразу по накладной либо потом по расходному ордеру. Но склад в любом случае определяется в финансовом документе и не мо­жет быть изменен в ордере.

Предусмотрена возможность оформления документа реализации товара с разных складов, в том числе по ордерной схеме. Для возможности отражения передачи товара покупателю одной накладной с нескольких складов в настройках параметров учета должно быть установлено одно из возможных значений реквизита «Указание складов в табличной части документов»:

• «Для документов реализации»;

• «Для документов поступления и реализации».

В рамках операции отражения продаж важно, чтобы вид договора был установлен:

• «С покупателем»;

• Либо «Бартерный».

При продаже товара в оперативном режиме проверяется наличие остатков на складе (либо «свободного», либо «зарезервированного»). Продать можно только товар, зарезервированный под заказ покупателя, если в документе реализации заполнить реквизит шапки документа «Заказ покупателя» ссылкой на этот заказ. Кро­ме того, реквизит «Способ списания» табличной части «Товары» должен быть установлен в значение «Из ре­зерва». Если же в рамках заказа продаются «свободные» товары, то этот реквизит табличной части должен быть установлен в значение «Со склада». Подробнее резервирование «под заказ» и принципы работы с ним рассматриваются в разделе «Управление товарными заказами».

При проведении документов в неоперативном режиме контроль количественных остатков не производится, то есть возможна ситуация появления отрицательных остатков по складу (по организации). Контроль суммо­вых остатков товаров (партий) выполняется не в зависимости от режима проведения, а в зависимости от на­стройки учетной политики «Списывать партии при проведении документов». Если партии должны списываться по документу, то контроль остатков выполняется сразу в любом режиме проведения. При отсутствии нужного количества в партиях (с заданными в документе аналитическими параметрами товара) будет выдано сообще­ние, и документ будет проведен без списания по партиям. То есть, недостающие партии не будут списаны, и отрицательных остатков по партиям не возникнет, хотя по количеству товар будет списан. Следовательно, ' операция с точки зрения корректности учета не завершена. При этом также неверно рассчитывается себе­стоимость продаж, что приводит к неверным данным о валовой прибыли предприятия. Эта ситуация обяза­тельно требует анализа и исправления.

Отражение операций по оказанию услуг контрагентам так же оформляется документом «Реализация това­ров и услуг». Для этого предусмотрена табличная часть «Услуги». При проведении документа отражается только доход, полученный от оказанной услуги, себестоимость услуги не рассчитывается и не фиксируется.

В конфигурации предусмотрено отдельное отражение операций по реализации бракованных (некондицион­ных) товаров. Для этого в документе предназначен специальный вид операции «Брак». При этом в табличной части «Товары» добавляется обязательный для заполнения реквизит «Качество», куда заносится соответст­вующее значение параметра «Качество». При операции «Продажа, комиссия» списываются только товары с качеством «Новый».

При проведении документа регистрируется такая информация:

74

Увеличивается долг покупателя перед предприятием на сумму купленных ТМЦ (полученных услуг) (при- ход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

Если товар отгружается сразу со склада (без ордера), то в части количественного товарного учета доку- ментом формируются такие движения:

о Производится списание товаров со склада, указанного в документе реализации (расход в остаточном регистре накопления «Товары на складах»); о Производится списание товаров по организации, указанной в документе реализации (расход в оста-

точном регистре накопления «Товары организаций»

м

Если товар отгружается по расходному ордеру, то в части количественного товарного учета документом формируются такие движения:

о Регистрируется факт оформления операции передачи товаров по ордеру со склада, указанного в до- кументе реализации (приход в остаточном регистре накопления «Товары к передаче на склады»), ос- таток по складу не изменяется; о Регистрируется факт оформления операции передачи товаров по ордеру по организации, указанной в

документе реализации (приход в остаточном

регистре накопления «Товары к передаче организаций»), остаток по организации не изменяется;

В части списания стоимости товара операция выполняется в соответствии со значением параметра учетной политики «Стратегия по хронологии» (ФИФО, ЛИФО или по средней) таким образом:

о Списанная стоимость рассчитывается по найденным остаткам либо специальной обработкой «Проведение по партиям», либо при проведении документа списания товара (расход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»). То есть, при продаже «со склада» (без ордера) документом «Реализация товаров и услуг», при продаже «по ордеру» - документом «Расходный ордер на товары»; о Если остаток в партиях не найден, то списание себестоимости выбывших товаров не выполняется;

Если реализуется товар, зарезервированный под заказ, то резерв снимается и товар доступен для продажи по данному документу (расход в остаточном регистре накопления «Товары в резерве на складах»);

Если в документе есть возвратная тара, отдельно регистрируется ее передача (приход в остаточном регистре накопления «Товары переданные»).

