Часть IV

деловая корреспонденция

I IrUL. I Ut l\UIVIIVltr4tL»l\Ut I iKlL/blVIU

И его части

Размещение частей письма на листе:

1. The Heading

2. Place and Date

3. The Inside Address

4. The Greeting

5. The Body of the Letter

6. The Ending (conclusion)

7. The Signature

8. The References to Enclosures

Заголовок делового письма обычно напечатан на специаль­ном бланке фирмы и содержит название фирмы, а также ее ад­рес, телефон, факс и другие детали (например, адреса филиалов фирмы). Иногда в заголовке также содержится указание на об­ласть деятельности фирмы, имена ее руководителей и т.д.

Часто непосредственно под заголовком делового письма, на той же строке, что и дата, но в левой части страницы, находится ссылка (Reference). Это может быть номер делового письма или какая-либо аббревиатура, и отправитель письма просит получа­теля при ответе ссылаться именно на этот номер или аббревиа­туру. Нумерация на ссылках бывает разной, в зависимости от правил той или иной фирмы. Она может содержать, например, сокращенное наименование какого-либо отдела. Иногда в письмах специально оговаривается:

246

In your reply please refer to our в Вашем ответе, пожалуйста,

FL/DK/1526 сошлитесь на наш номер

Our reference AC/KO/18 FL/ DK/1526

Наш номер АС/КО/18

Аббревиатуры на ссылках английских писем часто содержат четыре большие буквы (через дробь) — это инициалы того, кто диктовал письмо, и того, кто его печатал (секретаря):

FH/MC — Frank Henley/Mary Coy

Время и место написания письма помещается в правом верх­нем углу, под заголовком. После календарной даты, перед циф­рой, обозначающей год, ставится запятая. Правильно написать дату можно четырьмя способами:

August 15th, 2008 15th August, 2008

August 15, 2008

15 August, 2008

Форма 15/08/08 употребляется крайне редко.

Внутренний адрес — тот адрес, куда направляется письмо. Обычно это повтор того адреса, который написан на конверте письма. Следует обратить внимание на «обратный» порядок написания английских адресов, т.е. сначала — получатель, затем — номер дома, улица, место назначения:

Messrs. Morgan & Co.,

Manufacturers.

44 Tilbury Square

London N.W.

Часто на внутреннем адресе номер дома и название улицы опускаются. Аббревиатура Messrs. (Messieurs — Господа) ис­пользуется в том случае, если название фирмы содержит какое-либо имя:

Messrs. A. Robinson Ltd. Messrs. John Smith & Sons.

247

Если имени человека в названии фирмы нет, то эта аббреви­атура не используется:

The Sheffield Electronics Corp. The Associate Advisors Ltd.

Обращение ни в коем случае не должно опускаться. С него начинаются все деловые письма. Наиболее распространенные обращения:

Dear Sir, — к мужчине Dear Sirs, or Gentlemen, — к фирме.

Начальные буквы — всегда прописные. После обращения ставится запятая в Англии и двоеточие в США. Восклицатель­ный знак не ставится. Обращение Sir используется, но редко, так как оно слишком формально. При обращении к хорошему деловому другу может быть использовано его имя:

Dear Mr. Black,

Содержание письма, разумеется, является его самой суще­ственной частью. Текст письма следует разбивать на абзацы та­ким образом, чтобы каждый абзац содержал особую тему или особый поворот темы, требующий отдельного внимания.

С левой стороны следует оставить поле как минимум три сантиметра.

Суммы денег, упоминаемые в письме, можно писать с новой строки, либо подчеркивать.

Часто перед текстом письма, после обращения, появляется особая строка (ссылка), указывающая на то, о чем это письмо. Эта ссылка нужна для того, чтобы привлечь внимание разбира­ющего почту.

Например:

Dear Sirs, Уважаемые господа!

Re: Letter of Credit No. ... Касательно: Аккредитив №...

В этой ссылке все слова (кроме артиклей, предлогов и со­юзов) можно писать с прописной буквы.

248

Иногда вместо Re (Ref) используют слово Subject или назы­вают тему письма вообще без каких-либо вводных слов, лишь подчеркнув эти слова:

Dear Sirs,

Your order No. 5658 of 15 May 2008

Заключение письма представляет собой одну из традицион­ных формул вежливости:

Yours faithfully, \

Yours truly, > Искренне Ваш(и),

Yours sincerely, J

Ниже этой формулы обычно повторяется название фирмы, затем оставляется место для подписи, под которой печатается имя подписавшего письмо человека и его должность в фирме. Традиционно подпись ставилась в середине страницы, но в современных письмах сдвинута к левому полю.

Если письмо подписывает не тот, чье имя напечатано внизу, а, например, заместитель, технический работник и т.д., то перед на­печатанным внизу письма именем ставят слово for или буквы р.р.

