14.1.2 Формулирование и диагноз проблемы

Данный этап предполагает редукцию проблем, их анализ и постановку диагноза.

Редукция или упрощение проблемы достигается в процессе анализа создавшегося положения (проблемной ситуации) и имеет целью свести проблему к задаче развития и (или) совершенствования системы управления материальными потоками.

Анализ сложившейся ситуации сводится к поиску ключевых причин проблемной ситуации. Первой фазой в диагностировании сложной проблемы является осознание симптомов проблем. В качестве симптомов служат характеристики поведения или функционирования системы.

О наличии того или иного симптома можно судить по отклонениям от нормального протекания процессов в логистической системе или ее окружении.

Среди симптомов и причин неудовлетворительного состояния управления материальными потоками на этапе распределения готовой продукции можно указать:

1. Выбор нерациональных способов доставки продукции.

2. Разбросанность конечных пунктов транспортировки.

3. Недостатки и ошибки в планировании процесса распределения.

4. Недооценка возможностей маркетинга при планировании процесса реализации.

5. Отсутствие или недостаточность контроля запасов готовой продукции.

6. Недостатки в регулировании процессов доставки продукции.

7. Недостаточные контакты и связи предприятия с потребителями.

8. Несогласованность планов и графиков доставки продукции потребителям.

Анализ симптомов и проблем производят в двух направлениях:

• по составляющим системы управления материальными потоками: организация управления, управление ходом и сроками выполнения производственных заказов, управление материальным обеспечением производства, управление запасами, управление поставками готовой продукции;

• по этапам управленческого цикла: организация, планирование, контроль и регулирование, координация действий.

В процессе диагностики осуществляется селекция причин и выделяются те из них, которые достаточно значимы, и те, которые играют несущественную роль.

По результатам анализа симптомов причин устанавливается диагноз проблемы. Диагноз содержит указания об основных направлениях желаемых изменений и области их действия.

14.1.3 Выбор вариантов решения проблемы

Систематизация данных, характеризующих фактическое состояние системы управления материальными потоками, и симптомов причин проблемной ситуации позволяет спланировать варианты решения проблемы. Выбор оптимального варианта производится в четыре этапа:

н а первом устанавливается возможность полного или частичного решения проблемы,

на втором формируются варианты решений,

на третьем предложенные варианты сравниваются между собой и оцениваются с точки зрения выбранных критериев,

на четвертом этапе выбирается вариант решения проблемы и осуществляется проверка полученного результата.

По завершении первого этапа решения проблемы возможен один из двух вариантов действий: подготовка частичного решения или проведение проверки полного решения проблемы. Каждая из этих работ, в свою очередь, может привести и к положительным, и к отрицательным результатам. Так, если полное решение невозможно, ветвь с отрицательным результатом ведет к частичному решению, а ветвь с положительным результатом – к выбору варианта полного решения проблемы. При проверке принятого решения отрицательный вариант указывает на поиск новых гипотез и предполагает повторное формулирование проблемы. При положительном ответе решение является окончательным и возможен переход к его внедрению.

14.2 АВС-анализ в управлении материальными потоками

АВС-анализ является одним из методов рационализации, который может использоваться во всех функциональных сферах деятельности предприятия. АВС-анализ позволяет:

1. выделить наиболее существенные направления деятельности;

2. направить деловую активность в сферу повышенной экономической значимости и одновременно снизить затраты в других сферах за счет устранения излишних функций и видов работ;

3. повысить эффективность организационных и управленческих решений благодаря их целевой ориентации.

В управлении материальными потоками с помощью АВС-анализа устанавливаются и изучаются соотношения следующих факторов:

• количество и стоимость приобретенных материалов по отдельным позициям и группам;

• количество и стоимость израсходованных материалов по отдельным позициям и группам;

• количество счетов, выставленных поставщиками, и размеры оплаты по этим счетам;

• количество поставщиков и размеры их оборота;

• количество и стоимость отдельных материалов.

