21.Объемно-календарное планирование закупок

Общая последовательность планирования закупок

В результате объемно-календарного планирования мы должны будем определить список требуемых това-

ров, и найти варианты того, какими способами мы будем этот список потребностей в товарах удовлетворять - хватит ли текущих складских остатков, надо ли будет закупать ТМЦ. Процесс объемно-календарного планиро­вания закупок состоит из нескольких стадий:

На первой стадии оценивается общий объем потребностей в товарах, необходимый для удовлетворения выбранных планов продаж, исходя из планов и заказов покупателей;

Далее анализируется, на сколько сформированный план потребностей в товарах с учетом плановых ос­татков может быть удовлетворен за счет имеющихся в момент анализа плана складских остатков ТМЦ. Эти объемы распределяются на перечень потребностей, определенный на второй стадии, тем самым, уменьшая объем потребностей в товарах;

Оставшийся объем потребностей пользователь может либо распределить среди существующих, но еще не выполненных заказов поставщикам, или оформить на этот объем новые заказы.

То есть первые две стадии относятся к формированию объема потребностей в товарах, а последняя — к оцзнке того, как удовлетворить сформированный объем потребностей за счет заказов поставщикам. Формиро­вание скорректированного списка товарных потребностей выполняется документом подсистемы «Формирова­на потребностей». Распределение потребностей по существующим заказам поставщика и формирование но- ьх заказов на объемы не удовлетворенных потребностей можно выполнить с помощью обработки «Кален­дарный план закупок».

Всего предусмотрено 3 варианта того, как удовлетворить план потребностей в товарах;

за счет остатков ТМЦ на складах - автоматически, независимо от действий пользователя документом «Формирование потребностей». При этом сами товары никаким образом физически не связываются с ис­точниками спроса. Просто уменьшается количество недостающих товаров, формируемое документом в качестве потребности;

за счет существующих заказов поставщикам - автоматически, независимо от действий пользователя об­работкой «Календарный план закупок». При этом опять же никаким образом физически не происходит связывания требуемых товаров с заказами поставщику. Просто в форме обработки эти товары указыва­ются как уже заказанные, то есть удовлетворенные потребности;

за счет новых заказов поставщикам - решение о формировании новых заказов поставщикам принимает пользователь. Сформировать заказы можно вручную или с помощью этой же обработки.

Товары планируются с точностью до объекта номенклатуры и характеристики. Детализация назначения ис­пользования этих товаров следующая:

Проект;

Заказ покупателя.

Определение потребности ведется за некоторый период с точностью до даты этого периода.

Формирование потребностей в товарах, скорректированных с учетом складских остатков

Формирование потребности в товарах необходимо для общей оценки товарных запасов, требующихся для [обеспечения планов продаж, заказов покупателей и планов закупок. Пользователь может сам задавать источ­

295

ники возникновения потребностей в ТМЦ (планы продаж, заказы покупателей, план закупок), а затем автома­тизированным способом получать для них оценку о необходимом количестве товаров.

Независимо от источники возникновения потребностей, итоговые объемы должны быть представлены с де­тализацией до;

номенклатуры;

характеристики номенклатуры - если ведется такой учет;

проекта - необязательный дополнительный параметр;

заказа покупателя - только, если источником является заказ;

конечной даты удовлетворения потребности (та дата, к которой должны быть товары);

признака товар/тара.

Процесс формирования потребности в товарах состоит из нескольких стадий:

Выбор периода, за который будут анализироваться потребности в товарах, и набор источников формиро­вания потребностей в товарах;

Общая оценка потребностей в товарах;

Корректировка имеющихся потребностей с учетом возможности удовлетворения за счет остатков това­ров. В результате формируется список товаров, которые необходимо закупить для полного удовлетворе­ния выбранных источников потребностей.

Для формирования и хранения данных об источниках спроса, а также для формирования сводной потребно­сти в товарах предназначен специальный документ «Формирование потребностей». Документом реали­зуются следующие функции:

Ввод в систему и хранение данных по источникам спроса;

Формирование сводной потребности в номенклатуре с учетом складских остатков.

При проведении документ формирует данные о текущих сводных потребностях в товарах для обеспече­ния продаж (записи в регистр сведений «Календарные потребности в номенклатуре»).

