The Simplest Business Deal

A series of business letters leading to the conclusion of a transac­tion usually includes the following sorts of letters: enquiries, replies to enquiries, offers, orders, order confirmations, advice of shipment, complaints and adjustment letters, and agency letters.

N o t e s:
series n sg	серия, ряд
transaction n	сделка
enquiry n	запрос
reply to enquiry	ответ на запрос
	260

offer n

advice of shipment

adjustment letters

agency letters

provide for

to make it a point

the very day

to give them precedence over

to draw up v

to consider v

to comply with the request

to rebuff v

We acknowledge with thanks receipt of your enquiry of... for...

Many thanks for your kind enquiry of... concerning... .

The matter is receiving our careful attention and we hope to send you our proposal (quotation) at an early date.

We are contacting the manufacturers of ... and will advise you immediately upon receipt of their reply.

We have forwarded your enquiry to ...

We thank you for your enquiry dated ... but regret to inform you that... .

Solicited offer

offer without engagement

to make out

to fall into v

предложение

сообщение об отгрузке

письма по исправлению претензий

письма об агентских услугах

составлять процент

придавать большое значение

в тот же день

рассматривать их в первую очередь

зд. давать подробный (конкретный) ответ

рассмотреть

исполнить просьбу

категорически отказывать

С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса от... касательно...

Благодарим за Ваш запрос от... касательно... .

Вопрос внимательно изучается (прорабатывается) нами, и мы надеемся вскоре выслать Вам наше предложение (котировку).

Мы поддерживаем связь с производителями... и немедленно сообщим Вам об их ответе.

Мы переслали Ваш запрос...

Благодарим за Ваш запрос от ..., но вынуждены сообщить, что...

требуемое предложение предложение без обязательств составлять, выписывать подразделяться

261

firm (binding) offer	твердое предложение
in full	полностью
several	несколько
acceptance	акцептование, принятие
it goes without saying	разумеется, безусловно
brand n	сорт, качество, марка
performance n	характеристика работы машины,
	эксплуатационные качества
payment in advance	плата авансом
cash n	наличные деньги
document against payment (D/P)	оплата по документам
payment on receipt of goods	плата по получении товара

I 1ИОЬМА ц} 1Я I 1ЬгЫэОДА НА AHI J1ИИОКИИ

1. Уважаемые господа!

Касательно запчастей к тракторам Т-25А.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от 21 ноября и очень сожалеем, что из-за опечатки в подтверж­дении заказа неверно указана маркировка. Вместо 114-85-07 следует читать: 114-085-007.

Благодарим вас за указание на эту ошибку и извиняемся за доставленные неудобства.

Искренне Ваши,

2. Уважаемые господа!

Ссылаясь на наше письмо от 14 сего месяца и в ответ на Ваше письмо от того же числа прилагаем копию письма, полу­ченного от фирмы «Транспортмашинен ГМБХ».

Мы просили бы вас ответить фирме непосредственно и при­слать нам копию Вашего ответа.

Искренне Ваши,

262

3. Уважаемые господа!

Торговое представительство России в США сообщило нам, что Вы являетесь единственными экспортерами икры и рыбных консервов из России. Наша компания занимается в течение многих лет продажей этих продуктов гостиницам и ресторанам на восточном побережье США. Мы интересуемся поэтому покупкой этих товаров непосредственно в России. Мы очень хотели бы установить с Вами деловые отношения, и, если бы Вы пожелали, наш директор мистер А. Браунстоун был бы готов поехать в Москву, чтобы вести с Вами переговоры о покупке икры и рыбных консервов.

Искренне Ваши,

4. Уважаемые господа!

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от 8 марта с.г., в котором Вы сообщили нам, что председатель компании г-н Ренуар собирается лететь в Москву в конце сле­дующей недели, чтобы вести с нами переговоры о продаже рос­сийских автомобилей на французском рынке. Мы будем Вам признательны, если Вы сообщите нам о дне прилета г-на Ренуа­ра в Москву, для того чтобы мы встретили его в аэропорту. В со­ответствии с Вашей просьбой мы Вам сегодня послали отдель­ным пакетом 10 экземпляров нашего последнего каталога авто­мобилей и мотоциклов.

