Тема 15. Атестація персоналу

1. Поняття та завдання атестації персоналу.

2. Об'єкти та показники атестації.

3. Організація і методи атестації.

4. Етапи проведення атестації.

1. Поняття та завдання атестації персоналу

Атестація — процедура визначення рівня, кваліфікації знань, практич­них навиків, ділових якостей працівників і встановлення їх відповідності (не відповідності) робочим місцям, посадам, які вони займають, виявлен­ня їх потенціальних можливостей. Мета атестації - раціональне розміщен­ня працівників, ефективне використання їх знань, навичок, умінь. За ре­зультатами атестації керівник організації має право приймати рішення щодо: підвищення (пониження) працівника в кваліфікаційній категорії; підвищення (пониження) посадового окладу; визначення винагород; ви­рішення підвишення кваліфікації, набуття нової спеціальності. Основне завдання атестації — не контроль виконання, а виявлення резервів підви­щення рівня віддачі працівників.

Атестація — спеціальна комплексна оцінка сильних і слабких сторін працівників (знань, навиків, умінь, рис характеру), рівня їх відповідності вимогам посади, діяльності та їх результативності.

Атестація спрямована на пошук резервів підвищення продуктивності праці, зацікавленості працівників у результатах своєї праці та організації; на оптимальне використання економічних стимулів і соціальних гарантій, а також на створення умов для динамічного і всебічного розвитку особис­тості. Атестація - це особливий вид оцінювання персоналу. її особливість полягає в тому, що:

- використовуються різні методи оцінки тих чи інших характеристик людини;

— передбачається залучення колективу (його представників) до підго­товки матеріалів і безпосереднього проведення атестації. При цьому про-

водяться опитування працівників, готуються характеристики за участю гро­мадськості, створюється атестаційна комісія з провідних фахівців і представ­ників громадськості;

- хід підготовки атестації, зміст матеріалів, які подаються на атеста­цію та Гї результати, висвітлюються та обговорюються в колективі.

Відповідно до існуючої практики атестація повинна проводитись пе­ріодично, тобто один раз в п'ять років; відносно керівників і спеціалістів виробничих галузей народного господарства -один раз в три роки; майстрів, начальників цехів - один раз в два роки.

Видідяють три види атестації: підсумкову, проміжну і спеціальну.

Підсумкова атестація — це повна і всебічна оцінка виробничої діяль­ності працівників за весь період. Це оцінка минулого, без якої важко зро­зуміти сучасне і робити висновки щодо готовності людини до майбутньо­го. Але навіть найпрекрасніші успіхи в минулому не гарантують їх у май­бутньому, оскільки все змінюється, і тому потрібна оцінка особистих якостей, що дозволить передбачити поведінку людини в нестандартних ситуаціях. Цей вид атестації проводиться раз втри-п'ять років.

Проміжна атестація проводиться через відносно короткий період, і кожна наступна атестація грунтується на результатах попередньої. В США інтервал між атестаціями в промисловості складає для молодщих служ­бовців і робітників - шість місяців, для спеціалістів і керівників - один рік.

Спеціальна атестація проводиться у випадках необхідності. Так, на­приклад, направлення працівника на навчання, затвердження на нову по­саду, підвищення заробітної плати тощо.

Отже, атестація - це оцінка показників якості працівників. Періодич­не оцінювання цих якостей дозволяє визначити, чи є цінним даний пра­цівник для організації; обгрунтувати доцільність підвищення оплати; оці­нити ефективність роботи служби персоналу в тих випадках, коли набір кадрів здійснювався без узгодження з майбутнім безпосереднім керівни­ком.

Атестація виконує як явні, так і латентні (приховані) функції. До яв­них належить встановлення факту відповідності конкретного працівника вимогам посади, яку він займає. Отже, ціль атестації - прийняття офіцій­ного рішення, яке зберігає (підтверджує) або змінює соціальний статус (ста­новище, посаду) атестованого. Ціллю атестації може бути також контроль за виконанням поставленого завдання, виявлення невикористаних мож­ливостей, вирішення питання про шляхи, форми навчання, перепідготов­ку.

