4. Підписання кредитної угоди.

Кредит оформлюється шляхом укладання кредитного договору тільки у письмовій формі. За кредитним договором кредитор зобов'язується надати кредит позичальнику у розмірі та на умовах, що передбачені договором, а позичальник зобов'язується повернути основну суму боргу, сплатити проценти та комісії за користування кредитом та нараховані пені і штрафи у визначені строки. Кредитний договір визначає взаємні зобов'язання та відповідальність сторін.

Після прийняття рішення Кредитним комітетом та підписання кредитної угоди, комісією інформація про позичальника заноситься до бази даних операційного дня банку, позичальнику відкриваються рахунки для обліку кредитної заборгованості, доходів, забезпечення (застави) у відповідності до Плану рахунків бухгалтерського обліку і комерційних банків України. Облік зобов’язань повинно бути зроблено своєчасно (не пізніше останнього дня місяця в якому надано кредитні кошти).

5. Надання кредиту.

Кредитні кошти за кредитним договором надаються банком після оформлення позичальником відповідних договорів забезпечення повернення кредиту та внесення інформації про рухоме майно до Державного реєстру обтяжень рухомого майна, а про заставу нерухомості - до реєстру застави нерухомого майна в Державному реєстрі іпотеки, оформлення договорів страхування застави. У випадку оформлення в заставу нерухомого майна кредитні кошти надаються після накладення нотаріусом заборони на відчуження майна.

Кредити надаються суб’єктам господарської діяльності у безготівковій формі на підставі належним чином оформлених документів.

З позичкового рахунку грошові кошти можуть бути спрямовані:

- на оплату розрахункових документів по заходу, що кредитується, за реквізитами наданих позичальником договорів, контрактів, рахунків-фактур та інше;

- на поточний рахунок позичальника в банку;

- на транзитні рахунки в банку;

- на поточний рахунок позичальника в іншому банку.

Порядок перерахування грошових коштів з позичкового рахунку обумовлюється кредитним договором. Контроль цільового використання кредитних коштів при їх наданні покладається на працівника підрозділу супроводження кредитів.

6. Контроль за своєчасним поверненням кредиту та виконанням умов кредитної угоди (кредитний моніторинг).

Відповідальний працівник кредитної служби контролює сплату процентів позичальником, а також несе відповідальність за своєчасність та правильність підготовки документів для проведення кредитної операції в порядку, передбаченому діючим законодавством України, нормативними актами НБУ та внутрішніми інструктивними матеріалами банку.

Видача, облік кредитних коштів, контроль за виконанням позичальником умов кредитного та інших договорів здійснюється відповідними установами (відділеннями) банку. Працівниками установи здійснюється аналіз фінансового стану, контроль за станом та умовами зберігання застави, ведеться робота по своєчасному погашенню заборгованості за кредитом, відсотками та комісіями, згідно умов кредитного договору. Результати перевірок оформлюються актами і зберігаються в кредитній справі. Контроль за здісненням всіх кредитних процедур, які регламентуються законодавством України та які затверджені в комерційних банках, достовірності наданої до членів Кредитних комітетів інформації, а також виконання рішень Кредитних комітетів відділень покладається на начальників відділень.

З метою оцінки кредитних ризиків відповідальні працівники кредитного підрозділу щомісячно, станом на перше число місяця, проводять аналіз кредитного портфелю та аналіз обслуговування боргу, здійснюють розрахунок резервів на можливі втрати за кредитними операціями. Дані оформлюються окремім протоколом Кредитного комітету банку, де розрахунки та оцінка стану є окремими додатками до нього.

В відділеннях відповідальний працівник кредитного підрозділу здійснює оцінку та аналіз кредитних ризиків, узгоджує їх з розрахунком резерву для відшкодування можливих втрат за кредитними операціями на кредитній комісії відділення, надсилає копію протоколу до головного офісу (відділу по роботі з відділеннями) для узгодження на Кредитному комітеті банку.