Искренне Ваши,

5. Уважаемые господа!

Мы пишем Вам касательно наших недавних переговоров в Лондоне с Вашим представителем г-ном Ивановым касатель­но возможных поставок в Вашу страну конторского оборудо­вания.

Для того чтобы исследовать вопрос более детально, наш уп­равляющий г-н Максвелл готов приехать в Санкт-Петербург в начале сентября и провести личные переговоры с Вашими представителями.

263

По предложению г-на Иванова, мы прилагаем список пунктов, которые мы бы хотели обсудить во время визита г-на Максвелла. Ждем Вашего ответа.

Искренне Ваши,

6. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваше письмо от 8 августа сего года, в кото­ром Вы предлагаете представлять нашу фирму в Швеции и Дании.

Нас заинтересовало Ваше предложение, и мы бы хотели об­судить его более подробно.

Наш начальник отдела сбыта В.А. Смирнов отвечает в на­шей фирме за скандинавское направление, и мы попросили его вылететь к Вам на следующей неделе или через неделю. Пожа­луйста, сообщите нам об удобном для Вас времени, когда он мог бы проинспектировать Вашу организацию с целью назначить Вас нашим агентом.

Находясь у Вас, В.А. Смирнов составит соглашение, которое он имеет право подписать от имени нашей фирмы.

С уважением,

ЗАПРОСЫ

A good many business transactions are opened with an enquiry. A general item of information, a price-list, a catalogue may be asked for. Detailed enquiries may express requests for the prices of specified articles, terms of delivery, delivery dates, etc. They are mostly short and to the point. The size of the future order may be referred to be­cause large-scale selling tends to reduce prices. In such cases the seller usually grants the buyer a rebate or quantity discount from the list prices. If made by telex, telephone or in a personal interview, enquir­ies should be confirmed by a letter.

N o t e s:

a good many многие

a general item of information сведения общего характера

264

articles n pi	товары
to the point	по существу
be referred to	зд. оговорен
large-scale adj	широкомасштабный
to reduce v	сокращать, снижать
to grant v	предоставлять
rebate n	скидка
list prices	прейскурантные цены

Expressions Most Commonly used in Letters op Enquiries

We noticed an advertisement describing ... .	Мы увидели рекламу (объявление), где говорится... .
We are very interested in...	Мы очень заинтересованы в...
We suggest that you send us your catalogues and price-lists in triplicate and preferably in English.	Просим Вас выслать нам Ваши каталоги и прейскуранты в трех экземплярах и желательно на английском языке.
We would like you to advise us discounts that you provide mid delivery time.	Просим сообщить нам о скидках, которые Вы предоставляете, и о сроках поставок.
We should be glad to receive...	Будем рады получить...
We may be able to place large orders with your company.	Возможно, мы сможем дать Вашей компании большие заказы.
The catalogue is of considerable.	Каталог нас очень заинтересовал (interest to us).
We are particularly interested...	Мы особенно заинтересованы в...
We shall appreciate it if you wife send us a more detailed description of...	Мы будем Вам благодарны, если Вы вышлете нам более детальное описание
We arе regular buyers of...	Мы специализируемся на покупке... .

265

(продолжение)

We are in the market for...	Мы имеем намерение купить... .
Please send us samples of ... .	Пожалуйста, вышлите нам образцы... .
Your offer should be accompanied with specifications mid blueprints.	Ваше предложение должно сопровождаться спецификациями и чертежами.
We would ask you to send us your offer (tender, quotation) for ... .	Просим Вас выслать нам Ваше предложение (официальное предложение, котировку) на... .

EXAMPLES Or LETTERS

1. Enquiry for cameras. Dear Sirs,

In the «German Export» magazine No. 3, 2000 we noticed mi ad­vertisement describing your CONTAX and EXACTA cameras. We are very interested in these and» for that matter, in any other cameras you may manufacture.