При дифференцированном подходе к организации закупок и управлению складскими запасами ABC-анализ позволяет добиться существенного снижения затрат. Для повышения эффективности принимаемых решений необходим индивидуальный подход к определению сроков и размеров заказа по каждому материалу. Поскольку такой метод связан с большими затратами времени, его целесообразно использовать только там, где он приносит наибольший эффект. Иными словами, нерационально уделять позициям, играющим незначительную роль в производстве, то же внимание, что и материалам первостепенной важности. Это получившее широкое признание положение известно как принцип Парето. Суть его состоит в том, что на несколько изделий из всей совокупности производимых, продаваемых, покупаемых или хранимых изделий приходится значительная часть расходуемых или приобретаемых ресурсов. Применительно к политике материальных запасов последнее означает, что на ограниченное число поставок приходится основная масса используемых материалов.

Для проведения ABC-анализа необходимо:

1. установить стоимость каждого наименования материала (для покупных деталей принимаются цены поставщика);

2. расположить материалы по мере убывания издержек;

3. суммировать данные о количестве и издержках на материалы и нанести их на схему;

4. разбить материалы на группы, в зависимости от их удельного веса в общих издержках. Поскольку 75-80% затрат приходится на 15-20% всех материалов, то наиболее тщательный контроль осуществляется в отношении именно этой группы.

Контроль и регулирование запасов осуществляются по-разному в зависимости от класса материала. Ниже приводится перечень операций, которые проводятся с материальными запасами.

Материалы класса А. Тщательно определяются размеры и моменты выдачи заказов. Величина затрат на выдачу и оформление заказов, хранение материалов пересматриваются каждый раз при размещении очередного заказа. Устанавливается строгий контроль и регулирование запасов.

Материалы класса В. Определяются экономичные размеры и момент выдачи повторного заказа. Осуществляется обычный контроль и сбор информации о запасах, что позволяет своевременно обнаружить основные изменения в использовании материальных запасов.

Материалы класса С. Никаких расчетов не производится. Размер повторного заказа устанавливается таким образом, чтобы поставки осуществлять в течение 1–2 лет. Пополнение запасов регистрируется, но текущий учет уровня запасов не ведется. Проверка наличных запасов проводится периодически один раз в год. Ход выполнения поставщиком обязательств по поставке материалов класса А и В контролируется путем создания непрерывной или периодической

Пример: Предприятие использует около 200 наименований различных материалов. В таблице 14.1 приведены данные, характеризующие прямые издержки по закупке для семи наименований материалов. К этим материалам относятся изделия из золота (группа А), серебряные изделия (группа В) и бижутерия )группа С).

Таблица 14.1 Издержки при закупке

Материал	Удельный вес в общем количестве наименований, %	Годовая потребность, ед.	Цена, ден. ед.	Издержки по закупкам, тыс. ден. ед.	Издержки по закупкам, нарастающим итогом, тыс. ден. ед.	Удельный вес в общих издержках, %	Класс материала
1	14,20	650 000	1100	715 000	715 000	66,42	А
2	28,57	35 000	6000	210 000	925 000	85,92	В
3	42,86	40 000	1650	66 000	991 000	92,05	В
4	57,14	95 000	300	28 500	1019 500	94,70	С
5	71,42	30 000	900	27 000	1 046 500	97,20	С
6	85,71	82 000	250	20 500	1 067 500	99,16	С
7	100,0	8000	1200	9600	1 076 600	100,0	С

Эти данные получены следующим образом.

• Рассчитан годовой оборот по каждому наименованию материала. Он определен путем умножения закупочных цен на количество единиц материала, потребляемых в течение года.

• Все позиции материала распределены по мере убывания годового оборота.

• Всем позициям присвоены порядковые номера, не зависящие от номенклатурных.

• Годовые обороты просчитаны нарастающим итогом, поэтому, например, материалу с порядковым номером 5 соответствует суммарный годовой оборот по первым пяти позициям.

• Рассчитана процентная доля годового оборота нарастающим итогом и процентное отношение порядкового номера к общему количеству наименований материалов.