Латентні функції атестації досить різноманітні. До них належить: по­глиблене знайомство з підлеглими, їхніми можливостями і здібностями; обгрунтування раніше прийнятих кадрових рішень; усунення кругової по­

руки і взаємної невимогливості в колективі; перекладання відповідальності за розміщення кадрів на атестаційну комісію; підвищення відповідальності підлеглих; отримання підстави для звільнення працівників, планування кар'єри.

В західних фірмах дані атестації заносять в «інвентаризаційну карту» працівника. Нашим законодавством передбачено, що атестація праців­ників є умовою формування персоналу в підприємствах та умовою зміни трудового договору, умовою стимулювання працівників до підвищення кваліфікації, покращення якості роботи.

За результатами атестації складають схему посад, з визначенням того, як потрібно працювати з кожним працівником. Ефективність атестації визначається передусім Гї об'єктивністю, гласністю, безперервністю і до­сягається:

- повнотою системи показників діяльності й поведінки працівників, які використовуються для оцінки;

- достатністю та вірогідністю інформації, яка використовується для розрахунку показників;

-узагальненням результатів діяльності й поведінки працівників за весь міжатестаційний період і динаміки змін цих результатів;

- демократичністю оцінки, тобто широким залученням до неї колег і підлеглих.

Успіх атестації визначається перш за все використанням достовірних даних, об'єктивним і доброзичливим ставленням до того, кого атестують, знанням, ясністю цілей, чіткістю зіставлення критеріїв і показників оцін­ки.

Атестаційна оцінка є складовою мотивації і може впливати на зміну поведінки працюючих. Загальна позитивна оцінка покращує результати роботи у 79-90 % випадків і одночасно сприяє формуванню завищеної самооцінки. Загальна негативна оцінка формує невпевненість у праців­ників, що не сприяє ефективності праці. Атестація виконує функцію кон­тролю і стимулювання.

Суть контрольної функції - в періодичній перевірці відповідності діло­вих і особистих якостей працівників вимогам робочого місця чи посади. Це є контроль-стимулювання, покращення підбору і розстановки кадрів.

Функція стимулювання спрямована на підвищення зацікавленості працівників у постійному професійному розвитку, покращенні своїх діло­вих і особистих якостей, результатів роботи як умови успішного проход­ження атестацій.

Завданням кадрових служб з питань атестації є розробка на основі дію­чого законодавства конкретних положень і принципів, контролю їх засто­сування та накопичення й збереження інформації про персонал. Вихідни­ми даними для атестації персоналу є: моделі робочого місця, особисті спра­

ви працівників, результати оцінки персоналу; анкета «Вакансія», анкета «Атестація», правила внутрішнього розпорядку, контакти працівників, штатний розклад, положення про оплату, посадові інструкції.

2. Об'єкти та показники атестації

Безпосередніми об'єктами атестації виступають:

- результати праці працівників за певний період часу;

- відношення до виконання своїх обов'язків;

- творчий потенціал працівника, ділові якості, здібності до певного виду діяльності.

в міру відмінностей функцій працівників, ці напрями мають неодна­кове значення і форми їх прояву для різних категорій персоналу. У зв'язку з цим об'єктивно розрізняють фактори і показники оцінки.

Фактори - набір характеристик оцінюючого, шо дає можливість одер­жати повну уявлення про нього.

Показники — це міра вираження цих цінностей. Крім того, необхідно виділити головне поняття, критерій оцінки, це своєрідна межа, за якою стан фактора оцінки буде відповідати (не відповідати) встановленим ви­могам. На практиці існує два підходи до атестації. Перший - це контроль за діяльністю працівників і Гї оцінка, результатом якої є стимулювання, покарання, просування по службі. Другий підхід акцентує увагу на пошу­ках шляхів удосконалення роботи й самореалізації працівника.

Фактори оцінки ділять на основні і допоміжні. До основних відносять ті показники, які найбільш повно і точно характеризують результати діяль­ності й поведінки працівників. Допоміжні доповнюють окремі основні, сприяють крашому їх розумінню. Вони можуть бути й уточнюючими.