We suggest, therefore, that you send us your catalogues mid price-lists in triplicate and preferably in English together with an indication of discounts and delivery time.

for your information we may add that our company was estab­lished ten years ago and has sales outlets in all main cities of Russia.

We look forward to an early reply.

Yours faithfully,

2. Enquiry concerning a test lathe. Dear Sirs,

We have a general interest in buying various items of machine tools from you, and we should be glad to receive brief details of the range of equipment which you can export.

in particular we are contemplating the purchase of a test lathe for hard metal and ceramic tools. We believe that you call this type of ma-

266

chine a «Versuchsdrehmaschine». The machine we require should have roughly the following characteristics: min. top spindle speed — 4,000 r.p.m. of main motor — 30 h.p. should be glad to receive your detailed offer for this lethe In quintuplicate together with three sets of specification- sheets. If possible, the latter should be in German, but this English would be satisfactory.

Yours faithfully,

WORDS AND EXPRESSIONS

magazine

for that matter

to establish v

sales outlet n

wholesale importing house

motor scooter n

retail trade

competition n

the keenest... prices

to be indebted to

to take the liberty to Introduce ourselves

We thank you in anticipation of a prompt reply

vertical boring and turning will F.O.B., FOB — Free on Board

to be complete with

cycle n

AC — Alternating Current

commission n

in lots of ten

(иллюстрированный) журнал

в сущности, вообще говоря

основывать

торговый филиал

оптовые импортеры

мотороллер

розничная торговля

конкуренция

зд. самые подходящие цены

быть благодарными

взять на себя смелость представиться

Мы будем признательны за скорый ответ

вертикальный карусельный станок

ФОБ (франко-борт судна — разновидность условий доставки)

быть снабженным, укомплектованным

цикл, период

переменный ток

комиссионное вознаграждение

партиями по десять

267

vertical milling machine	вертикальный фрезерный
	станок
to alter	изменяться
extra cost	дополнительные затраты
to presume	предполагать
to extend v	продлевать
furthermore conj	более того
up-to-date adj	современный, последний
test lathe	экспериментальный токарный
	станок
to receive brief details	получить детали
the range of equipment	ассортимент оборудования
to contemplate v	рассматривать, предполагать
purchase n	покупка
ex warehouse	co склада
ceramic tools	керамические инструменты
spindle speed	скорость вращения шпинделя
r.p.m. rounds per minute	оборотов в минуту
in quintuplicate	в пяти экземплярах
failing this ...	если нет, то...
biscuit n	печенье
should be furnished with	должен быть укомплектован
oxygen meter n	кислородный счетчик
oxygen recorder n	счетчик кислорода

I 1ИОЬМАДЛл I 1ЬгЬЬиДА НА АН I ЛИИЫчИИ >1dbll\

1. Уважаемые господа!

В январском номере журнала «Катера и яхты» мы встретили рекламу продукции, выпускаемой Вашей фирмой. Нас особен­но заинтересовали модели К-11 и К-12. Мы были бы благодар­ны, если бы Вы выслали нам последний каталог выпускаемых вами катеров.

Искренне Ваши,

268

2. Уважаемые господа!

Мы заинтересованы в покупке икры российского производства как для немедленной доставки в нашу страну, так и для поставок че­рез регулярные промежутки времени в течение года. Мы были бы признательны, если бы Вы сообщили нам наименование и адрес организации, занимающейся экспортом этого товара из России.

Заранее благодарны Вам.

С уважением,

3. Уважаемые господа!

В журнале «Экспорт» № 3 за этот год мы увидели рекламу магнитофонов, выпускаемых Вашей фирмой. Мы очень заинте­ресованы в этих магнитофонах.

Поэтому мы просим Вас выслать Ваши каталоги и прейску­рантные цены в трех экземплярах, желательно на английском языке, а также сообщить нам о предоставляемых Вами скидках и сроках поставок.