Для анализа состояния объемно-календарных потребностей предприятия в номенклатуре можно исполь­зовать отчет «Анализ потребностей в номенклатуре».

Выборка источников потребностей в товарах

Источниками для формирования потребностей могут выступать следующие источники:

планы продаж;

заказы покупателей;

планы закупок. > ,

Если же план закупок полностью составлен по данным плана о продажах и по заказам, то для формирова­ния списка потребностей нужно выбирать только план закупок либо планы продаж и заказы.

Если, например, отдельно составить план закупок для розничной торговли по данным фактических продаж, а для оптовой торговли сформировать только заказы покупателей и планы продаж, то для формирования по­требностей будут использоваться источники всех видов. ,

Набирая информацию из этих планов, мы определяем общий список товаров, которые мы собираемся про­давать. При использовании данных из нескольких планов итоговые данные по совпадающим разрезам будут либо складывать, либо вычислять максимальное значение. Метод объединения данных настраивается пользо­вателем. Выборка данных из планов производится с указанием фильтра по:

сценариям-планирования;

подразделению;

проекту.

Дата потребности определяется следующим способом:

для заказов покупателей дата потребности равна дате предполагаемой отгрузки, указанной в заказе, минус один день. Если дата отгрузки в заказе не указана, то дата потребности указывается пользовате­лем вручную;

для данных планов продаж - это первая дата выборки (дата начала периода плана) минус один день;

для данных планов закупок - это последняя дата выборки (дата конца периода плана).

В итоге получаем общий список товарных потребностей по заданным источникам в разрезе:

товаров;

количества;

даты потребности, к которой надо получить товары, чтобы удовлетворить эту потребность;

заказа покупателя, если товары планируются к закупке для целевого назначения.

Важно! Если для оценки потребностей используются данные о заказах, то в случае изменения заказов не­обходимо переформировать данные о потребностях, источником для которых служат заказы.

Но этот список должен быть откорректирован за счет возможного удовлетворения потребностей имеющими­ся складскими остатками. Такая корректировка выполняется на следующем этапе.

296

Удовлетворение потребностей в товарах за счет имеющихся склад­ских остатков

Итак, для анализа того, каким способом можно удовлетворить сформированную потребность в товарах, прежде всего, анализируются остатки ТМЦ на складах, имеющиеся на дату проведения такого анализа. Рас­смотрению подлежат три категории остатков:

резервы ТМЦ, сделанные под заказ покупателя;

ТМЦ, находящиеся в свободном остатке.

Вначале анализируются ТМЦ, которые зарезервированы под заказ покупателей. Для этого ищутся совпаде­ния в списке потребностей товаров и в резервах по значениям заказов покупателей, наименований товаров, Характеристик, проектов. Если по одной позиции есть несколько потребностей с разными датами, то погаше­ние производится, начиная с самых ранних дат.

Важно! Товары, лежащие на складах, но зарезервированные под заказ покупателя, относятся на удовле­творение,потоебноститолькопоэломужезаказу.

Свободные остатки, в общем случае, распределяются на потребности по следующему приоритету:

« сначала распределение идет по датам потребностей, начиная с самых ранних. Независимо от хронологии потребности по заказам покупателей обладают наивысшим приоритетом ло отношению к плановым по­требностям;

[ • выполняется погашение потребностей, сначала по заказам, начиная с самых старых, и только потом плановые потребности, начиная с самых ранних.

Итак, потребности, привязанные к заказу покупателя, могут быть погашены остатками ТМЦ в следующем порядке:

зарезервированные под заказ;

находящиеся в свободном остатке.

Потребности, которые не привязаны к заказу покупателя, могут быть погашены только из свободного остат- ВсаТМЦ. В результате выполнения этого этапа формируется откорректированный список товарных потребно­стей. Потребность в этих товарах может удовлетворяться за счет

имеющихся заказов поставщика;

формирования новых заказов поставщику.

Удовлетворение потребностей за счет заказов поставщикам

Для анализа неудовлетворенных товарных потребностей и имеющихся или требующих формирования зака­зов поставщикам используется специальный механизм подсистемы - обработка «Календарный план закупок».

Обработка «Календарный план закупок»

Основная форма календарного плана закупок представлена в виде дерева, которое может отображаться в •2-х режимах:

«Номенклатура - Дата потребности - Контрагент - Заказ поставщику»;

[ • «Контрагент - Номенклатура - Дата потребности - Заказ поставщику».