Встановлення факторів оцінки не означає, що всі працівники повинні відповідати всім вимогам, вони служать орієнтирами для оцінки.

Показники, за допомогою яких оцінюють результат праці і поведінку працівників, можуть бути кількісними та якісними, оскільки діяльність оцінюється комплексно і масштабно.

До основних факторів оцінки, які застосовуються при атестації більшості працівників, відносять:

- професійні (знання, навики, досвід);

- моральні (працездатність, принциповість, самокритичність, чесність);

• —вольові(енергійність, напористість);

- ділові та організаційні (ініціативність, самостійність, зібраність, дис­циплінованість, лідерство, творчий підхід до справи);

- потенційні здібності, тобто ще не виявлені можливості.

При цьому працівника атестують тільки з точки зору відповідності його вимогам робочого місця. Особистістьлюдини, як така, оцінці не підлягає,

не можна робити висновків, добра чи погана ця людина. Основними фак­торами оцінки керівників можна вважати: моральні і вольові якості, еру­дицію, організаторські здібності, загальні результати роботи підрозділу чи організації. Для спеціалістів факторами оцінки будуть: компетентність, творча активність, потенційні можливості, вміння відстоювати свою точ­ку зору. Результати їх праці можуть оцінюватись мірою досягнення постав­лених цілей, оперативністю, повнотою виконання завдань. Основними факторами оцінки кваліфікації працівника є виробничий стаж, ділові якості оцінці не підлягають.

У спеціальній літературі оцінку керівників та спеціалістів промислових підприємств рекомендують проводити з врахуванням таких показників:

- для директора - обсяг виробництва й реалізації, продуктивність праці, прибуток, рентабельність;

- для заступника директора з персоналу - плинність кадрів (основ­ний фактор), дисципліна (кількість прогулів), обсяг реалізації;

- для головного інженера - використання потужностей, коефіцієнт змінності, якість продукції, зниження витрат;

- для начальника відділу кадрів - 'їх плинність, укомплектованість (ос­новний фактор), кількість прогулів, стан підготовки і підвишення квалі­фікації працівників;

- для майстра - виконання завдань обсягу виробництва,зростання продуктивності праці, дисципліна праці, якість продукції.

Діяльність людей оцінюється на основі таких факторів, як комп­лексність, масштабність, управлінська й технологічна складність. Оцінку стандартних робіт можна проводити за затратами часу на виконання ос­новних обов'язків, запланованих і незапланованих.

Оцінку ділових якостей майже завжди здійснює безпосередній началь­ник робітника, оскільки він несе персональну відповідальність за якість роботи. Для цього пропонується використовувати: картки оцінки, конт­рольні листи зіставлення з «еталонним» робітником, зіставлення ділових якостей робітників.

Найбільш поширеним є метод «Карток оцінки». Такі картки містять пе­релік різних ознак, котрі може мати робітник. Кожна ознака має шкалу оцін­ки. За цією шкалою визначають оцінку ознаки конкретного робітника.

Контрольний лист являє собою перелік запитань, на котрі мають бути відповіді «так» чи «ні».

Ідея методу зіставлення з «еталонним» робітником полягає втому, шоб порівняти працівника із зразковим робітником заданим фахом. Таке зістав­лення дає можливість виявити кращого серед декількох кандидатур.

Певно, що наведені методи не є досконалими. Вони багато в чому суб'єктивні. Проте, краще мати наближені оцінки, ніж їх зовсім не фор­мувати.

3. Організація і методи атестацГі'

Атестація є досить поширеною формою роботи з персоналом, вона активно застосовується всіма організаціями. Об'єктом атестації є персо­нал підприємства.

Проведення атестаціїрегламентуєгься законодавчими і нормативно-мегодич-ними актами держави. Разом з цим підприємства, в межах законодавчого поля, мо­жуть розробляти власні положення про атестацію працівників, виходячи із конк­ретних цілей і завдань.

Підготовка і проведення атестації організовується адміністрацією підприємства з обов'язковою участю профспілки.