ЬЫгАЖЬпИтН, ЧАЩЬ ЬОЫ U ИЫ IUJ юоУЬМЫЬ В ДЕЛОВЫХ ПИСЬМАХ

В этой главе приводятся основные выражения, чаще всего используемые в простых деловых письмах:

1. для подтверждения получения письма, факса, телекса и т.п.;

2. при ссылке на предыдущую переписку;

3. для вежливых просьб о чем-либо;

4. для ответов на эти просьбы;

5. при посылке чего-либо;

6. для передачи сожаления, извинения;

7. при исправлении ошибок.

249

Для подтверждения получения письма, факса, телекса и т.п. используются следующие фразы:

We have received your letter of... We are in receipt of your letter of...

We acknowledge the receipt of your... We thank you for your letter dated...

In reply to your letter of...

We are obliged (thankful) for your letter of...

Мы получили Ваше письмо от...

Подтверждаем получение Вашего...

Благодарим за Ваше письмо, датированное...

В ответ на Ваше письмо от...

Мы Вам признательны (благодарны) за Ваше письмо...

При ссылке на предыдущую переписку, на какие-либо доку­менты, телефонные разговоры, переговоры и т.д. обычно упот­ребляются следующие выражения:

Ссылаясь на...

Ссылаясь на Ваше (наше) письмо от...

Мы ссылаемся на Ваше (наше) письмо от...

Возвращаясь к нашему письму от...

Повторно ссылаясь на...

В дополнение к нашему письму от...

Наше письмо от 6 июля и наша телеграмма от того же числа...

Сегодняшнего числа... или от вчерашнего числа...

With reference to...

Referring to your (our) letter of...

We refer to your (our) letter of...

Reverting to our letter of...

Again referring to...

With further reference to... Further to our letter of...

Our letter of 6th July and our telegram of the same date...

Referring to our telephone of today’s date... or of yesterday’s date...

Фразы, используемые для вежливых деловых просьб о чем-либо:

Please inform us...

We ask you to inform us... We beg you to inform us...

We should appreciate it if you... We shall be obliged if you...

Пожалуйста, сообщите нам...

Просим Вас сообщить нам...

Мы будем признательны, если Вы...

250

Please, be so kind as to... (do smth)

Please be good enough to send us... Please send us by return post...

Будьте так любезны... (сделать что-то)

Пожалуйста, вышлите нам...

Пожалуйста, пошлите с обратной

почтой...

Пожалуйста, пошлите как можно

скорее (срочно)...

Выражения, употребляемые для ответов на вежливые дело­вые просьбы:

In accordance (in conformity) with your request...

In compliance with your request... As requested by you...

В соответствии с Вашей просьбой... (Выполняя Вашу просьбу...)

Как было потребовано Вами...

As requested in your letter of... Как Вы требовали в письме от...

Фразы, используемые при посылке чего-либо: We are glad to send you...

We are pleased to send you...

We are sending you herewith...

We enclose... We attach...

Enclosed (attached) is... Please find enclosed...

С удовольствием высылаем Вам... При этом прилагается...

Мы прилагаем при этом...

При этом приложено...

Выражения сожаления, извинения: We regret to inform you that... that... С сожалением сообщаем Вам о

We must acknowledge with regret...

Unfortunately, ... Regrettably...

To our deep regret, ...

Please accept our apologies for — the inconvenience caused.

We apologize for...

том, что...

С сожалением мы должны признать, что...

К сожалению, ...

К нашему глубокому сожалению, ...

Пожалуйста, примите наши извинения за причиненное неудобство.

Извиняемся за...

251

Выражения, употребляемые при исправлении ошибок:

We regret that Сожалеем, что

through a clerical error... из-за ошибки секретаря...

through a typing error... из-за ошибки персонала...

due to the mistake made by из-за ошибки, сделанной

the packing department... упаковочным отделом...

through a technical error... из-за технической ошибки...

иЬКАоЦЫ I IHL-blvl

1. Pointing out clerical error.

Moscow, 18th August, 20.. Dear Sirs,

m.v. «Valerian Kuybyshev» Order No. 2330

We confirm our telephone conversation of this morning during which we informed you that you had omitted to enclose with your let­ter of the 15th August the invoice» for the goods shipped by m.v. «Valerian Kuybyshev» against Order No. 2330.

Please send us the invoice by air-mail.

Yours faithfully,

2. Reply to the above - error acknowledged.

London, 18th August,... Dear Sirs, Order No. 2330

With reference to our conversation by telephone today with Mr. G.P. Sidorov, we regret that through a clerical error our invoice for the goods shipped by m.v. «Valerian Kuybyshev» was not enclosed in our letter to you of the 15th August.

We are sending you the invoice herewith and apologize for the in­convenience you have been caused.