При визначенні категорії ризику позичальника, необхідно проаналізувати всі його кредитні операції. Для всіх кредитних операцій одного позичальника має бути встановлена одна група ризику. Якщо позичальник має заборгованість за декількома кредитами (або іншими кредитними операціями), група ризику по такому позичальнику встановлюється на найнижчому рівні з можливих розрахункових.

Якщо позичальник має заборгованість за кредитними операціями в різних відділеннях банку, група ризику по такому позичальнику повинна узгоджуватись між працівниками кредитних підрозділів всіх установ банку, де існує заборгованість (через відділ по роботі з відділеннями головного офісу).

Перевірка діяльності позичальника також здійснюється службою безпеки банку. До обов'язків працівників служби безпеки банку входить:

- своєчасне виявлення фактів порушення справ про банкрутство проти позичальників-юридичних осіб, їх поручителів (гарантів), кримінальних справ проти їх керівників або засновників;

- вчинення відповідних юридичних та інших дій на захист інтересів банку.

В обов'язки працівників кредитної служби банку входить виявлення на самих ранніх стадіях наявності фінансових труднощів у позичальника, вчинення необхідних дій та захист інтересів банку.

Першою ознакою таких проблем є несплата позичальником процентів та комісій за користування кредитом або непогашення частини кредиту у встановлений кредитним договором термін, безпідставна затримка чи відмова надати банку звітність, зменшення обсягу надходження грошових коштів на поточні рахунки. У разі, якщо такі факти мають місце, відповідальний працівник кредитної служби банку в обов'язковому порядку повідомляє керівництво установи банку, розробляє та здійснює комплекс заходів (після їх погодження з керівництвом), який включає:

1. Проведення поглибленого аналізу фінансового стану позичальника (у разі затримання погашення/заборгованості до 8 днів).

Відповідальний працівник кредитної служби банку зобов'язаний вимагати у позичальника необхідну поточну фінансову інформацію (в строки встановлені кредитним договором), дані оперативного обліку, первинні документи та інші необхідні для аналізу матеріали. При необхідності відповідальний працівник кредитної служби банку може проводити перевірку позичальника «на місці».

При аналізі отриманих документів необхідно звернути увагу на різке зростання дебіторської та кредиторської заборгованості, зменшення долі короткострокових активів, зниження розрахованих значень коефіцієнтів платоспроможності, ліквідності та фінансової стійкості, збільшення частки основного капіталу в активі балансу, зниження обсягу продажу, зростання простроченої заборгованості, наявність збитків від операційної діяльності, зменшення надходжень на поточні рахунки, зменшення або збільшення товарних залишків, затримку заробітної плати; потрібна розшифровка тих статей діяльності, які змінились більш ніж на 10 % та інше.

Про результати аналізу письмово у вигляді службової записки повідомляється керівник кредитної служби.

2. Проведення оцінки стану забезпечення за кредитом.

Якщо забезпеченням є застава, то банком здійснюється перевірка наявності та стану заставленого майна, оцінюється, у разі необхідності, його ринкова вартість та ліквідність, встановлюється його місцезнаходження та умови зберігання.

В залежності від виду застави (товари в обігу чи переробці, основні засоби, нерухомість, майнові права) перевірка наявності та стану застави повинна проводитись не рідше ніж раз у квартал (а також обов'язково при наданні кредиту та пролонгації).

Встановлення ринкової (ліквідної) вартості застави повинно виходити з того, що заставлене майно в достатньо короткий строк, з урахуванням зносу, інфляційних процесів, втрати товарного виду, зміни кон'юнктури ринку має бути реалізовано. Після перегляду вартості заставленого майна складається акт оцінки ринкової вартості майна, який відображає найбільш ймовірну його вартість (на день складання такого акту), за яку майно може бути реалізоване.

Якщо забезпеченням є порука (гарантія), то банком проводиться ретельний аналіз фінансового стану поручителя (гаранта).