Из таблицы 14.1 видно, что большая часть издержек связана с закупкой трех наименований материалов. Результаты ABC анализа представлены в таблице 14.2. Графически они интерпретируются кривой, изображенной на рисунке 14.2. Из графика видно, что примерно 66% издержек приходится на 14% от общего количества материалов и только 8% – на материалы, составляющие 57% в общем количестве.

Таблица 14.2 Результаты АВС-анализа

Класс мате- риала	Количество наименований материалов	Удельный вес, в общем количестве наименований, %	Издержки по закупкам, тыс. ден.ед.	Удельный вес в общих издержках, %
А	1	14,29	715 000	66,42
В	2	28,58	276 000	25,64
С	4	57,13	85 600	7,94
Итого	7	100	1 076 600	100

Удельный вес в общем количестве наименований, %

Рисунок 14.2 Графическая интерпретация результатов расчетов

14.3 XYZ-анализ в управлении материальным потоком

XYZ-анализ материалов предполагает оценку их значимости в зависимости от частоты потребления. Если рассматривать потребление отдельных видов материалов в течение длительного периода, то можно установить, что в их числе есть материалы, имеющие постоянный и стабильный спрос; материалы, расход которых подвержен определенным, например сезонным, колебаниям, и, наконец, материалы, расход которых носит случайный характер. Поэтому в пределах каждого из классов А, В и С материалы могут быть распределены еще и по степени прогнозируемости их расхода. Для такой классификации используются символы X, Y, Z.

К классу X относятся материалы, спрос на которые имеет постоянный характер или подвержен случайным незначительным колебаниям, поэтому поддается прогнозированию с высокой точностью. Удельный вес таких материалов в общей номенклатуре, как правило, не превышает 50–55%.

К классу У относятся материалы, потребление которых осуществляется периодически либо имеет характер падающей или восходящей тенденции. Их прогнозирование возможно со средней степенью точности. Их удельный вес в общей номенклатуре составляет около 30%.

К классу Z относятся материалы, для которых нельзя выявить какой-либо закономерности потребления. По этой причине прогнозирование их расхода невозможно (они составляют 10 - 15% общей номенклатуры).

В качестве показателя, характеризующего возможные колебания в потреблении материалов, может использоваться коэффициент вариации

(14.1)

где – стандартное отклонение, определяющее степень фактического расхода материала в течение анализируемого периода относительно средней величины; – средняя величина расходования материала;

(14.2)

где X_t – фактический расход материала в t-м периоде; Т – число наблюдаемых периодов.

Для проведения XYZ-анализа необходимо:

1. установить средний расход каждого вида материала с учетом колебания потребности в них по периодам, это могут быть, например, сезонные колебания;

2. рассчитать коэффициент вариации по каждой номенклатурной позиции;

3. расположить материалы по мере убывания коэффициентов вариации;

4. суммировать данные о количестве материалов в соответствии с возрастанием коэффициентов вариации, нанести их на схему;

5. разбить материалы на группы в зависимости от вариации спроса.

Пример: Предположим, что спрос на материал в течение периода изменяется незначительно. Определим коэффициент вариации спроса, используя данные таблицы 15.5.

Таблица 14.3 Спрос на материал

Количество расходуемого материала, ед.	Периоды
2000	I квартал		25	625
1800	II квартал	1975	-175	30 625
2100	III квартал		125	15 625
2000	IV квартал		0	0
7900	4			46 875

Практика расходования материалов с разной степенью предсказуемости спроса позволила установить границы изменения коэффициентов вариации по классам X, Y и Z в зависимости от удельного веса конкретной позиции материала в общей номенклатуре.

Г рафическая интерпретация XYZ распределения материалов представлена на рисунке 15.6.

Рисунок 14.3 Распределение материалов по методу XYZ

XYZ-анализ служит вспомогательным средством при подготовке решений по совершенствованию планирования материального обеспечения производства. Если такой анализ проводится самостоятельно, то для материалов класса X можно рекомендовать закупки в соответствии с плановой потребностью синхронному их расходу в производстве, для класса Y – создание запасов, а для класса Z – приобретение по мере возникновения потребности.