Анализ операций реализации выполняется различными отчетами в зависимости от требуемой ин­формации. Долг покупателя можно проконтролировать отчетом «Ведомость по взаиморасчетам контрагентами». Чтобы отфильтровать только взаиморасчеты по покупательским договорам, в настрой отчета можно установить отбор «Договор контрагента. Вид договора» = «С покупателем».

Наиболее важная часть анализа - это проверка правильности списания себестоимости выбывшего тавэр Для этого следует сравнить количество расхода и остатка товара в отчете «Ведомость по товарам на склад» с количеством расхода и остатка этого же товара в отчете «Ведомость по партиям товаров на складах». Если количество отличается, это свидетельствует о том, что по каким-то операциям выбытия было списано количе­ство товара без списания его себестоимости. Если такой документ находится позже границы партионной л следовательности, то при выполнении обработки «Проведение по партиям» будет выдано подробное сообще­ние о виде, номере и дате документа, а также о наименовании и количестве несписанного по партиям това­ров. Ситуацию обязательно необходимо исправить.

Информацию о суммах продаж в разрезе складов, номенклатуры, покупателя и т.д. можно получить с гсм> щью отчета «Продажи». Если установить группировку только по параметрам «Документ продажи. Склад» «Номенклатура», то получится отчет, показанный на рисунке. Суммы выводятся в валюте управленчески учета.

3. Отражение операций возврата купленных товаров поставщику

Для отражения в информационной базе возврата поставщику поступивших ранее на предприятие позиции номенклатуры следует использовать документы «Возврат товаров поставщику» (с оптовых и розничных скла­дов) или «Возврат товаров поставщику из НТТ» (только со склада вида НТТ). Подробнее розничный докумен­тооборот вообще и документ возврата из НТТ в частности рассматриваются в разделе учета розничных опера­ций. С помощью этих же документов оформляется возврат нереализованного товара комитенту, если вид до­говора с контрагентом = «С комитентом». Отражение операций с комиссионными товарами рассматривается в отдельном разделе.

Возврат возвратной тары также отражается этими документами. Подробнее учет операций с возвратной та­рой рассматривается в специальном разделе. Операцию возврата поставщику с оптовых и розничных складов можно оформить с применением ордерной схемы. В этом случае сначала оформляется документ «Возврат то­варов поставщику» (по ордеру), а потом выписывается «Расходный ордер на товары» (операция «возврат по­ставщику»).

Одним документом можно оформить возврат товаров, полученных по нескольким документам поступления Если совершается возврат уже оплаченных товаров, то возникает задолженность поставщика перед предпри­ятием по этому возврату. Если при этом есть задолженность у предприятия перед поставщиком по другим сделкам, то их можно перезачесть с помощью документа «Корректировка долга», который рассматривается в разделе взаиморасчетов. При возврате товара существует два варианта списания с учета себестоимости этого товара:

• Списать с конкретной партии поступления - для этого нужно указать ссылку на документ поступлении товара в реквизите табличной части «Документ поступления товаров»;

• Списать себестоимость возвращенного товара в соответствии с принятым на предприятии порядком спи­сания себестоимости ТМЦ (параметр учетной политики «Стратегия по хронологии») - для этого соответ­ствующий реквизит табличной части документа нужно оставить незаполненным.

При проведении документа формируются преимущественно «сторнирующие» по отношению к поступле­нию ТМЦ движения:

• Уменьшается долг предприятия перед поставщиком на сумму возвращенных ТМЦ (расход «сторно» в ос­таточном регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»);

• Если товар списывается сразу со склада финансовым документом без использования ордера, то фикси­руются такие движения:

о Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе (приход «сторно» в остаточном рэ- гистре накопления «Товары на складах»); о Уменьшается количество товаров в распоряжении организации, указанной в документе (приход «сторно» в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Списывается себестоимость возвращаемого товара по партиям (расход в остаточном регистре накопле­ния «Партии товаров на складах»).

При возврате поставщику по ордеру движения аналогичны движениям при реализации по ордеру.

Анализ информации по возвратным операциям выполняется различными отчетами. Изменение состояния взаиморасчетов можно проконтролировать отчетом «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами».

Чтобы проанализировать возвращенный за некоторый период товар в разрезе номенклатуры и по количест­ву, нужно в отчете «Ведомость по товарам на складах» добавить на закладке «Отбор» «Периодичность разво­рота итогов» = «Регистратор» и установить в качестве значений параметра отбора «Документ движения (Ре­гистратор)» список возвратных документов за период. Чтобы увидеть в отчете количество возвращаемых то­варов в разрезе документов, нужно на закладке «Поля» добавить «Документ движения (Регистратор)».

Списание себестоимости товара можно проанализировать аналогично отчетом «Ведомость по партиям това­ров на складах».

76