Для Вашей информации мы можем добавить, что наша ком­пания имеет отделения по сбыту во всех главных городах нашей страны. Ожидаем скорого ответа от Вас.

С уважением,

4. Уважаемые господа!

Мы признательны за сообщение Вашего адреса Торговой палате в Шеффильде, которая сообщила нам, что Вы произво­дите специальные насосы для тяжелых масел.

Просим выслать нам предложение на два насоса в соответ­ствии с приложенными техническими условиями, указав мини­мальную цену франко-вагон, Ваш завод, условия платежа и срок поставки. Просим также указать количество ящиков, не­обходимое для экспортной упаковки насосов, размеры ящиков и их вес. Мы хотели бы получить три экземпляра Вашего ката­лога или других печатных изданий, содержащих подробное описание насосов, а также список фирм, которым Вы поставля­ли насосы, подобные тем, которые требуются нам.

С уважением,

269

5. Уважаемые господа!

Мы воспользовались «Справочником бизнесмена», для того чтобы получить адрес Вашей фирмы. Сообщаем Вам о том, что мы являемся фирмой, импортирующей телекопировальную технику, в частности телефаксы, в Россию. Мы были бы очень признательны, если бы Вы с обратной почтой выслали нам цены на различные типы телефаксов, а также сообщили нам о сроках поставки. Заранее благодарим за быстрый ответ.

С уважением,

U I bt I Ы MA dAI lrUL-Ы V\ I Ir ЬД.1 IU/l\tn/l/i

Replies to enquiries provide for a high percentage of business letters. Many firms make it a point to answer enquiries the very day they are re­ceived, giving them precedence over all other letters. Even if drawing up the requested offer takes several days, they send the customer a first reply as soon as possible. It must be taken into account that the client may need the goods rather urgently and that he has written more than one letter. Of course he will considder those replies first that come first.

One should be especially tactful if for some reason or other one can­not comply with the request of the would-be customer. In any case one should do one’s best in order not ito rebuff him. One may draw his at­tention to other lines of trade They ought to be equivalent, of course.

If one is able to do so, one should immediately send customer the solicited offer which is sometimes made out in the form of a proforma invoice and may be valid for period only.

The offers generally fall into two categories: the ft (binding) offer and the offer without engagement. A final offer is made by the seller to one potential buyer only. Usually the time during which it remains valid is indicated. If the buyer accepts the offer in full during the stip­ulated time, the goods are considered to have been sold to him at the price and on the terms stated in the offer.

An offer without engagement may be made to several potential buyers and the goods are considered to have been sold only when the seller, after receipt of the buyer’s acceptance, confirms having sold him the goods at the price and on the terms indicated in the offer.

270

It goes without saying that offers should be made out very careful­ly. They should contain:

1. Exact quantities, measurements, weights.

1. The quality of the goods (chemical analysis, performance, material, brand, etc.).

2. The method of transport, if there are several possibilities.

2. The exact date of delivery or time of delivery (e.g.: Our articles will be delivered ex works by the 30th May, Delivery can be effected six weeks after the receipt of your order, etc.).

3. The terms of payment, for instance:

• payment in advance, cash payment,

• payment by letter of credit (L/C),

• document against payment (D/P),

• payment on receipt of goods,

• payment with clearing agreement.

The currency in which payment is to be effected, the bank with which you work, the place of payment, etc. should be stipulated.

6. The terms of delivery define what the price actually includes and stipulate the mutual obligations of the seller and the buyer. The most usual terms of delivery are F.O.B. (Free on Board), F.O.R(Free on Rail), C.I.F. (Cost, Insurance, (Freight), C.&F (Cost and Freight) and others.

ПИСЬМА ДЛЯ ПЕРЕВОДА НА АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК

1. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваше письмо от 18.02.2000.

В соответствии с Вашей просьбой, с удовольствием высыла­ем Вам отдельным пакетом наш последний иллюстрированный каталог катеров. Надеемся, этот каталог Вас заинтересует.

Искренне Ваши,

271

2. Уважаемые господа!

Касательно Вашего запроса от 18.07.2000.