Yours faithfully, Enclosure

252

3. Pointing out error in documents.

Moscow, 21st October,... Dear .sirs, Portable Gas Turbines.Order No. 1816

We thank you for your letter of the 18th October enclosed in which was your confirmation» of our Order No. 1816 for 3 Portable Gas Turbines. We would like to draw your attention to an error which we noticed in the order confirmation, viz. the nominal rating of the turbines is indicated as 180 b.h.p. instead of 150 b.h.p.

For order’s sake we would like you to acknowledge receipt of this letter.

Yours faithfully,

4. Reply to the above error acknowledged.

London, 24th October, ... Dear Sirs, 3 Portable Gas Turbines. Order No. 1816

We acknowledge with thanks receipt of your letter of the 21st Oc­tober and very much regret that through a typing error the nominal rating of the Portable Gas Turbines was indicated in the confirmation of the order as 180 b.h.p. instead of 150 b.h.p.

We thank you for pointing outthis mistake to us.

Yours faithfully,

5. Letter accompanying order for paints.

SW/PL Portsmouth, 27th April, ...

The Southern Paint Co. Ltd., Grayling Lane, Eastleigh

Dear Sirs,

The demand for FINEX HOUSEMAN paints has been so heavy this month that our stocks, generally quite high at this time of the year, have fallen to a minimum. This means that we shall be unable to wait for the next bulk delivery, but must replenish stocks at once.

253

The attached order, No. 4743, is for a total of 56 boxes. As this falls appreciably short of the amount necessary to qualify for the max­imum discount, we cannot claim it. Nevertheless, as customers of long standing, we feel that we may ask you to include this order with our quarterly one due next month in order that we may take advantage of the best terms.

We should bе obliged if you would treat this order as urgent and arrange for immediate delivery.

Yours faithfully,

T. Nicholls & Sons S.

Wilkins

Enc.

WORDS AND EXPRESSIONS

1m.v. = motor vessel

order n

to confirm conversation

Omitted

to enclose with your letter

Invoice

Goods

against Order No

We are sending the invoice herewith

portable gas turbines

confirmation

to draw your attention to

error n

to notice

viz. — videlicet (лат.)

nominal rating J

b.h.p. — brake horse power

Теплоход

Заказ

подтверждать разговор

забыли (упустили из вида)

приложить к Вашему письму

счет

товар(ы)

по (согласно) заказу № ...

При сем высылаем Вам счет

переносные, передвижные (портативные) газовые турбины

подтверждение

привлечь Ваше внимание к

ошибка

замечать (видеть)

то есть, а именно

номинальная мощность

тормозная лошадиная сила

254

For order’s sake we would like you to acknowledge receipt of this letter

to point out smth

demand for ... paints ... so heavy

stocks n bulk delivery

to replenish v

order ... is for a total of ...

falls appreciably short of the amount necessary to qualify for the maximum discount

to claim

customers of long standing

the best terms

urgent adj срочный Quarterly order quarterly one v arrange for immediate delivery

Receiving immediate attention.

within the week

we ... have had a run on paints

it would involve extended credit

What we are prepared to do (is ...)

at full discount

meets with your approval to look forward to smth

Для порядка мы хотели бы, чтобы Вы подтвердили получение этого письма

указывать на что-либо

спрос на краску такой сильный (большой) (так велик)

запасы

партия поставок (если поставки осуществляются партиями

пополнять

заказ (выдан) на общее количество, составляющее...

составляет количество, значительно меньшее необходимого, для того чтобы иметь право на максимальную скидку

требовать

долговременный (хорошо известный) покупатель

лучшие условия (зд. Поставки с максимальной скидкой)

квартальный заказ

организовать немедленную поставку

спешно рассматривается

в течение недели

у нас был большой спрос на краску

это будет означать продление кредита

Что мы готовы сделать (так это...)

с полной (максимальной) скидкой

встретит Ваше одобрение ожидать чего-либо

enquiry n	запрос
a proforma invoice	образец фактуры (предварительная фактура)
catalogue ... is available in Russian only	каталог имеется только на русском языке
prospectus covering CO2 Recorder	проспект, посвященный счетчику углекислоты
to induce v	побуждать, подталкивать

ПИСЬМА ДЛЯ ПЕРЕВОДА НА АНГЛИЙСКИЙ

1. Уважаемые господа!

Мы получили Ваше письмо от 8 августа сего года и благо­дарим Вас за него.

Искренне Ваши,

2. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за информацию, содержащуюся в Вашем письме, датированном 18 сентября сего года, а также за прило­женный к письму каталог.

Искренне ваши,

3. Уважаемые господа!

Касательно т/х «Альметьевск».

В ответ на ваш запрос от 27.08.2000 сообщаем Вам, что m/x «Альметьевск» будет в позиции в порте Кристобаль 01.04.09.

Искренне ваши,

4. Уважаемые господа!

