Отличие заключается только в анализе незавершенных операций перечисления денежных средств. Для анализа неакцептованных расходных денежных документов или фактических списаний денег, не проведенных по оперативному учету, нужно использовать отчет «Неоплаченные исходящие платежи». Если в отчете уста­новить дополнительное поле «Контрагент», то можно понять - кому именно не были отправлены деньги (по­ложительные остатки в отчете), или какие перечисления денег не отражены в оперативном учете. Отрица­тельные остатки по конкретным контрагентам указывают на некорректные данные по взаиморасчетам. Так как эти фактические платежи не отразились в регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами».

Свободный остаток денежных средств можно проанализировать с помощью отчета «Анализ доступности де­нежных средств».

2. Обработка «Выписка из банка»

Как уже говорилось, каждое движение денег оформляется отдельным платежным документом. То есть, в рамках типовой конфигурации не предусмотрен документ «Банковская выписка». Но возможность сверки «живой» выписки банка с зарегистрированными в информационной базе платежными документами преду­смотрена. Такую сверку позволяет выполнить обработка «Банковская выписка».

Обработка «Выписка банка» предназначена для:

• построения аналога бумажной банковской выписки;

• акцепта группы платежных документов;

• получения (контроля) информации о состоянии платежных документов. То есть, для сравнения учетных данных по проведенным документам (безналичным платежам) с реальной банковской выпиской.

Хочется подчеркнуть, что это именно обработка, а не документ. То есть она не порождает каких-либо про­водок и не регистрирует хозяйственные события. Ее основное назначение состоит в том, чтобы сгруппировать первичные документы, которые в дальнейшем порождают нужные движения в соответствующих регистрах.

Для того чтобы получить выписку банка за определенный день, реквизит обработки «Дата оплаты» уста­навливается равным дате выписки. Система отбирает документы по указанному в обработке банковскому сче­ту, которые были сформированы датой меньшей или равной указанной в реквизите «Дата оплаты». При за­полнении выписки банка отбираются:

• все неакцептованные документы (для дальнейшей обработки), если не установлен флаг «Выводить толь­ко оплаченные»;

• документы, акцептованные датой равной дате банковской выписки (для информации).

174

Обработка позволяет отметить те неакцептованные документы, которые вошли в анализируемую банков­скою выписку. Таким образом, можно получить на экране данные по приходу/расходу денежных средств за день.

При нажатии кнопки «Выполнить» система производит следующие операции:

• во всех помеченных документах устанавливается флаг оплаты и дата оплаты, равная значению соответ­ствующего реквизита обработки;

• каждый отмеченный флажком документ проводится.

При работе с обработкой, в случае частичной оплаты, можно ввести платежный ордер для выбранного до­кумента. Это делается с помощью команды контекстного меню «Частичная оплата» (вызывается правой кла­вишей мыши), когда курсор установлен на нужный платежный документ.

В ордере указывается реально поступившая сумма, но для проведения документа нужно перезаполнить расшифровку платежа. Сумма расшифровки должна совпадать с суммой платежа.

После проведения платежного ордера исходный платежный документ становится недоступным для редакти­рования. В нем отражается ссылка на ордер и сумма неоплаченного остатка платежа.

175

3. Отражение хозяйственных операций с наличными денежными средствами

1. . Поступление и списание денежных средств

Учет наличных денежных средств во многом совпадает с учетом безналичных денежных средств. Отличие заключается в том, что дополнительно по кассе нужно отражать операции:

• Поступления розничной выручки;

• Расчетов с подотчетными лицами,

• Сдачи выручки в банк и поступления в кассу из банка.

Учет поступлений наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Приходный кассо­вый ордер». Документ позволяет отразить такие виды хозяйственных операций:

• Поступление от контрагентов (покупателей, поставщиков, кредиты и займы от прочих контрагентов и т.д.);

• Поступление от сотрудников (неизрасходованные подотчетные суммы);

• Поступление розничной выручки;

• Приход из банка (с расчетного счета);

• Любой произвольный приход денег.