По договорах страхування перевіряється своєчасність сплати позичальником страхових внесків.

3. Проведення, при необхідності, спільно з працівниками служби безпеки відповідної роботи для отримання додаткової інформації.

При цьому звертається увага на наступне: заміну ключових працівників фірми-позичальника, відсутність послідовності в управлінні, неритмічність діяльності фірми, наявність не відремонтованого обладнання, незайнятих працівників, надлишку запасів, встановлення нереальних цін на продукцію (товари, послуги) фірми-позичальника, повільну реакцію на зміни умов та кон'юнктури ринку, втрату контрагентів, зриви у виконанні основних договорів, контрактів, наявність негативної інформації про ділову репутацію фірми, її контрагентах, гарантах та поручителях, відмову в наданні інформації, скорочення обсягу реалізації погіршення фінансового стану, тощо.

Метою проведення вищевказаного комплексу заходів є виявлення причин, що призвели до прострочення платежу, з визначенням характеру їх можливого впливу на кредитоспроможність позичальника, а саме:

- фінансові труднощі позичальника мають тимчасовий характер і в подальшому не приведуть до збільшення ризику неповернення кредиту;

- фінансові труднощі об'єктивно свідчать про неможливість позичальника виконати в перспективі свої зобов'язання по поверненню кредиту.

Про результати проведеного аналізу відповідальний працівник кредитної служби доповідає керівнику кредитної служби (письмово, за вимогою керівника).

У разі якщо проведений аналіз свідчить про наявність у позичальника фінансових труднощів, що мають тимчасовий характер, керівництво банку може прийняти рішення стосовно:

- припинення подальшого надання кредиту (якщо це передбачено умовами кредитного договору);

- перенесення терміну здійснення платежі в зі сплати процентів та кредиту;

- продовження подальшої співпраці з позичальником на підставі діючого кредитного договору;

- організації офіційної зустрічі з керівництвом позичальника для спільної розробки плану відновлення стабільної діяльності підприємства. Такий план може включати продаж активів, зменшення накладних витрат, зміну маркетингової стратегії, призначення нових осіб на керівні посади позичальника, інше;

- застосування до позичальника штрафних санкцій, які передбачені умовами кредитного договору;

- застосування до позичальника заходів, які підвищують його відповідальність, у тому числі: направлення претензії, встановлення графіку погашення заборгованості, оформлення додаткового забезпечення, зміна відсоткової ставки за користування кредитом.

У разі якщо проведений аналіз фінансового стану позичальника, забезпечення за кредитом та інші матеріали кредитної справи об'єктивно свідчать про неможливість погашення кредитної заборгованості, кредитна справа позичальника направляється до юридичної служби з метою отримання рекомендацій щодо подальшої роботи з позичальником.

Підготовлені кредитною та юридичною службами матеріали з пропозиціями щодо подальших відносин з боржником подаються на розгляд Кредитного комітету, який приймає рішення щодо подальшої роботи з позичальником. В матеріалах на розгляд Кредитного комітету вказується достатність заставленого майна для погашення заборгованості та можливі додаткові джерела погашення заборгованості за кредитним договором.

Кредитний комітет вибирає найбільш раціональні, з точки зору банку, методи, шляхи та засоби погашення кредитної заборгованості, у тому числі: ведення претензійно-позовної роботи; порушення справи про банкрутство; звернення стягнення на заставлене майно (вчинення виконавчого напису, якщо договір посвідчено нотаріально); заходи щодо шляхи реалізації заставленого майна та ведення претензійно-позовної роботи з поручителем (гарантом).

За наявності в діях посадових осіб позичальника ознак злочинів, передбачених Кримінальним кодексом України, служба безпеки установи (відділення) банку готує та передає матеріали про порушення кримінальної справи до правоохоронних органів. Одночасно банком вживаються заходи для погашення кредитної заборгованості. При цьому зазначений варіант є додатковим і не виключає необхідності застосування інших передбачених законодавством заходів з погашення боргу за кредитним договором.

