5.6 Процесс приобретения материалов

Этапы осуществления закупок можно изобразить схемой, приведенной на рисунке 5.6.

Рисунок 5.6 Этапы осуществления закупок

Процессу приобретения материалов должно предшествовать доскональное исследование рынка продавцов.

Алгоритм исследования рынка представлен на рисунке 5.7.

Рисунок 5.7 Алгоритм исследования рынка

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, контроль за выполнением заказов, завершение процесса приобретения.

Составление заявок.

Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствую­щими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.

Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.

В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие вопросы:

• Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производства?

• Оправданы ли эти потребности?

• Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности?

• Можно ли упростить конструкцию производимого изделия?

• В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?

Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Выбор поставщиков. В процессе осуществления закупок выбор поставщика является первой и самой важной задачей, определяющей надежность и экономичность функционирования системы на весь запланированный период.

При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободн ых мощностей.

В западных странах учитываются даже такие показатели, как возможность производить необходимые испытания используемого сырья и готовой продукции, наличие соответствующих документов о проведении этих испытаний;

к валификация кадров, в том числе их подготовка и переподготовка (управление процессом повышения квалификации работников связано с определением результатов анализа различий в фактической и потребной квалификации рабочей силы);

психологический климат в коллективе (от этого зависит и производительность, и качество продукции поставщика);

риск забастовок (определяет возможность задержек поставок, а, следовательно, срыва выполнения плановых заданий);

ф инансовое положение (банкротство поставщика ставит под угрозу существование и потребителя его продукции, а, следовательно, требует или срочного спасения «тонущего» поставщика в виде финансовых вливаний, или срочных поисков другого поставщика, что связано с дополнительными затратами времени и финансовых ресурсов и предполагает временное прекращение выпуска продукции).

Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и так как далее.

Правила отбора источников информации: нельзя ограничиваться одним источником информации, независимо от объема и глубины предоставляемой им информации; как минимум один источник информации должен быть независимым.

Из списка поставщиков, имеющих прочную репутацию, выбираются те, кто предлагает наиболее выгодные условия с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.

Основными видами закупок являются:

• оптовые закупки (одна большая партия за один раз);

• регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое количество материалов, которые поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода);

• ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов);

• получение материала по мере необходимости;

• единичные закупки (материал заказывается в том случае, если он требуется и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать материал по мере необходимости).

Д окументально заказ оформляется посредством заключения контракта между поставщиком и потребителем материала.

Основные условия контракта.

Предложение и принятие предложения:

контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает партию товаров по назначенной цене, а другая сторона принимает это предложение;

Финансовые условия:

Контракт должен иметь стоимость, то есть он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

П раво заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием.

Законность. Контракт обязан быть законным, то есть всецело отвечать юридическим нормам страны.

Структура контракта предусматривает определение предмета контракта, указание качества и количества товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон, порядок разрешения споров.

К онтроль за выполнением заказов.

Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта – необходимый признак завершения сделки. Большое значение имеет приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:

• нужного качества;

• в нужном количестве;

• в обусловленное время;

• за оговоренную цену.

К упля-продажа соответствующим образом документально оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительного письма, в которых указывается количество товаров и время поставки.

Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.