Номенклатура и дата потребности определяются на текущий момент по данным проведения документов «Формирование потребностей». Можно указать анализируемый период дат потребности регистра «Календар­ные потребности в номенклатуре».

При заполнении дерева анализируются заказы поставщикам, которые еще не закрыты, т.е. по котором имеются не поставленные до конца номенклатурные позиции в разрезе характеристик номенклатуры и при­знака Товар/Тара.

297

Красным цветом отмечены строки, по которым потребности не удовлетворены в полном объеме, синим - по которым количество заказанных товаров превышает необходимые потребности. В форме обработки не видно - для какого именно источника спроса требуются эти товары.

Например, на приведенном снимке воспроизведена такая ситуация:

На 31.07.05 требуется 200000 тарелок одноразовых (по данным плана продаж на август). Из них 96500 штук поступят по заказу поставщику ООО «Дельта» (поставка 31.07.05). Требуется еще 103500 штук за­казать; .

На 05.08.05 требуется 500 штук тарелок (для выполнения заказа покупателя). Хотя дата заказа позже, чем дата потребности по плану, но заказ обладает более высоким приоритетом, поэтому он обеспечива­ется за счет имеющегося заказа поставщику ООО «Дельта»;

Не заявлено в потребности - существует заказ поставщику «УкрСнабСбыт» на 51500 штук тарелок с да­той поступления 04.08.05. Эта дата позже, чем зафиксированные даты потребностей, поэтому заказ по­ставщику не удовлетворяет имеющиеся потребности,

Менеджер может проанализировать выведенные данные и принять решение о формировании новых зака­зов. Если он решит, что поставка от 04.08.05 не критична для потребностей, так как на начало месяца будет необходимое на первое время количество товара, то заказ нужно формировать только на 52000 штук тарелок. При этом можно не формировать новый заказ/а открыть имеющийся (поставщику ООО «Дельта») и увеличить его на нужное количество. Предусмотрен автоматизированный механизм для редактирования имеющихся за­казов.

Если заказ под какую-либо номенклатурную позицию сформирован, но потребности не удовлетворены до конца, то при нажатии кнопки «Автокорректировка заказа» командной панели дерева значений, откроется форма заказа с откорректированными под потребности значениями «количество» для каждой номенклатурной позиции, для которой это требуется для удовлетворения потребностей.

Рассмотрим, по каким правилам производится соотнесение имеющихся заказов поставщикам и сформиро­ванных потребностей.

Удовлетворение потребностей за счет существующих заказов по­ставщикам

Те потребности в товарах, которые не получилось удовлетворить за счет имеющихся складских остатков, анализируются на возможность удовлетворения за счет имеющихся заказов поставщикам. Из всех заказов по­ставщикам выбираются только утвержденные и при этом невыполненные заказы. Невыполненным заказом является заказ, по которому либо вообще не было получения ТМЦ, либо было частичное получение.

Напомним, что при оформлении заказа поставщику можно указать заказ покупателя, под который покупает­ся товар. Поэтому объем ТМЦ в невыполненных заказах поставщикам можно разделить на объем ТМЦ с указа­нием заказа покупателя и без заказа покупателя.

Потребности в товарах будут «размещаться» в заказах поставщикам по следующим правилам.

Сначала объем потребностей с указанием заказа покупателя размещается в заказах поставщикам с таким же заказом покупателя. Если для одного заказа и товара есть несколько дат потребностей, то погашение про­изводится, начиная с самой ранней возможной даты.

Важно! В отличие от подобного погашения потребностей складскими остатками ТМЦ, здесь при определе­нии потребностей выбираются только те, дата которых больше даты заказа поставщику.

Далее объем потребностей размещается в заказах поставщикам с неуказанным заказом покупателя. В том случае если на одну и ту же дату есть потребность с указанным заказом покупателя и без заказа, приоритет имеют потребности с указанным заказом.