Пролонгація кредиту може відбуватися як з ініціативи позичальника, так і кредитора за таких умов:

- позичальник зазнає тимчасових фінансових труднощів, що будуть у подальшому ліквідовані, та не має можливості погасити заборгованість за кредитом в строк;

- позичальник своєчасно сплачує проценти, фінансовий стан стабільний, але у даний час економічно недоцільно відволікати кошти з обігу.

При цьому вартості забезпечення за актом переоцінки достатньо для погашення всіх зобов'язань позичальника перед банком.

Якщо позичальник не має можливості погасити заборгованість в строк, передбачений кредитним договором, він має право до настання строку повернення кредиту звернутися до банку з листом-клопотанням про пролонгацію, де має вказати: причини, через які він не в змозі повернути заборгованість за кредитом в строк; термін, необхідний для повернення кредиту, та розробити економічне обґрунтування пролонгації з зазначенням джерел погашення в майбутньому.

При пролонгації може встановлюватися графік погашення основної суми заборгованості та процентів за користування кредитом.

Для прийняття рішення банком про пролонгацію строку дії кредитного договору, відповідні служби банку (кредитна, підрозділ з оцінки забезпечення, у випадку необхідності - служба безпеки) повинні здійснити перевірку стану заставленого майна та переглянути його вартість.

У разі зменшення рівня ліквідності або недостатності заставленого майна для покриття можливих ризиків банку пролонгація кредиту здійснюється за умови його заміни або надання додаткової ліквідної застави чи іншого ліквідного забезпечення. За бланковими кредитами при пролонгації кредитних договорів бажано оформити відповідне забезпечення.

Умови пролонгації строку дії кредитного договору повинні бути погоджені з третіми особами, що гарантують погашення заборгованості (заставодавці - майнові поручителі, поручителі, гаранти). За договорами застави, поруки, страхування, гарантійними листами банком переглядаються умови їх дій та, у разі необхідності, вносяться зміни шляхом підписання додаткових угод.

Для вирішення питання щодо пролонгації кредиту, працівник кредитної служби готує службову записку на розгляд Кредитного комітету, в якій відображаються результати проведеного комплексного аналізу, а також чіткий висновок про доцільність або недоцільність пролонгації даного кредиту. При необхідності кредитна справа може бути передана на розгляд до юридичної служби та служби безпеки, які надають свої висновки та рекомендації відносно подальшої роботи з позичальником.

Рішення про пролонгацію кредитів, наданих відділеннями в межах лімітів повноважень приймаються відділеннями самостійно, у випадку, якщо загальний строк пролонгації не перевищує 30 днів, а їх кількість - трьох (копія рішення кредитного комітету надсилається засобами факсимільного зв'язку).

Пролонгація кредиту оформлюється додатковою угодою до кредитного договору. Пролонгація можлива або на початкових умовах надання кредиту, або у зв`язку з внесенням змін до кредитних угод (в тому числі щодо надання додаткового забезпечення, підписання графіку погашення заборгованості, зміни відсоткової ставки тощо). До позичальників можуть застосовуватись фінансові санкції у вигляді підвищення відсоткової ставки.

Після прийняття рішення про пролонгацію та при наявності відповідно оформленого протоколу Кредитного комітету з позичальником підписується додаткова угода.

У разі, якщо позичальник не має можливості погасити заборгованість в строк, передбачений кредитним договором, та своєчасно, до настання строку погашення кредиту, не вирішив питання відносно його пролонгації (в т.ч. у випадку відмови кредитного комітету у пролонгації кредиту), заборгованість з кредитом виноситься бек-офісом на рахунки простроченої заборгованості. Порядок обліку простроченої заборгованості регламентується нормативними актами НБУ та банку.