Касательно груза марганца в порту Гамбург.

Подтверждаем получение Вашего телекса, датированного сегодняшним числом, в котором Вы сообщаете, что груз мар­ганца готов к отгрузке из порта Гамбург.

Искренне Ваши,

256

I Ibrbl 1ИЫ\А,

КАСАЮЩАЯСЯ ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКИ Простейшая торговая сделка

Business travels form a rather important aspect of the commercial activity. Naturally, this is reflected in correspondence. However, the reader of this book will not find In it any specific details connected with booking airplane tickets or hotel accommodations. This is usual­ly not the matter of correspondence, but of a day-to-day business rou­tine. Given below are the expressions most frequently lined in arrang­ing a business visit, and then some examples of letters.

N o t e s:

Business travel деловая поездка, командировка

Booking airplane tickets заказ авиабилетов

hotel accommodations места (номера) в гостинице

day-to-day business routine зд. повседневная деловая практика

to arrange v организовывать, устраивать

Expressions Most Commonly used in Correspondence Relating to Business Visits

He is (we are, our representatives are) prepared	Он готов (мы, наши представители готовы)
to travel to...	приехать в...
to examine this matter in detail	обсудить (исследовать) проблему в деталях
to offer representation	предложить представительство
to be interested in your proposal	заинтересоваться вашим предложением
to discuss terms	обсуждать условия
to have a supervisory interest in...	зд. отвечать за...
agency	агентские услуги

257

(продолжение)

next week or the week after

with a view to appointing you

agent n

draw up v

authorized

to have personal discussions with your representatives

to come with the purpose of conducting negotiations

a list of points which we would like to discuss

shall be very pleased to meet...

We regret that our manager will be away at that time.

We suggest that you should visit ... if this time is convenient for you.

We greatly appreciate your invitation.

The time suggested by you, viz. ... is quite convenient for us.

We propose flying to ... about... (time)

We will advise you of the exact date after the flight has been arranged.

Please inform us if the time between 10th and 12th of July is convenient.

The exact date and time of the visit to your office will be set upon arrival.

на следующей неделе или через неделю

с целью (намерением) назначить вас

агент, представитель

составлять (соглашение)

уполномочен

иметь личные беседы с Вашими представителями

приехать с целью ведения переговоров

список пунктов, которые мы бы хотели обсудить

будем очень рады встретить...

Сожалеем, что наш руководитель в это время будет отсутствовать.

Предлагаем Вам приехать ..., если это время Вам удобно.

Мы очень благодарны Вам за приглашение.

Время, предложенное Вами, т.е. ..., вполне нас устраивает.

Мы собираемся вылететь в ... приблизительно... (время)

Мы сообщим Вам точное время вылета после заказа билетов.

Пожалуйста, сообщите, удобно ли Вам время между 10 и 12 июля.

Точный день и время посещения Вашего офиса будут определены по прибытии.

258

(продолжение)

We would like to thank you and your associates for the hospitality and kindness.	Хотим поблагодарить Вас и Ваших коллег за гостеприимство и радушие.
The problem of accommodation will be attended to by...	Проблемой размещения займется...
I trust that I can be of similar assistance.	Надеюсь, я смогу оказать сходные услуги.

EXAMPLES Or LETTERS

1. Proposing a business visit from England to Russia.

London, November 27 J.V. «Piterpribor», St. Petersburg

Dear Sirs,

We refer to the recent discussion we had with your representative Mr. P.N. Maksimov in London on the possibility of our supplying your company with the office equipment manufactured by our company and distributing 1,1m appliances produced by you in Great Britain.

To examine this matter in detail, our Managing Director Mr. Pe­ter Smith is prepared to travel to St Petersburg at the beginning of De­cember, 2008.., and have personal discussions with the management of J.V. «Piterpribor».

At the suggestion of Mr. Maksimov we enclose a list of points which we would like to discuss in St Petersburg.

We look forward to your reply.

Yours faithfully, Enclosure

2. Proposing a business visit from Russia to Western Europe.

Dear Sirs,

Thank you for your letter of 13th July, when you offered represen­tation in Belgium and Holland.

259

We are interested in your proposal, and would like to discuss terms.

Our Sales Manager, B.V. Petrov, has a supervisory interest in» our European agencies, and we have asked him to fly over to see you next week or the week after. Please advise suitable dates for him to inspect your organization with view to appointing youas agents.

Before flying back to Russia Mr. Petrov will draw up an agree­ment, which he is authorized to sign on our behalf.

Yours faithfully,

WORDS AND EXPRESSIONS

recent discussion недавнее обсуждение

to supply ... with office equipment снабжать, поставлять...

конторское оборудование

to manufacture v distributing the изготовлять (промышленным

appliances способом)

at the suggestion of распространяя (продавая)

приспособления (изделия) по просьбе