Учет расходования наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Расходный кассо­вый ордер». Документ позволяет отразить такие виды хозяйственных операций:

• Оплата задолженности предприятия контрагентам (покупателям, поставщикам, расчеты по кредитам и займам и т.д.);

• Выдача денежных средств в подотчет сотрудникам предприятия;

• Выдача разменной монеты в кассы ЭККА розничных точек;

• Сдача торговой выручки в банк;

• Любое произвольное списание наличных денежных средств.

Правила работы с указанными документами аналогичны вышеописанным для безналичных денежных доку­ментов. Поэтому ниже мы остановимся лишь на особенностях и отличиях кассовых ордеров от прочих денеж­ных документов.

176

\

В кассовых ордерах помимо уже знакомых и общих для всех платежных документов флагов «Отразить в оперативном учете» и «Оплачено» есть еще один флаг: «Отразить в управленческом учете». При выключении этого флага, флаги «Оплачено» и «Отразить в оперативном учете» автоматически выключаются и становятся недоступными. Далее, при проведении кассового ордера только по бухгалтерскому (и налоговому) учету не формируется никаких движений в регистрах управленческого учета. Таким образом, в кассовых документах предусмотрена возможность фиксирования операций с наличными денежными средствами для целей регла­ментированного учета независимо от внешних условий. Такая возможность, например, может использоваться для целей выдачи в подотчет сумм, превышающих установленный лимит кассы, и возврата этих сумм в кассу на следующий день. Отражение этой операции имеет смысл только для целей регламентированного учета.

При включении флага «Управленческий учет» правила работы с кассовыми документами становятся анало­гичными вышеописанным правилам работы с безналичными документами. Следует обратить внимание на еще одну особенность кассовых документов - дата оплаты по документу не может отличаться от даты документа (в форме документа всего один реквизит «Дата»), При расчетах с контрагентами с помощью кассовых ордеров, как и при безналичных платежах, имеется возможность разбиения суммы платежа по нескольким договорам (сделкам).

В случае выплаты задолженности подотчетным лицам (операция «Выдача денежных средств подотчетни- ку») по предоставленным ранее авансовым отчетам имеется возможность указать только один авансовый от­чет. Если реквизит оставить незаполненным, при проведении расходного кассового ордера выданные деньги будут истолкованы, как аванс подотчетному лицу. Подробнее о расчетах с подотчетными лицами рассказано в разделе «Взаиморасчеты с подотчетными лицами».

При проведении документа «Приходный кассовый ордер» регистрируется такая же информация и по тем же принципам, как по документу «Платежное поручение входящее».

При проведении документа «Расходный кассовый ордер» регистрируется такая же информация и по тем же принципам, как по документу «Платежное поручение исходящее».

Анализ информации по операциям с наличными денежными средствами выполняется теми же отчетами, что и по операциям с безналичными деньгами.

2. Отражение хозяйственных операций внутреннего перемещения наличных де­нежных средств

Отражение в учете операции сдачи денежных средств из кассы в банк выполняется одним из двух спо­собов:

• Одним документом. «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк»;

• Двумя документами.

о Сначала «Объявление на взнос наличными». Дата документа - это дата выдачи денег из кассы, а дата оплаты - это дата зачисления денег на расчетный счет; о Потом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк» и ссылкой на объ- явку. Дата документа и дата оплаты - это даты списания денег из кассы для сдачи в банк на расчет­ный счет.

Для операций перемещения денег «банк <--» касса» не предусмотрено создание платежных поручений. Вы­бор способа отражения операции определяется такими аргументами:

• Корректная сверка «живой» банковской выписки с зарегистрированными в базе документами возможна только при использовании документа «Объявление на взнос наличными», так как этот документ подхва­тывается и отражается обработкой «Банковская выписка»;

• Разнесение отражения операции на два документа позволяет учесть разрыв во времени списания из кас­сы и оприходования на счет (деньги в пути). При отражении операции двумя документами даты списания и поступления могут отличаться.

Операции внутреннего перемещения также регистрируются и выдаются в отчете «Движение денежных средств». Для того, чтобы отделить эти движения, не изменяющие остатка денег в целом по предприятию,

177

178