7. Складской учет товарно-материальных ценностей

1. Отражение хозяйственных операций, связанных со складским учетом товаров

Для торгового предприятия большое значение имеют не только взаимоотношения с внешними контрагента ми - закупки и продажи, но и детальный оперативный учет товаров на складах, а так же полный контроль за­пасов на предприятии. Подсистема «Управления запасами» конфигурации позволяет:

• эффективно организовать складское хозяйство,

• повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур,

• предоставлять оперативную и развернутую информацию руководству предприятия.

Существует целый ряд типичных хозяйственных операций внутреннего складского учета товаров. К ни можно отнести:

• оприходование поступивших товаров,

• отгрузку товаров со склада,

• инвентаризацию мест хранения товарно-материальных ценностей,

• оприходование найденных излишков,

• списание недостач или испорченных запасов,

• получение и передачу товаров между складами и магазинами предприятия,

• передачу ТМЦ в подразделения предприятия для использования на собственные хозяйственные нужды,

• корректировку данных учета по причине пересортицы и прочее.

В конфигурации предусмотрен специальный документооборот для отражения хозяйственных операций, ев* занных с движением товаров (приходом/расходом). Кроме того, существует еще ряд специфических докумен­тов, связанных с коррекцией остатков по аналитическим параметрам складского учета товаров:

• характеристикам номенклатуры,

• сериям номенклатуры,

• качеству.

Важно! Все данные складских операций обязательно детализируются по позициям номенклатуры, качест­ву, характеристикам номенклатуры и сериям номенклатуры, если для данных позиций ведется учет в разре- зе характеристик и/или серий.

Рассмотрим принципы отражения этих складских процессов в учетной системе.

1. Поступление товаров на склад

В зависимости от порядка, принятого на предприятии, от удаленности и автоматизации склада, от требова­ний к оперативности данных о движении ТМЦ и т.д., поступление товаров на склад может выполняться раз^ личным образом:

• Кладовщик сверяет поступивший товар с сопроводительным финансовым документом, визирует его и пе­редает в соответствующие отделы для регистрации в информационной базе (например, бухгалтерию). В этом случае в информационную базу все данные об операции вводятся одновременно одним финансовым документом, и ордер не используется;

• Кладовщик самостоятельно регистрирует в информационной базе поступивший товар только в количест­венном выражении с помощью приходного ордера. Все остальные данные об источниках поступления и стоимости товара регистрируются в информационной базе позже с помощью «финансовых документов».

В этом случае в информационной базе операция поступления товара последовательно отражается двумя документами, причем даты их могут отличаться. Обязательным является условие, что приходный ордер вводится раньше финансового документа.

Документ, которым оформляются количественные движения товаров в разрезе мест хранения, называется: «Приходный ордер на товары». При этом не фиксируются никакие данные о сумме поступивших товаров. Ор­дера используются для оперативного учета перемещения товаров на складах в количественном выражении. Поступление по ордеру можно оформлять только для складов вида «Оптовый» и «Розничный». Для склада ви­да «НТТ» используется отдельный документооборот, описанный в разделе «Розничная торговля».

Документы, которыми оформляют движения по суммовому учету, называются финансовыми документами. К ним относятся «Поступление товаров и услуг», «Авансовый отчет», «Возврат товаров от покупателя» и т.д. На их основании производится стоимостная оценка принятых или переданных товаров. При операциях поступле­ния товаров, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление товаров на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учет­ной системе.

Преимущество использования ордерного документооборота при отражении поступления товаров заключает­ся в том, что кладовщик может визуально проконтролировать и точно отразить те параметры товара, которые нужны для аналитического учета. То есть, идентификацию самого товара (наименования в сопроводительных документах могут не совпадать с принятой классификацией в компании), характеристик товара, определение серии товара и качества удобнее производить при фактическом приеме товара на склад.

80

Механизм складских ордеров удобно использовать для оформления неотфактурованных поставок, а так же гри приеме товаров, принятых на ответственное хранение. Кроме того, ордерную схему документооборота можно применять для отражения внутренних перемещений между складами, особенно если склады удалены друг от друга, и перемещаемые товары могут некоторое время находиться в пути. В любом случае, решение об использовании ордерной системы принимается не на уровне общих настроек системы, а отдельно для каждого конкретного случая. То есть, для одних поступлений товаров можно оформлять ордера, другие — приходовать сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету.

Принципы отражения операции финансовыми документами рассматриваются в соответствующем разделе. В текущем разделе рассмотрим принципы отражения операции поступления «по ордерной схеме».