Після винесення кредиту на рахунок прострочених кредитів, відповідальний працівник кредитної служби банку спільно з усіма відповідними службами банку проводить роботу з забезпечення належного погашення позичальником (гарантом або поручителем) заборгованості за кредитним договором (в тому числі шляхом ведення претензійно-позовної роботи та реалізації заставленого майна).

Для виявлення причин винесення кредиту на рахунки простроченої заборгованості та з метою виправлення недоліків у роботі банку кредитною службою проводиться розслідування причин виникнення проблемної заборгованості. У випадку виявлення порушень та недоліків у кредитній роботі працівників банку вносяться відповідні пропозиції керівництву установи банку.

У разі несвоєчасного повернення кредиту та сплати процентів за його користування кредитор має право застосувати до позичальника штрафні санкції у розмірах, передбачених кредитним договором.

У разі несвоєчасного погашення кредиту або процентів за його користування банк має право видати наказ про примусову оплату боргового зобов'язання, якщо це передбачено кредитним договором.

Заборгованість за кредитом може бути визнана сумнівною до повернення. Якщо після проведення оцінки фінансового стану клієнту виявлено значне погіршення основних показників діяльності: зниження оборотів по рахунках, наявність (збільшення) збитків, зниження ліквідності заставленого майна, позичальник не виконує основних вимог кредитного договору, кредитним працівником готується службова записка на Кредитний комітет банку про визнання заборгованості за кредитом сумнівною.

Заборгованість за кредитом визнається сумнівною тільки на підставі рішення Кредитного комітету. Після визнання заборгованості за кредитом сумнівною, заборгованість за кредитом та процентами переноситься на відповідні балансові рахунки для обліку сумнівної заборгованості.

Погашення заборгованості за кредитом та процентів і комісій за його користування здійснюється у строки, встановлені кредитним договором. За наявності простроченої заборгованості по сплаті процентів за користування кредитом, кошти, що надходять від позичальника, в першу чергу, надходять на погашення простроченої заборгованості за процентами.

Погашення заборгованості за кредитом здійснюється позичальником в тій самій валюті, в якій було надано кредит. Сплату процентів за користування кредитом позичальник має право здійснювати за кредитними договорами в іноземній валюті, як у валюті кредиту, так і у національній валюті України, якщо це передбачено умовами кредитного договору. Комісії сплачуються в національній валюті.

Погашення кредиту, процентів, комісій та штрафних санкцій можливе:

- позичальником з його поточного рахунку на підставі платіжного доручення;

- шляхом договірного списання коштів з поточного рахунку позичальника (гаранта / поручителя), якщо це передбачено умовами кредитного договору;

- шляхом примусового списання коштів з поточного рахунку позичальника (гаранта/ поручителя);

- у разі визнання позичальником пред'явленої банком претензії;

- з поточного рахунку позичальника на підставі платіжної вимоги, яка виставлена державною виконавчою службою;

- за рахунок реалізації заставленого майна — у відповідності з чинним законодавством України. У випадку, якщо коштів, одержаних від реалізації заставленого майна недостатньо для погашення кредитної заборгованості, банк має право, якщо інше не передбачено договором, одержати недостатню суму за рахунок звернення стягнення на інше майно позичальника.

У разі відсутності у позичальника іншого майна, на яке може бути звернено стягнення, банк має право відшкодувати заборгованість, що залишилася непогашеною після реалізації застави, за рахунок резерву під нестандартну заборгованість тільки за умови, що реалізація заставленого майна проводилася через аукціон (публічні торги) в порядку, передбаченому Законом України «Про виконавче провадження», і після прийняття Господарським судом рішення про визнання боржника банкрутом або його ліквідацію.

Черговість погашення заборгованості за кредитом регламентується умовами кредитного договору і становить:

- прострочена заборгованість за нарахованими процентами;

- прострочена заборгованість за нарахованими комісіями;

- прострочена заборгованість за кредитом;

- строкова заборгованість за нарахованими процентами;

- строкова заборгованість за нарахованими комісіями;

- строкова заборгованість за кредитом;

- штрафні санкції.