298

\ После такой процедуры анализа способов удовлетворения потребностей в товарах мы получаем три списка:

Перечень потребностей, удовлетворяемых за счет существующих заказов поставщикам;

• Перечень потребностей, которые так и не удалось удовлетворить ни за счет существующих складских ос­татков, ни за счет существующих заказов поставщикам. Для удовлетворения таких потребностей необхо­димо формировать новые заказы поставщикам.

| • Перечень заказов поставщикам, в которых нет ссылки на заказ покупателя, но которые так и не были связаны со списком потребностей. Такой список может состоять из заказов, поступление по которым ожидается позже, чем даты неудовлетворенных потребностей, или заказы с товарами, которые вообще не попали в список потребностей.

Удовлетворение потребностей за счет создания новых заказов по­ставщикам

Перечень потребностей в товарах, который остался не покрытым ни складскими остатками товаров, ни су­ществующими заказами поставщикам, можно удовлетворить за счет новых заказов поставщикам. Создать за- каы поставщикам можно:

вручную, оформив соответствующий документ,

воспользоваться помощником заполнения календарного плана закупок.

Ручное создание заказа поставщику можно сделать прямо из формы обработки. Для этого необходимо вы­делить несколько строк дерева значений и добавить новую строку в дерево. Откроется форма нового заказа поставщику, в которой автоматически заполнится:

: • дата - минимальная дата потребности из выбранных (как дата поставки),

контрагент (как поставщик), если он присутствовал в выбранных строках дерева,

табличная часть документа - номенклатура и возвратная тара в объеме неудовлетворенной потребности.

В форме документа пользователь должен указать только цены номенклатуры.

Для автоматического формирования заказов поставщикам на основании потребностей в номенклатуре мож­но вызвать из формы обработки «Помощник заполнения календарного плана закупок» (пиктограмма команд­ой панели обработки). С его помощью можно подобрать по некоторым параметрам наиболее подходящих по­ставщиков (надежность, условия и срок доставки и т.д.). Система сама в этом случае сформирует новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят пользователем или изменен.

Если существуют неудовлетворенные потребности, то при открытии обработки автоматически открывается помощник заполнения календарного плана закупок, в противном случае сразу открывается основная форма календарного плана закупок.

Важно! Для текущего пользователя определяются те номенклатурные позиции, по которым он является от­ветственным за закупки, и только эти товары участвуют в Формировании заказов поставщикам.

В предложенной таблице (1) выбираются те номенклатурные позиции, по которым необходимо подбирать поставщиков и формировать по ним заказы.

! Переходя по кнопке «Далее», пользователь может настроить различные отборы, по которым будут подби­раться поставщики для номенклатурных позиций (2).

Для анализа подходящих поставщиков системой используются следующие параметры:

299

При подборе использовать только основных поставщиков. Поставщик, который является основным, ука­зывается в карточке номенклатуры. Если флаг установлен, то для формирования товарных заказов будут анализироваться только те поставщики, которые указаны в карточке этих товаров;

Надежность поставщика. Надежность поставщика определяется и ведется пользователем вручную в кар­точке контрагента. Надежность может быть высокой, средней, низкой;

Доставка поставщика. Информация о возможной доставке поставщика также указывается пользователем вручную в карточке контрагента: нет доставки, платная доставка, условно бесплатная доставка, бес­платная доставка;

Срок выполнения заказа поставщиком. У поставщика может быть определен средний срок выполнения заказов, который указывается в карточке контрагента вручную пользователем. При подборе поставщика можно указать, например, количество дней доставки и подобрать поставщиков, у которых нормативное время доставки не больше указанного.

Здесь же можно установить дополнительный отбор по свойствам и категориям контрагентов. По кнопке «Далее» производится определение поставщиков, которые могут поставлять выбранные товары. Их список выводится в последней таблице «Подбор номенклатуры по ценам и поставщикам» (3). На результат отбора кроме критериев, заданных пользователем для поставщиков, влияет еще и наличие зафиксированных цен на требуемые товары у отобранных поставщиков.

Важно! Если такие цены не зафиксированы, то список отбора будет пуст, и заказы поставщикам сформи­ровать не удастся.

Цены поставщиков на требуемые товары могут быть зафиксированы двумя способами:

Особые условия поставки:

о Создать договор «с дополнительными условиями»

о В документе «Условия по договору взаиморасчетов» оговорить номенклатурный ассортимент и цены товаров;

По типу цен номенклатуры контрагентов:

о Создать «Тип цен контрагентов» (запись в регистре сведений), о Зафиксировать его в договоре с контрагентом,

о Документом «Установка цен номенклатуры контрагентов» задать значение цены для требуемых това­ров для выбранного в договоре типа цен.