При использовании ордерной схемы важно учесть несколько требований, предъявляемых к такой организа­ции документооборота:

• кладовщик (или оператор по вводу ордеров) должен хорошо знать организацию номенклатурного спра­вочника в системе и быстро находить нужные позиции;

• в случае прихода новых товаров, которые ранее не проходили по учетной системе, надо регламентиро­вать ввод новых позиций товаров в справочник номенклатуры - эти позиции должны либо быть введены заранее до прихода товаров на склад, либо кладовщику должно быть разрешено заводить новые элемен­ты номенклатурного справочника;

• оформление приходных ордеров на товары должно производиться до оформления финансовых докумен­тов поступления.

При регистрации приходных ордеров не требуется соблюдения точного соответствия по количеству финан­совых документов и приходных ордеров. В равной мере один финансовый документ может регистрироваться несколькими приходными ордерами, и один ордер может отражать поступление товара по нескольким финан­совым документам. В последнем случае нужно учитывать одно ограничение - одним ордером можно приходо- ваъ товар, поступивший от однотипных источников, то есть только от поставщиков, либо только от подотчет- ньх лиц, либо только от покупателей. Это ограничение связано с особенностью оформления приходного орде­ра.

Оформление поступления товара по ордерной схеме может выполняться одним из следующих спосо­бов:

• Поступление товара от поставщика - документом «Приходный ордер на товары» (вид операции = «От поставщика»). Этот вариант выбирается, если сопроводительным документом на товары является «По­ступление товаров и услуг» от поставщика;

• Поступление ТМЦ, купленных подотчетным лицом - документом «Приходный ордер на товары» (вид опе­рации = «От подотчетника»). Этот вариант выбирается, если регистрирующим финансовым документом будет «Авансовый отчет»;

• Поступление товаров, возвращенных покупателем - документом «Приходный ордер на товары» (вид опе­рации = «От покупателя»). Этот вариант выбирается, если сопроводительным документом на товары яв­ляется «Возврат товаров от покупателя»;

• Поступление товара с другого склада предприятия - документом «Приходный ордер на товары» (вид операции = «Перемещение»). Эта операция подробнее рассмотрена в главе «Перемещение между скла­дами».

При оформлении ордера на товар, поступивший извне, существует возможность запретить продажу такого товара до того момента, пока не будут зарегистрированы финансовые документы. При необходимости такого запрета в ордере следует установить флаг «Без права продажи». В этом случае товар резервируется «под ор­дер». Доступным для продажи товар становится только после оформления его оприходования финансовым документом со ссылкой на данный ордер.

Если товар поступает вместе с тарой, которая по условиям договора должна быть возвращена поставщику, то перечень тары указывается на отдельной закладке документа «Тара». Подробнее операции с возвратной тарой описаны в соответствующей главе.

При проведении документа по операциям поступления извне регистрируется такая информация:

• Увеличивается количество товара на складе, указанном в ордере (приход в остаточном регистре накоп­ления «Товары на складах»);

• Увеличивается количество товаров, поступившее в распоряжение организации, указанной в ордере (приход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Регистрируется факт поступления товаров по ордеру на конкретный склад, то есть факт операции, недо- оформленной с точки зрения финансового учета (приход в остаточном регистре накопления «Товары к получению на склады»);

• Если в документе установлен флаг «Без права продажи», то регистрируется факт резервирования посту­пившего товара на этом складе, и ордер выступает «Документом резерва» (приход в остаточном регистре накопления «Товары в резерве на складах»);

• Если флаг резервирования не установлен, то товар может быть продан до оформления финансовых до­кументов, поэтому формируется партия поступившего товара с нулевой суммой и статусом «по ордеру» (приход в остаточном регистре накопления «Партии товаров на складах»).

Анализ информации по операциям поступления товаров по ордерам на склад можно провести с помощью отчетов «Ведомость по товарам к получению». С помощью отчета «Ведомость по товарам на складах» можно получить полную информацию обо всех товарах, поступивших на склад за определенный период, независимо

81

от используемого документооборота. Поступивший по ордерам товар также отражается в отчете «Анализ дос­тупности товаров на складах»:

• В колонке «Зарезервировано», если флаг «Без права продажи» включен;

• В колонке «Количество неотфактурованного товара», если флаг «Без права продажи выключен.

Отчет «Остатки товаров к получению на склады» показывает на определенный момент времени остаток то­варов, поступивших по ордерам и не оформленных финансовыми документами.