Інша черговість погашення заборгованості, може встановлюватись рішенням відповідного Кредитного комітету банку:

- поручителем або гарантом відповідно до договорів поруки та гарантії;

- «третіми особами». Перерахування коштів «третіми особами» в рахунок погашення кредиту здійснюється у випадках, передбачених діючим законодавством;

- за рахунок іншого майна позичальника, що не оформлене як застава. У цьому випадку готується рішення Кредитного комітету банку про прийняття в рахунок погашення заборгованості за кредитом іншого майна позичальника, яке в подальшому може перейти у власність банку чи бути реалізованим. Юридичною службою банку спільно з кредитною службою готуються відповідні договори;

- за рахунок резерву для відшкодування можливих втрат за кредитними операціями. Списанню за рахунок резерву підлягає заборгованість, яка визнана безнадійною у відповідності до вимог чинного законодавстві і нормативних актів НБУ.

Безнадійною визнається заборгованість, яка відповідає будь-якій з наведених нижче ознак:

- заборгованість по зобов'язаннях, за якою минув строк позовної давності;

- заборгованість, яка виявилася непогашеною внаслідок недостатності майна фізичної особи або юридичної особи, оголошеної банкрутом у встановленому законодавством порядку, або юридичної особи, що ліквідується;

- заборгованість, яка виявилася непогашеною внаслідок недостатності коштів, одержаних від реалізації на відкритих аукціонах (публічних торгах) майна позичальника, переданого у заставу як забезпечення зазначеної заборгованості, за умови, що інші юридичні дії кредитора щодо примусового стягнення іншого майна позичальника не призвели до повного покриття заборгованості;

- заборгованість, стягнення якої стало неможливим у зв'язку з дією обставин непереборної сили, стихійного лиха (форс-мажорних обставин), підтверджених у порядку, передбаченому законодавством;

- прострочена заборгованість померлих фізичних осіб, а також визнаних у судовому порядку безвісно відсутніми, померлими або недієздатними, а також прострочена заборгованість фізичних осіб, засуджених до позбавлення волі;

- в інших випадках за наявності обставин, що свідчать про неможливість погашення заборгованості.

Рішення про визнання заборгованості за кредитом безнадійною приймається Кредитним комітетом банку.

Підставою для списання безнадійної заборгованості за кредитом з балансу банку є оформлений у встановленому порядку протокол засідання Спостережної ради на підставі рішення Правління банку та Кредитного комітету банку.

Відображення операцій зі списання безнадійної заборгованості в бухгалтерському обліку регулюється «Порядком бухгалтерського обліку формування та використання резервів, списання та повернення раніше списаних безнадійних активів у комерційних банках України», затверджених Постановою Правління НБУ. Облік списаної безнадійної заборгованості на позабалансових рахунках здійснюється до моменту визнання її остаточно безнадійною, після чого вона знімається з позабалансового обліку.

Протягом терміну позовної давності банк повинен продовжувати роботу з позичальником, у встановленому законодавством України порядку, для повернення списаної безнадійної заборгованості.

У випадку, якщо в результаті проведеної роботи заборгованість не буде повернена повністю або частково, заборгованість за кредитом визнається остаточно безнадійною та списується з позабалансових рахунків відповідальним працівником бек-офісу на підставі рішення Кредитного комітету банку.

Для ефективного контролю за виконанням умов договору відповідальний працівник кредитного підрозділу, формує кредитну справу позичальника в розрізі конкретного кредиту.

В кредитну справу позичальника підшиваються всі документи, які є в наявності на момент підписання кредитного договору, а також всі наступні документи, які мають відношення до даного договору, до моменту завершення кредитних відносин з позичальником. Відомості, що містяться у документах кредитної справи, становлять банківську таємницю.