Из предложенного списка нужно отобрать (установить флажки) подходящие варианты и по кнопке «Готово» будет предложено - сформировать заказы поставщикам. В случае согласия формируется пачка заказов по­ставщикам и открывается основная форма календарного плана закупок.

Важно! Все заказы поставщикам, созданные или измененные в течение сеанса работы с календарным пла­ном закупок, записываются в базу только при нажатии кнопки «Выполнить» нижней командной панели ос­новной формы календарного плана закупок. В процессе работы с ними в календарном плане закупок - дан- ные о заказах хранятся динамически, в памяти.

В заказах поставщикам можно указывать размещение заказов покупателей. Пользователь может:

открывать форму каждого заказа поставщику и указывать размещение вручную,

воспользоваться помощником заполнения соответствий заказов покупателей и заказов поставщикам.

По кнопке в верхней командной панели формы, открывается форма «Помощника установки соответствий заказов покупателей и заказов поставщикам». При открытии формы помощника программа автоматически распределяет заказы, и в табличные части заказов поставщикам вносит корректировки - проставляет заказы покупателей, для которых производится заказ товара поставщику с учетом дат отгрузки (заказ покупателя) и дат поставки товаров (заказ поставщику), при необходимости разбивает одну строку на несколько.

Пользователь может откорректировать заказы поставщикам, заказы покупателей для корректировки недос­тупны. Фиксация размещения так же производится только при нажатии кнопки «Выполнить» в основной фор­ме обработки.

300

Документ «Формирование потребностей»

Документ предназначен для расчета и фиксирования данных о потребностях в номенклатуре по указанным пользователем источникам спроса:

Планы продаж,

Заказы покупателей,

Планы закупок.

Ввод источников данных спроса:

табличная часть «Планы продаж». В нее вносится перечень уточненных планов продаж, по составу кото­рых будет извлекаться потребности. В каждой строке этого перечня указываются:

о сценарий, определяющий, какие данные следует извлекать из уточненных планов продаж; о подразделение и проект, дополнительные фильтры, уточняющие выборку; о интервал дат, в котором эти данные должны извлекаться;

табличная часть «Заказы покупателей». В нее вносится список заказов покупателей, по неисполненным частям которых будет извлекаться потребности. В каждой строке этого перечня указываются:

о заказ;

о дата потребности, на которую будет сформирована потребность в номенклатуре.

Ввод текущих потребностей: табличная часть «Планы закупок». В нее вносится перечень уточненных планов закупок, состав которых будет приплюсован к потребностям, рассчитанным по данным источников спроса. В каждой строке этого перечня указываются:

сценарий, определяющий, какие данные следует извлекать из уточненных планов аакупок;

подразделение и проект, дополнительно уточняющие выборку;

интервал дат, в котором эти данные должны извлекаться.

Формирование потребностей по заданным источникам производится нажатием на кнопку «Заполнить по­требности» на закладке «Потребности». При этом сформированные потребности в виде списка номенклатур­ных позиций помещаются в табличную часть на закладке «Потребности». Список будет распределен по датам возникновения потребностей.

При проведении документа данные фиксируются в информационной базе.

Отчет «Анализ потребностей в номенклатуре»

Отчет предназначен для контроля над удовлетворением календарного плана потребности в номенклатуре при продаже товаров.

301

Отчет формируется на основании данных календарных потребностей в номенклатуре сформированных по данным подсистемы планирования и проведенных заказов поставщикам.

Планирование закупок по «точке заказа»

В конфигурации предусмотрена возможность планирования необходимого количества товаров, закупаемых у поставщиков, по «точке заказа». Управление запасами по точке заказа предусматривает формирование за­казов поставщикам, если запасы достигают некоторого предопределенного уровня (точки заказа). Если запас сокращается и становится меньше значения точки заказа, то требуется пополнение запасов. В текущей реали­зации механизм предназначен только для контроля текущего складского запаса с помощью отчета. Никаких ограничений и запретов он не накладывает.

