Планирование расходования денежных средств. Обеспечение заявок с помощью резервирования и размещения

«Дата расхода», именно эта для формирования резерва

216

Платежное требование полученное;Платежное требование-поручение полученное;Платежный ордер: списание денежных средств.У вышеперечисленных документов предусмотрен реквизит «Заявка». При вводе на основании он заполняет­ся автоматически, при ручном вводе денежных документов его следует заполнить вручную.

На уровне пользователей возможен запрет на ввод и печать расходных документов без заявки - основания. Это определяется значением параметров настройки дополнительных прав пользователя:

• «Разрешить проведение платежа без заявки»,

• «Печать непроведенных документов».

Таким образом, заявка может служить инструментом для оперативного контроля превышения суммы факти­ческого списания денежных средств над установленным при финансовом планировании лимитом.

Действует некоторое ограничение по связи документов прогнозного и оперативного слоя. Если в заявке четко определена форма оплаты, то ограничивается список документов, которые могут ссылаться на эту заяв­ку. Например, исполнением заявки с формой оплаты «Наличные» может служить только документ «Расходный кассовый ордер». Документ «Платежное поручение исходящее» может быть создан «вводом на основании» такой заявки, но в нем нельзя будет указать ссылку на заявку, а следовательно, с точки зрения анализа про­гнозов заявка останется невыполненной.

При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств, проверяется соот­ветствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке. Снятие резерва по заявкам производится в момент оформления первичного документа на списание денежных средств. Причем если документ неакцептован, то резерв переводится из состояния резерва «под заявку» в состояние резерве «под первичный документ».

Механизмы резервирования имеющихся денежных средств и размещения планируемых расходов в ожидае­мых поступлениях являются опциональными. То есть использование их необязательно и в каждом отдельно случае планирования решается пользователем отдельно.

Информация о зарезервированных денежных средствах хранится в регистрах «Денежные средства в резер­ве» и «Денежные средства к списанию». При этом следует различать резервирование «под заявку» и «под документ»:

• Резервирование под документ относится к учетному (оперативному) слою подсистемы и производится неакцептованными платежными документами. Такой вариант резервирования отражается в регистре «Денежные средства к списанию» автоматически и независимо от решения пользователя;

• Резервирование под заявку относится к прогнозному слою подсистемы и производится документом «За­явка на расходование средств» по данным закладки «Размещение». Такой вариант резервирования за­висит от решения пользователя и отражается в регистре «Денежные средства в резерве».

Важно! Резерв назначается с даты планируемого расхода денег, то есть, до этой даты деньги в размере суммы резервирования находятся в свободном остатке. Например, если по заявке от 1 -го числа зарезерви­рованы деньги на 10-е число, то даже 9-го числа можно будет израсходовать все деньги, имеющиеся на счетах предприятия. И только 10-го числа при проведении неакцептованных документов будет выполняться контроль свободного остатка с учетом имеющегося резерва, что не гарантирует наличие на счете к нужному числу остатка в необходимом размере.

При проведении операции регистрируется такая информация:

• Фиксируется сумма планового расхода денег (приход в регистре накопления «Заявки на расходование средств»);

• Если планируемое поступление связано с контрагентом, то увеличивается прогнозируемая задолжен­ность контрагента перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления «Расчеты с контр­агентами»);

• Если выполняется резервирование «под заявку», то это фиксируется датой расхода денег установка «ре­зерва» (приход в регистре накопления «Денежные средства в резерве»);

• Если выполняется размещение заявки в «ожидаемых» поступлениях, то этот факт регистрируется датой расхода (приход в регистре накопления «Размещение заявок на расходование средств»).

Анализ информации о планируемом расходование денежных средств выполняется с помощью отчета «За­явки на расходование средств». Например, отчет можно сгруппировать по дате планируемого расхода и по виду операции. В дополнительных полях вывести информацию о контрагенте и валюте взаиморасчетов. В ко­лонке «Расход» отражается выполнения заявки.

С помощью этого же отчета можно получить график платежей контрагенту. Например, по условиям договора платежи следует выполнять каждые 10 дней в размере одной третьей от суммы поставки. Поставка товара произошла 05.02.2005 на сумму 3000 евро, в этот же день были сформированы три заявки по 1000 евро на даты расхода соответственно 15.02, 25.02 и 07.03.

217

Для получения графика в отчете можно установить группировку по контрагентам или отбор по определен­ному контрагенту. Кроме того, следует установить группировку по параметру «Заявка на расходование средств. Дата расхода». В отчете можно получить данные в валюте управленческого отчета, в валюте взаимо­расчетов и в валюте платежа. При необходимости информацию о валюте взаиморасчетов можно вывести в до- полнительнос поле.

В результате сформированный отчет будет иметь вид - как показано на рисунке.

Информацию о суммах резервов, зафиксированных под заявки можно проанализировать с помощью отчета «Резервы денежных средств». Отчет можно сгруппировать по организациям («Банк/касса. Владелец») в раз­резе расчетных счетов (касс). В дополнительном поле можно вывести информацию о дате расхода, которая и является датой установки резерва.

Если зарезервированы наличные деньги по кассе, то информация об организации не выводится, так как кассы не связаны с организациями.

218