Відповідно до вимог законодавства встановлюються: термін, список працівників, шо будуть проходити атестацію, склад комісії, правила і кри­терії атестації і графік проведення.

Підготовка до проведення атестації передбачає опрацювання необхід­них документів, організацію роз'яснювальної роботи щодо цілей і поряд­ку проведення атестації.

На кожного працівника, який підлягає атестації, безпосередній керів­ник готує характеристику з усебічною оцінкою відповідності професійної підготовки й ділової кваліфікації працівника наявним вимогам щодо відпо­відної посади; ставлення до роботи та виконання посадових обов'язків; 1 іоказники результатів роботи за минулий період; виконання рекомендацій попередньої атестації.

Атестаційну комісію підприємства очолює голова, який призначаєть­ся, як правило, із заступників керівника підприємства. Членами комісії є провідні фахівці підприємства, представники громадських організацій, експерти — висококваліфіковані спеціалісти, уповноважені проводити оцінки.

Повноваження комісії поширюються на час, визначений наказом, що забезпечує певну стабільність і ротацію членів комісії.

Працівника перед атестацією потрібно попередньо ознайомити з усі­ма поданими на нього матеріалами за два тижні до атестації. На засідання атестаційної комісії його запрошують разом з керівником відповідного підрозділу. Після детального ознайомлення з поданими матеріалами, бе­сіди з атестантом, виступу керівника підрозділу (за необхідності) комісія голосуванням визначає одну з трьох оцінок:

- відповідає посаді;

- відповідає посаді за умови виконання рекомендації комісії з повтор­ною атестацією через рік;

- не відповідає посаді.

У випадку нез'явлення атестанта на комісію без поважних причин ко­місія може провести атестацію без нього.

Атестаційній комісії дається право вносити пропозиції щодо підвищен­ня посадових окладів, просування працівника на посаді, переведення в інщі підрозділи з огляду на особисті якості та професійну підготовку; направ­ляти на підвищення кваліфікації. Висновки й пропозиції атестаційної комісії використовуються для соціального захисту працівників, які атес­туються, на основі суб'єктивності висновків атестаційної комісії і керів­ництва враховують питому вагу оцінок і висновків, які виставлені праців­никові. На основі вітчизняного та зарубіжного досвіду атестації працівників встановлено наступні значення питомої ваги оцінок працівників, які вони одержали при атестації (табл.).

Ці значення, а також вага оцінок не можуть бути кінцевими, вони тільки є результатами аналізу певного нагромадженого досвіду і, природно, підлягають ко­ригуванню і змінам. Керівник організації з врахуванням рекомендації комісії в уланоапенсАіупорядкупіжймаєріщення.

Застосування сучасних методів об'єктивної оцінки праці управлінсь­ких працівників, і особливо керівників, в умовах ринкової економіки і де­мократизації управління набуває особливого значення. Тому із великої кількості методів, які розроблені практикою управління, доцільно реко­мендувати комплексний метод, в основі якого є поєднання оригінальних методів: «мозковий щтурм», анкетування, порівняльний аналіз, соціоло­гічне опитування і експертних оцінок. Суть цього методу в тому, що керів­никам, які проходять атестацію, видається типовий набір питань, що мо­делюють портрет особистості людини. Основними документами для атес­тації персоналу за допомогою комплексного методу є: атестаційна картка з короткими біографічними даними працівника; опитувальний лист атес­танта, де визначається його бажання в професійному та службовому рості; анкета «Атестація», яка є основним документом атестаційної комісії і вклю­чає 25 різноманітних питань. Кожне питання включає сім порівняльних характеристик за ознакою «від відмінного до поганого», із яких потрібно вибрати найбільщ типові для конкретного працівника. Кожній характе­ристиці присвоюються бали від 7 до 1, додаючи їх по всіх питаннях, можна одержати оцінки атестантів.

Усвою чергу, бальні оцінки групують за відомими якісними оцінками:

— відмінно 151 — 175 балів; -добре 101 - 150 балів;

— задовільно 51 — 100 балів;

— незадовільно 25 — 50 балів.