Благодарим Вас за Ваш запрос от 18.07.2000, который пере­слали на предприятие, выпускающее интересующий Вас товар. Как только мы получим от них ответ, мы немедленно поставим Вас в известность.

Искренне Ваши,

3. Уважаемые господа! Заказ № 1225.

Ссылаясь на наш сегодняшний телефонный разговор с г-ном А.П. Зверевым, мы с сожалением сообщаем Вам, что из-за ошиб­ки персонала наш счет за товары, доставленные теплоходом «Му­ром», не был приложен к нашему письму Вам от 18.02.2000.

При этом высылаем вам счет и просим извинить нас за дос­тавленные неудобства.

Искренне Ваши,

4. Уважаемые господа!

Касательно запроса о продаже рыбных консервов из России.

Ваше письмо от 17 января с.г. было передано нам; для ответа Торговой палатой России. Благодарим Вас за этот запрос, одна­ко с сожалением вынуждены сообщить, что в настоящий мо­мент не имеем возможности предложить Вам рыбные консервы для немедленной поставки. Что касается поставок рыбных кон­сервов на регулярной основе в течение будущего года, то пере­говоры об этом начнутся с нашими потенциальными покупате­лями в ноябре-декабре с.г. Поэтому мы будем благодарны, если Вы сообщите нам о необходимом Вам количестве товара, ассор­тименте и сроках поставки. Соответственно, мы вышлем Вам наши предложения.

Искренне Ваши,

272

5. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за запрос от 23 марта, из которого мы узнали, что Вы заинтересованы в продукции нашей кондитерской фаб­рики. С удовольствием прилагаем к этому письму наш прейску­рант. Цены указаны без торговых скидок. Отдельно Вы получите каталог продукции нашей фабрики в трех экземплярах.

Надеемся, что наше предложение понравится Вам. С инте­ресом ждем Вашего ответа.

Искренне Ваши,

6. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваш запрос от 14 августа и высылаем Вам отдельной посылкой две копии Генерального каталога произво­димых нами станков. Галочками мы отметили те типы машин, которые в настоящее время доступны для продажи. Если Вы со­общите нам, какие модели Вас интересуют, мы с удовольствием вышлем Вам их подробное описание и чертежи.

Искренне Ваши,

7. Уважаемые господа!

Ваш запрос касательно марганцевой руды.

Благодарим за Ваш запрос от 15 марта сего года. К сожале­нию, вынуждены сообщить Вам, что в настоящее время мы не можем предложить Вам руду, содержащую 85% двуокиси мар­ганца, для немедленной отгрузки.

Мы могли бы выслать Вам предложение на руду с содержани­ем 80% двуокиси марганца, если такое качество руды Вас устроит.

С интересом ожидаем Вашего ответа.

Искренне Ваши,

8. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваш запрос от 14 марта касательно пара­фина.

273

С удовольствием сообщаем Вам, что сегодня мы выслали Вам посылкой следующие образцы парафина:

Сорт А — точка плавления 52—54°С. Сорт В — точка плавления 51—52°С.

Мы можем предложить Вам 100 тонн парафина Сорта А по цене 85 фунтов стерлингов за метрическую тонну и 100 тонн Сорта В по цене 80 фунтов стерлингов за метрическую тонну. Обе цены включают плату за доставку на условиях СИФ Гулль. Доставка может быть осуществлена из Санкт-Петербургского порта в течение трех недель после получения Вашего заказа. Ус­ловия оплаты и другие условия изложены в прилагаемой копии наших общих условий продажи, являющихся неотъемлемой ча­стью данного контракта.

Это предложение остается в силе в случае, если товар не бу­дет продан до получения Вашего ответа. Пожалуйста, сообщите о Вашем решении как можно раньше.

С уважением,

9. Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашей телеграммы от 20 января сле­дующего содержания: «ПОЖАЛУЙСТА, ПРИШЛИТЕ ПРЕДЛО­ЖЕНИЕ ОДНУ ТЫСЯЧУ ТОНН 80 ПРОЦЕНТОВ МАРГАНЦЕ­ВАЯ РУДА».

