Управление взаиморасчетами

1. Концепция подсистемы

Важным элементом при работе с контрагентами является функция управления взаиморасчетами. Реализуе­мая с помощью подсистемы управления взаиморасчетами гибкая кредитная политика, позволяет повысить привлекательность предприятия для клиентов и его конкурентоспособность на рынке. Данная подсистема мо­жет использоваться в финансовых, снабженческих и сбытовых структурах предприятия, позволяя оптимизи­ровать финансовые и материальные потоки.

Основное назначение подсистемы взаиморасчетов:

• фиксация момента возникновения и суммы задолженности между контрагентом и предприятием;

• учет причин возникновения задолженности;

• учет вариантов погашения долга;

• анализ состояния задолженности на любой момент времени.

Организация системы взаиморасчетов построена по принципу двойной записи, что дает возможность обес­печить полноту и согласованность учета. С точки зрения взаиморасчетов принципами двойной записи связаны следующие подсистемы типовой конфигурации:

• учет денежных средств;

• учет операций реализации и снабжения;

• комиссионная торговля;

• прогнозирование движений денежных средств;

• учет заказов покупателей и поставщикам.

При оформлении хозяйственной операции по одному из разделов, как правило, меняется состояние учета в других разделах. Зная общие принципы, по которым формируются эти изменения, можно легко разбираться с физическим смыслом документов и их влиянием на учет взаиморасчетов.

Таким образом, можно сказать, что управление взаиморасчетами это не обособленная подсистема, а пере­сечение подсистем управления денежными средствами и управления запасами - именно при проведении до­кументов этих подсистем и происходит изменение сумм задолженностей.

1. Основные принципы учета взаиморасчетов

Учет взаиморасчетов с контрагентами в рамках типовой конфигурации ведется с соблюдением следующих основных принципов:

• В управленческом учете нет деления на расчеты с покупателями и расчеты с поставщиками. То есть, ин­формация накапливается в одном месте в разрезе контрагентов и договоров, заключенных с ними. Кем является контрагент - покупателем или поставщиком, определяется в рамках конкретного договора;

о Такой подход облегчает решение управленческих задач;

о Кроме того, если ведутся операции встречных поставок, то важно знать результирующую задолжен­ность с учетом всех направлений расчетов;

• Управленческий учет не оперирует понятиями «авансов» и «первого события», поэтому важно отслежи­вать не форму задолженности (денежная или товарная), а ее направление (кто кому должен);

о Поэтому при проведении документов, влияющих на изменение взаиморасчетов, оценивается только, как эта операция повлияет на взаиморасчеты. То есть, определяется - увеличит данная операция долг контрагента (приход задолженности) или уменьшит (расход задолженности). Входящее на мо­мент отражения операции сальдо никак не влияет на регистрируемую информацию. Результирующую сумму задолженности можно увидеть в соответствующих отчетах;

• Договор является обязательным параметров взаиморасчетных операций;

о Даже при отсутствии «бумажного» юридического договора с контрагентом, в информационной базе должен быть создан хотя бы один договор; о По одному контрагенту может быть создано любое количество договоров. При этом по одному догово­ру контрагент может выступать в качестве покупателя, а по другому в качестве поставщика или коми­тента ;

• Для некоторых договорных отношений может потребоваться более подробная детализация взаиморасче­тов - в разрезе счетов, заказов, расчетных документов. Такая возможность предусмотрена в конфигура­ции, и определяется параметром договора;

о В этом случае для учета и анализа взаиморасчетов будет использована дополнительная аналитика - «сделка»;

• В рамках типовой конфигурации отслеживаются взаиморасчеты не только по реальным хозяйственным операциям, но и по намерениям;

о Например, формирование заказа поставщику на закупку товаров - это планируемая (а точнее прогно­зируемая задолженность);

о Вся информация о фактических взаиморасчетах регистрируется в одном хранилище информации (ре­гистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»); о Вся информация о прогнозируемых взаиморасчетах регистрируется в другом хранилище информации (регистре накопления «Расчеты с контрагентами»),

142

Фактическая задолженность связана с операциями оплаты и моментами передачи права собственности на товары (получения услуги). В терминах объектов прикладного решения (название отчетов, регистра накопле- ния) такая задолженность называется «взаиморасчеты»

Отложенная задолженность (или, иначе говоря, прогнозируемая) является понятием управленческого уче- та. Она возникает при отражении в системе таких событий, как оформление заказов на поставку или реализа- цию, передача на комиссию товарно-материальных ценностей, оформление заявок на расходование денежных средств или планирование поступлений денежных средств, то есть при отражении намерений, потенциально возможного изменения взаиморасчетов, а не фактически состоявшихся операций. В терминах прикладного решения такая задолженность называется «расчеты».

Необходимость учета прогнозной задолженности связана с ведением учета намерений. Если покупатель на- меривается купить у предприятия товар, то оформляется «Заказ покупателя». Этот факт не является основа- нием для начисления фактической задолженности, но по этим данным можно прогнозировать, что отгрузка состоится, и задолженность покупателя увеличится. Поэтому, по документу «Заказ покупателя» формируется «отложенная» задолженность (или прогнозируемая).

Можно сказать, что в данном регистре ведется оптимистический учет взаиморасчетов. То есть, отчет «Ведо-

мость по расчетам с контрагентами» показывает -

в каком состоянии будут наши отношения с контрагентами (в суммовом измерении), если все прогнозируемые события состоятся. То есть, весь заказанный товар поступит и будет продан, все запланированные поступления денег поступят, все заявки на расход денег будут удовлетворены, а все платежные документы будут оплачены («акцептованы»).

2. Нормативно- справочная информация

Все взаиморасчеты с любыми контрагентами в типовой конфигурации отражаются всегда в раз- резе договоров с контрагентами, а так же могут отражаться в разрезе сделок с ними. Каждый до- говор однозначно связан только с одним контр- агентом (справочник «Договора» подчинен спра-