Кредитна справа позичальника, як правило, містить наступні основні документи:

- робочі документи з кредитування (клопотання на отримання кредиту, анкета позичальника, документи з оцінки фінансового стану позичальника, акти перевірок стану заставного майна та ін.);

- копії договорів з позичальником (кредитний договір, договори забезпечення, договори страхування) та додаткових угод до них;

- документи про прийняття рішень з кредитування (рішення Кредитного комітету/комісії, Спостережної Ради, висновки відповідних служб);

- установчі та реєстраційні документи позичальника, якщо у клієнта немає поточного рахунку в комерційному банку;

- фінансові документи позичальника;

- комерційні документи (бізнес-план, контракти, що фінансуються, вантажні митні декларації, акти тощо);

- документи по забезпеченню кредиту (документи, що підтверджують право власності на забезпечення);

- довідки про стан кредитної заборгованості та рух коштів на поточних рахунках в інших банках;

- документи з бухгалтерського обліку кредитних операцій (розпорядження на встановлення ліміту кредитування та інше);

- документи, які підтверджують цільове використання кредиту (виписка банку та контракти (специфікації), тощо)), якщо це передбачено кредитним договором;

- документи з претензійно-позовної роботи;

- листування з позичальником.

Крім того, кредитна справа повинна містити:

- клопотання позичальника про пролонгацію терміну дії договору кредиту, зміни відсоткової ставки або інших умов договору тощо;

- щоквартальні (в разі необхідності щомісячні) результати оцінки фінансового стану позичальника та віднесення кредиту до групи ризику;

- інформацію про щомісячне обслуговування боргу;

- іншу інформацію, що безпосередньо пов'язана з процесом кредитування та моніторингу.

Документи у кредитній справі систематизуються за розділами, вказаними в попередньому переліку.

Кредитні справи повинні зберігатися в сейфах (металевих шафах), доступ до яких мають тільки відповідальні працівники кредитної служби, які визначаються розпорядженням керівника відділення, (кредитної служби) та несуть відповідальність за їх збереження та облік.

Оригінали кредитних договорів, договорів забезпечення (договорів гарантії (поруки), заставні договори страхування застави та додаткові угоди до них, договори оренди, збереження, акти прийому-передачі до них та інші документи зберігаються в касі (у сховищі) банку. В кредитній справі зберігаються копії договорів.

У разі необхідності проведення претензійно-позовної роботи або в інших випадках, коли необхідне вилучення оригіналів договорів, на підставі письмового розпорядження керівника установи банку, здійснюється їх передача із сховища відповідальним працівникам кредитної служби під звіт. Після повернення оригіналів зазначених договорів підзвітною особою, договори передаються в сховище для подальшого зберігання.

При вилученні судами та правоохоронними органами оригіналів договорів (кредитного, застави тощо) здійснюється їх списання з позабалансового обліку. При цьому, у разі вилучення оригіналів договорів, відповідальним працівником кредитного підрозділу оформляються копії цих документів, для проведення подальшої роботи по супроводу та поверненню боргу, які, як правило, засвідчуються нотаріально. У виключних випадках, в разі неможливості нотаріального засвідчення завірених копій, вони завіряються відповідальним працівником кредитного підрозділу (відділення) та печаткою банку.

При вилученні інших документів відповідальним працівником оформляються та завіряються копії цих документів. В подальшому на позабалансових рахунках враховуються копії кредитних договорів, договорів забезпечення, страхування та додаткових угод до них.

По закінченні дії кредитного договору, договору застави тощо шляхом виконання сторонами своїх зобов'язань, оригінали цих договорів знімаються з позабалансового обліку та передаються разом з кредитною документацією на зберігання до архіву Головного офісу банку.

У разі списання кредитної заборгованості за рахунок резерву для відшкодування можливих втрат за кредитними операціями, передача оригіналів договорів та кредитної документації на зберігання до архіву здійснюється після закінчення строку позовної давності. При цьому, сума списаної кредитної заборгованості та оригінали кредитних договорів з додатковими угодами списуються з відповідних позабалансових рахунків.