2. Отгрузка товаров со склада

При реализации товаров со склада также существуют два варианта документооборота. В любом случае для отгрузки товаров со склада сначала оформляется финансовый документ реализации (например, «Реализации товаров и услуг»). Если оперативность отгрузки достаточно высока, или склад не автоматизирован, то пзд приятие может не использовать ордера. Если оформления ордера не требуется, то остатки на складах изме­няются после проведения финансового документа реализации.

Второй вариант отгрузки - с применением расходного ордера. В этом случае при выписке финансового до­кумента (по ордеру) товары не списываются со склада, а лишь «резервируются» под этот документ. Необхо­димость резервирования вызвана тем, чтобы товар не был выписан к продаже другим менеджером, или к пользован для других операций. И только когда покупатель непосредственно прибывает на склад и забирает свой товар, в информационной базе регистрируется документ «Расходный ордер на товары» со ссылкой к исходный финансовый документ. При этом товар одновременно снимается с резерва и списывается с остатка,

Выбытие по ордеру можно оформлять только для складов вида «Оптовый» и «Розничный». Для склада в® «НТТ» используется отдельный документооборот, описанный в разделе «Розничная торговля».

Так же как в случае поступления товара, второй вариант можно использовать не всегда, а в некоторых сп- чаях. Например, такой вариант удобно использовать, если отгрузка со склада должна выполняться только по- еле внесения покупателем денег в кассу предприятия. Тогда сначала выписывается документ «Реализация товаров и услуг» (по ордеру), потом покупатель в кассе оплачивает товар и приходит на склад. После предъ­явления квитанции к приходному кассовому ордеру он получает свой товар, и отгрузка оформляется ордером,

Ордерную систему удобно использовать, когда товар, выписанный одним финансовым документом, нахо­дится на разных складах, или забирается покупателем с одного склада частями. Тогда на один документ р» лизации будет выписано несколько расходных ордеров.

В отличие от приходных ордеров, соотношение финансовых документов и расходных ордеров выполняется по схеме «один ко многим». То есть, на один финансовый документ может быть выписано несколько расход­ных ордеров. Но нельзя по одному ордеру отгрузить товар, оформленный разными финансовыми документа­ми. Требование обусловлено тем, что ссылка на исходный финансовый документ расположена в шапке рас­ходного ордера.

Расходные ордера удобнее всего вводить с помощью механизма «ввод на основании». Так как при этом ав­томатически будет соблюдаться необходимое точное соответствие всех аналитических параметров операции в связке документов «накладная-ордер», а именно - организация, склад, номенклатурная позиция с характери­стиками и сериями, ее качество.

Если значение серии может быть определено только визуально при отпуске со склада, тогда значение рек­визита строки табличной части «Серия указана...» = «При отпуске со склада» и в ордере устанавливается се­рия товара, которая не была определена в финансовом документе.

Есть еще один вариант списания со склада по ордеру - это возврат тех товаров, которые были приняты на склад по приходному ордеру на товары, и на которые так в итоге и не были оформлены документы финансо­вого учета поступления. В этом случае такие движения никак не отражаются финансовыми документами, и возврат такого товара можно оформить только с помощью расходного ордера. По одному приходному ордеру можно оформить несколько расходных ордеров, то есть, тоже соблюдается схема «один ко многим».

Оформление выбытия товара по ордерной схеме выполняется следующим образом:

• Выдача товара покупателю:

о Сначала оформляется документ «Реализация товаров и услуг» («По ордеру»);

о Потом регистрируется «Расходный ордер на товары», вид операции = «Расход по накладной»;

• Возврат товара поставщику:

о Сначала оформляется документ «Возврат товара поставщику» («По ордеру»);

о Потом регистрируется документ «Расходный ордер на товары», вид операции = «Возврат поставщи­ку»;

• Возврат товаров, поступивших по приходному ордеру без финансовых документов:

о Документом «Расходный ордер на товары», вид операции = «Возврат по приходному ордеру». Этот вариант выбирается, если ранее поступление товара без сопроводительных документов оформлялось приходным ордером;

• Передача товара на другой склад предприятия:

о Сначала оформляется документ «Перемещение товаров», вид операции = «Товары по ордерам»;

о Потом документ «Расходный ордер на товары», вид операции = «Перемещение». Эта операция под­робнее рассмотрена в главе «Перемещение между складами».