Питома вага оцінок при атестації

Таблиця

Характер оцінок	Вид і зміст оцінок	Питома вага оцінок
1. Об'єктивний (база -індивідуальні оцінки за контролем знань, тестів і т.д.)	1.1. Оцінка професіоналізму (знання, навички, уміння), яку одержано за допомогою тренажерів, ЕОМ 1.2. Оцінка ділових, особистих якостей	ЗО % 10%
2. Об'єктивний (база - узагальнена група суб'єктивних оцінок)	2.1. Оцінка і висновки атестаційної комісії	20%
3. Суб'єктивний	3.1. Оцінка безпосереднього керівника 3.2. Оцінка керівника, який має право на прийняття рішення	10% 30%
За результатами атестації		100%

Виходячи із якісних оцінок, що затверджені атестаційною комісією, підготовляють рекомендації дирекції підприємства:

- відмінно - заслуговує підвищення;

- добре - залищити на посаді, або перевести на рівнозначну;

- задовільно - доцільно понизити на посаді або направити на навчання;

- незадовільно - підлягає звільненню.

Використання комплексного методу дозволяє виключити формалізм і суб'єктивізм в атестації персоналу, посилити гласність і об'єктивність в оцінці, стабілізувати соціально-психологічний клімат в колективі. При застосуванні даного методу, обов'язковою умовою є абсолютна підтримка перщого керівника, який особисто має очолювати атестацію персоналу і практично реалізувати її результати через кадрові служби. Без цього атес­тація буде мати формальний характер і не дасть позитивних результатів. Комплексний метод оцінки персоналу грунтується на використанні трьох груп методів:

- методи описного характеру (біофафічний метод; метод усних і пись­мових оцінок, метод групових дискусій, метод еталону, матричний метод та метод вільного й обов'язкового відбору оцінювальних ситуацій).

- комбіновані методи - методи в основі яких лежить описний прин­цип, але формалізований при допомозі умовних кількісних показників (метод суми оцінки, метод заданих фупувань, тестування).

- псевдокількісні методи оцінки (метод рангів, метод парних по­рівнянь).

229

4. Етапи проведення атестації

Атестація працівників проводиться в усіх підрозділах підприємства. Пе­релік посад, які підлягають атестації, і терміни Гї проведення визначають­ся керівником підприємства.

Атестація працівників включає такі етапи:

- підготовка до проведення атестації;

- проведення атестації;

- прийняття рішень за результатами атестації. Підготовчий період — це етап, протягом якого:

- складається перелік працівників, які повинні пройти атестацію;

- визначається склад атестаційної комісії;

- йде підготовка потрібних документів на атестантів;

• - ведеться організація роз'яснювальної роботи про ціді та порядок ате­стації;

- розробляються графіки проведення атестації.

Керівники, призначення і звільнення яких з посад проводиться виши-ми інстанціями, проходять атестацію в цій же організації.

Від чергової атестації звільняються керівники і спеціалісти, які пра­цюють на посаді менше одного року.

Графіки проведення атестації доводяться до відома атестантів за місяць до Гї початку, а документи на них подаються атестаційній комісії за два тижні до початку.

Для проведення атестації створюється атестаційна комісія. Пропози­цію про склад комісії вносить менеджер з персоналу. Офіційний склад ате­стаційної комісії оголошується і затверджується наказом керівника підприємства.

Повноваження атестаційної комісії визначаються на увесь термін, шо забезпечує стабільність і ротацію членів комісії.

Підготовкою атестаційних листів займається секретар комісії, а відгу-ками-характеристиками на атестантів — безпосередній їх керівник.

Співробітники, які є членами комісії, від основних обов'язків не звільняються.

Підготовчий етап закінчується за два тижні до початку атестації, що дозволяє членам комісії вивчити документи атестантів.

Етап безпосередньої атестації починається з засідань, на які запрошу­ють атестантів, їх безпосередніх начальників - розглядом всіх матеріалів, їх обговорення, формування висновків і рекомендацій.

Оцінки діяльності працівників, які пройшли атестацію, і рекомендації комісії записують в атестаційний лист.

Найбідьш поширеною формою атестаційних документів є форма кон­трольного оціночного листа.