В ответ предлагаем Вам (предложение остается в силе в тече­ние восьми дней с сегодняшнего дня):

снизить цену и пересмотреть другие условия, и как можно скорее прислать нам новое предложение.

Искренне Ваши,

ОБСУЖДЕНИЕ ЦЕН И УСЛОВИИ. АКЦЕПТОВАНИЕ ИЛИ ОТКЛОНЕНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИИ

It may happen that a customer deems prices too high. Then he will give the seller his reasons why the price should be reduced. He

274

supports his points by submitting the prices Offers of competitors which are lower than those demanded by his present supplier.

The exporter, in his turn , will see to it that the prices he obtains are on the level of world market prices. He may and persuadethe cus­tomer to pay a higher price. Of strong language is out of place here, too.

N o t e s:
to deem v	считать, находить
to support one’s points	поддерживать свою точку зрения
in his turn	в свою очередь
to obtain v	получать
to persuade v	убеждать
level	уровень
to submit v	предоставлять (документы)

Expressions Most Commonly used in the Discussions Concerning Prices

We must point out that your prices are considerably higher than those of your competitors.	Мы должны указать на то, что Ваши цены значительно выше цен Ваших конкурентов.
Should be prepared to buy If you could reduce your prices by 5 per­cent.	Мы готовы купить... , если Вы снизите цену на 5%.
We are surprised to learn that...	Мы с удивлением узнали, что...
The price being as high as the one quoted by you, we must say that we shall be marketing the goods at the smallest of the profit margins.	Если цена будет такой высокой, как Вы предлагаете, то мы будем продавать товар лишь с минимальной прибылью.
Your price being too high, you will realize that your chances of securing this order are very slight.	Так как Ваша цена чересчур высока, Вы должны понять, что Ваш шанс получить этот заказ очень невелик.

275

(продолжение)

We suggest that you should revise your offer.	Мы предлагаем Вам пересмотреть Ваше предложение.
It is felt here that the fair price would be in the region ... .	Здесь многие считают, что справедливой будет цена около ... .
We are interested in keeping the stable business connection with you. However, given the prices which we cannot consider to be justified ... .	Мы заинтересованы в сохранении стабильных деловых отношений с Вами. Однако при ценах, которые мы не можем считать оправданными ... .
We regret not being able to accept your offer as other firms have offered us better prices and more favorable terms.	Мы сожалеем о невозможности принять Ваше предложение, но другие фирмы предложили нам более низкие цены и более благоприятные условия.
If you are in the position to quote us lower prices and improve your terms, we may revert to the matter again.	Если Вы можете котировать более низкую цену и предложить лучшие условия, мы могли бы вернуться к обсуждению этого вопроса.
We are surprised to hear that you consider our prices to be higher than those of our competitors.	Мы с удивлением узнали, что Вы считаете наши цены более высокими, чем цены конкурентов.
Having reexamined the matter and found that the increase in production costs is not so high as we had at first expected, we are pleased to inform you that we can reduce the prices.	Вновь исследовав проблему, мы установили, что повышение затрат не так значительно, как мы предполагали вначале, и поэтому рады сообщить Вам, что можем понизить цену.
We should be prepared to allow you 5 per cent discount from the prices quoted by us.	Мы готовы дать Вам пятипроцентную скидку с цен, предложенных нами.
Having carefully examined the matter, we have found means to reduce the prices to...	Внимательно исследовав проблему, мы нашли способ снизить цену до...

276

(продолжение)

We can not sell at the prices you indicate but have to...	Мы не можем продать по цене, указанной Вами, но должны настаивать на...
Please let us know whether you can accept these prices. otherwise we are reluctantly compelled	Пожалуйста, сообщите, приемлемы ли для вас эти цены. В противном случае мы вынуждены будем отменить заказ.

EXAMPLES Or LETTERS

I General outline of policy by importer buying cook sieves

London, 2008 Mr. Smirnov,