При проведении документа по операциям выбытия с предприятия покупателю или поставщику реги­стрируется такая информация:

82

• Уменьшается количество товара на складе, указанном в ордере (расход в остаточном регистре накопле­ния «Товары на складах»);

• Уменьшается количество товаров, находившееся в распоряжение организации, указанной в ордере (рас­ход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Регистрируется факт снятия с резерва и выдачи товаров, которые были недоступны после выписки фи­нансового документа «по ордеру», то есть факт окончания операции с точки зрения финансового учета (расход в остаточных регистрах накопления «Товары к передаче со складов» и «Товары к передаче ор­ганизаций»);

• Рассчитывается и списывается себестоимость выбывшего товара по партиям (Расход в остаточном реги­стре накопления «Партии товаров на складах»). Момент списания себестоимости определяется настрой­кой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям».

Если расходный ордер проводится с операцией «Возврат по приходному ордеру», то формируются такие же движения как в приходном ордере, но с видом «Расход».

Анализ информации по операциям выбытия товаров по ордерам со склада можно получить с помощью от­чей «Анализ доступности товаров на складах». В колонке «Количество товара к передаче» отражается коли­чественный остаток товара, выписанного к выбытию финансовыми документами «по ордеру», но еще не от­груженного со склада.

С помощью универсального отчета «Остатки и обороты» (раздел учета = «Товары к передаче организа­ций») можно проверить правильность и полноту отгрузок по ордерам покупателям и поставщикам в разрезе организаций. Отчет можно сгруппировать по организациям, контрагентам и финансовым документам. Для это­го нужно в настройке отчета установить группировки «Организация», «Документ передачи.Контрагент» и «Документ передачи». Этим же отчетом, но с разделом учета «Товары к передаче со складов» можно прове­рить правильность и полноту отгрузок в разрезе складов.

3. Инвентаризация товаров на складе

Для контроля правильности учета должна выполняться периодическая инвентаризация товаров по местам хранения и сверка фактических остатков с учетными данными. В конфигурации предусмотрена возможность регистрации результатов операций инвентаризации склада с помощью документом «Инвентаризация товаров на складе», и формирования печатных форм акта и описи.

Каждый объект складского учета должен обладать некоторым набором свойств однозначно его характери­зующих. Речь идет о том наборе свойств, по которым этот объект можно физически отличить от других объек­тов на складе (как правило, визуально, но может быть и с помощью каких-либо специальных экспертиз). На­пример, по цвету, сорту, фасону и т.д. В разрезе этих свойств и проводится инвентаризация объектов на складе.

Каждый объект складского учета характеризуется номенклатурой, значением характеристики и качеством. Серия товара используется как внутренний разрез складского учета, то есть серия не является природным свойством самой номенклатуры. Поэтому, по умолчанию инвентаризационный список товаров формируется без учета серий. Но при этом предусмотрена возможность инвентаризации номенклатуры в разрезе серий (ус­тановить флаг «Учитывать серии» в шапке документа). Список товарных остатков можно формировать в лю­бой единице измерения.

Ведение учета стоимости партий товаров в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать точную ин­формацию о стоимости товаров по каждому складу. Это удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости товаров, закрепленных за каждым МОЛ (материально-ответственным лицом). Если в на­стройках учетной политики выбрано, что партионный учет по складам не ведется, тогда стоимость товаров по складу определяется по средней цене всех имеющихся на остатках партий для данной позиции по всему предприятию.

Следует обратить внимание на особенности автозаполнения документа:

• несмотря на то, что в документе выбирается организация, инвентаризационный список формируется по данным о количественных остатках на выбранном складе (остатки по регистру накопления «Товары на складах»). Следовательно, если один и тот же склад используется для учета разными организациями, входящими в предприятие, этим документом нельзя будет воспользоваться для целей инвентаризации запасов по складу в разрезе организаций;

• количественный учет товаров на складах и суммовой учет товаров в разрезе партий ведется в разных регистрах накопления. Цена остатка товара рассчитывается, как средняя цена по всем партиям позиции номенклатуры с точностью до характеристики и качества по выбранному складу (если согласно настрой­ке учетной политики ведется учет себестоимости товаров по складам в разрезе партий - включен флаг «Вести партионный учет по складам») или по всему предприятию. Если информации о партиях по това­рам, имеющимся на остатке, нет, то цена принимается равной нулю.