При определении количества номенклатуры по «точке заказа» используются данные о минимальном стра­ховом запасе товаров, текущем остатке товаров на складах и ожидаемых поступлениях по заказам поставщи­ков. В случае достижения точки заказа общий объем товаров, на который следует оформить заказ поставщи­ку, будет получен сложением данных значения точки заказа и страхового запаса.

Количество, которое необходимо заказать у поставщика, и минимальный страховой запас могут быть за­фиксированы пользователем вручную или рассчитаны автоматически на основе анализа данных о покупках или продажах товаров за предыдущий период. Данные о необходимом количестве товаров по точке заказа и страховом запасе фиксируются в документе «Установка значений по точке заказа», при проведении данные записываются в регистр сведений «Значения точки заказа».

Для расчета количества товаров, которые необходимо заказать у поставщиков, с учетом текущих складских остатков и ожидаемых поступлений по заказам поставщиков, используется отчет «Анализ точки заказа».

Документ «Установка значений точки заказа». Фактически, назначение документа - это расчет и фик­сация необходимого количества товаров, которые надо заказать у поставщика. Документ фиксирует потребно­сти товаров на дату оформления документа.

Необходимое количество заказа может быть зафиксировано вручную или рассчитано в соответствии с теми закупками, которые были произведены за указанный в документе период или тем объемом продаж, который был зафиксирован в период анализа, указанный в документе. При этом учитывается тот минимальный страхо­вой запас, который необходимо иметь на складах предприятия.

302

Предусмотрены четыре способа расчета значений точки заказа и страхового запаса (значение реквизита «Способ определения»):

Фиксированная. Данные вручную устанавливаются пользователем в реквизитах документа: о «Значение точки заказа»,

о «Страховой запас»;

Средний размер партии. Вычисляется средний размер партии за выбранный период по регистру «Закуп­ки». Данные о значении точки заказа и страховом запасе вычисляются как процент от средней партии. При этом пользователь заполняет:

с «Дата начальная» и «Дата конечная» - интервал, за который будут анализироваться закупки, о «% значения точки заказа» и «% страхового запаса» - процент от предыдущего объема закупок, в соответствии с которым и будет рассчитан страховой запас и точка заказа;

Оптимальный размер заказа. Рассчитываются следующие показатели за выбранный период: максималь­ное ежедневное потребление, среднее ежедневное потребление, время доставки. Расчет выполняется по данным регистра «Продажи». Страховой запас вычисляется как разница среднего и максимального по­требления, умноженная на время доставки, а значение точки заказа как среднее потребление, умножен­ное на время доставки.

о Время доставки - это время доставки номенклатуры, которое указано для основного поставщика этой номенклатуры. Если поставщик или время не указаны, то время доставки считается равным 1 дню, о Заполнение реквизитов аналогично предыдущему способу, только анализироваться будут продажи,

Не контролировать.

При всех вариантах заполнения, кроме первого, в документе не указывается значение точки заказа и стра­хового запаса. По заданным параметрам расчет этих показателей автоматически выполняется и отображается отчетом «Анализ точки заказа».

При проведении документ формирует записи в регистр сведений «Значения точки заказа». Регистр пе­риодический с периодом день.

Анализ информации. Сравнение данных текущих запасов с данными установленных значений точки зака­за и минимального страхового запаса на любую дату выполняется с помощью отчета «Анализ точки заказа».

В отчете показывается рассчитанное или зафиксированное значение точки заказа, минимальный страховой запас, текущий остаток товаров на складе и количество товаров, которые ожидаются к поступлению на дату формирования отчета. На основании этих данных рассчитывается необходимое количество товаров, которые можно заказать у поставщика. Необходимый объем закупки определяется как значение точки заказа, увели­ченное на значение минимального страхового запаса.

В графе «Ожидаемое поступление» отражается остаток по заказам поставщикам на дату формирования от­чета Графа заполняется, если дата поступления по заказу равна дате формирования отчета. То есть, если

303

дата ожидаемого поступления требуемого товара от поставщика не соответствует дате отчета, то такое ожи­даемое поступление в отчете не отражается.

Дополнительно в отчете выводится информация о сроке доставки товаров основным поставщиком, который указан в элементе формы номенклатуры.

Важно! Отчет только предоставляет данные для анализа, а решение о формировании заказа поставщику должен принимать менеджер по закупкам.

Формирование заказа поставщику выполняется вручную в интерактивном режиме.