Учет себестоимости товаров в разрезе партий ведется одновременно и по складам, и по видам собственно­сти. Однако с точки зрения хранения на складе, визуально кладовщик не может определить, где у него нахо­дятся товары, полученные на комиссию, а где собственные. Поэтому инвентаризация производится без учета вида собственности на товары. То есть, при автозаполнении товарного списка не происходит отделения куп­ленных товаров от полученных на комиссию, также не отделяется собственная тара от возвратной.

При наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенкла­турных позиций принимается решение о корректировке остатков - выписке актов списания и оприходования

83

излишков. Такие операции выполняются специальными документами «Оприходование товаров» и «Списание товаров», причем создавать их рекомендуется вводом на основании исходного документа инвентаризации.

При проведении документа инвентаризации не формируется никаких движений в товарных регистрах. Только после проведения документов оприходования и списания, количество номенклатурных позиций на складе по данным учета станет соответствовать реальному количеству, зафиксированному в инвентаризаци­онной ведомости.

Инвентаризация, списание и оприходование товаров по факту инвентаризации проводится единообразия для всех видов складов. Инвентаризация в неавтоматизированной торговой точке ведется в отпускных (роз­ничных) ценах.

4. Оприходование излишков по складу

Если по результатам проведенной инвентаризации или иным образом были обнаружены излишки на складе, то для оформления операции следует использовать документ «Оприходование товаров».

Список товаров, приходуемых на склад, формируется вручную или по данным инвентаризации (при «вводе на основании» заполняется автоматически) в разрезе номенклатурных позиций и качества, а также в разрезе характеристик номенклатуры и серий, если такой учет ведется для данных товаров.

Оприходование товаров может производиться по произвольным ценам или по ценам, определенным в ис­ходном документе инвентаризации, в валюте управленческого учета.

Операцию оприходования излишков можно оформлять для склада любого вида.

Если операция отражается в бухгалтерском и налоговом учете, то следует зафиксировать также и сумму в валюте регламентированного учета.

Таким же образом можно оформлять операцию безвозмездного получения запасов в распоряжение органи­зации, или поступления на склад ТМЦ, полученных в результате ликвидации (разборки) собственного необо­ротного актива.

При проведении документа по операции оприходования излишков регистрируется такая информа­ция:

• Увеличивается количество товара на складе, указанном в документе (приход в остаточном регистре на­копления «Товары на складах»);

• Увеличивается количество товаров, поступившее в распоряжение организации, указанной в документе (приход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Формируется новая партия поступления товара (приход в остаточном регистре накопления «Партии то­варов на складах»).

Анализ информации после выполнения операции оприходования излишков на складе можно получить с помощью отчета «Остатки товаров на складах». Остаток, формируемый отчетом, должен совпадать с фактиче­ским остатком по складу.

С помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах» можно отобрать информацию о партиях то­варов, образованных документами оприходования излишков. Для этого в настройке отчета на закладке «От- бир» для параметра «Документ оприходования» нужно задать список оформленных документов оприходова­ния.

5. Списание товаров по причине порчи или недостач

Если в результате проведения инвентаризации или иным образом была выявлена недостача товаров на складе, или по причине порчи требуется списать некоторое количество товара со склада, то такая операция регистрируется в информационной базе с помощью документа «Списание товара».

Для регистрации недостачи, обнаруженной при инвентаризации, документ рекомендуется создавать «вво­дом на основании» документа «Инвентаризация товаров на складе». Тогда он автоматически заполняется в соответствии сданными, указанными в инвентаризации.

Списание товаров одинаково оформляется для склада любого вида. При списании товаров не указывается стоимость, по которой товары будут списываться. Себестоимость списания рассчитывается автоматически на момент оформления документа списания и фиксируется не в документе, а в движениях документа по регист­рам. Проанализировать сумму можно отчетами.

При проведении документа по операции списания товара со склада регистрируется такая информа­ция:

« Уменьшается количество товара на складе, указанном в документе (расход в остаточном регистре накоп­ления «Товары на складах»);

• Уменьшается количество товаров, находящихся в распоряжении организации, указанной в документе (расход в остаточном регистре накопления «Товары организации»);

• Списывается стоимость выбывшего товара по партиям (расход в остаточном регистре накопления «Пар­тии товаров на складах»). Момент списания себестоимости определяется настройкой учетной политики («Списывать партии при проведении документов») - либо сразу при проведении документа, либо потом после выполнения обработки «Проведение по партиям».

Анализ информации после выполнения операции списания со склада можно получить с помощью отчета «Остатки товаров на складах». Остаток, формируемый отчетом, должен совпадать с фактическим остатком по складу.

84