Вопрос 10. Понятие организационной структуры. Ее виды. Структура и звенья управления

Крупные организации нуждаются в выполнении очень больших объёмов управленческой работы. Это требует деления управленческого труда на горизонтальный и вертикальный.

Горизонтальный принцип разделения труда - это расстановка руководителей во главе отдельных подразделений, отделов.

Вертикальный принцип разделения труда - это создание иерархии уровней управления, чтобы скоординировать горизонтально разделённую управленческую работу для достижения целей организации.

Руководителей делят на три категории:

Менеджеры осуществляют квалифицированное управление деятельностью предприятия (менеджеры высшего звена), его структурных подразделений (менеджеры среднего звена) или обеспечивают выполнение определенной деятельности в сфере бизнеса (низовое звено менеджеров).

Менеджеры низшего звена — это младшие начальники, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). К ним относятся мастера, заведующие лабораториями, заведующие отделами в магазинах, заведующие кафедрами, менеджеры по продажам, у которых в подчинении находятся торговые представители (агенты) и т.д. Вообще, большая часть руководителей — это менеджеры низшего звена. Большинство людей начинают свою управленческую карьеру в этом качестве. Менеджеры низшего звена могут иметь любой уровень образования. Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий, за использованием ресурсов (сырья, оборудования, кадров). Работа руководителя низшего звена является самой разнообразной, характеризуется частыми переходами от одного вида деятельности к другому. Степень ответственности руководителей низшего звена не очень высока, иногда в работе присутствует значительная доля физического труда.

Менеджеры среднего звена — это начальники над менеджерами низшего звена. В зависимости от величины организации может быть несколько уровней таких менеджеров. Менеджерами среднего звена являются начальник цеха, директор филиала, декан факультета, начальник отдела продаж и т.д. Чаще всего такие управленцы имеют дипломы об окончании высших учебных заведений. Руководители среднего звена. Они контролируют работу руководителей низшего звена и передают обработанную информацию руководителям высшего звена. На руководителей среднего звена ложится существенно большая доля ответственности.

Менеджеры (руководители) высшего звена — самая малочисленная группа управленцев. Даже в самых крупных организациях их всего несколько человек. Типичными должностями здесь будут генеральный директор завода, директор магазина, ректор университета, председатель совета директоров. Этот уровень управления требует наличия высшего образования, иногда и не одного. Они отвечают за разработку и реализации стратегии организации, за принятие особо важных для неё решений. Работа руководителя высшего звена является весьма ответственной, так как фронт работы очень большой, а темп деятельности напряжённый. Их работа, в основном, заключается в умственной деятельности. Они постоянно должны принимать управленческие решения.

Менеджерами высшего и среднего уровня применительно к действующей должностной структуре можно считать всех руководителей - директоров предприятий, учреждений, организаций и других линейных руководителей - начальников цехов и иных структурных подразделений, а также функциональных отделов.

Что касается менеджеров низового уровня, то в условиях развития коммерческой деятельности, малого и среднего предпринимательства возникла потребность в определении их места и функциональной роли как организаторов этой деятельности, обеспечивающих ее соответствие условиям внешней среды (экономическим, правовым, технологическим и другим требованиям).

Особенно интересны менеджеры среднего звена. Каждый такой менеджер является одновременно и руководителем и специалистом. Поэтому необходимо развивать не только управленческие качества, но и совершенствовать профессиональные знания. Среди управленческих качеств прежде всего выделяют следующие: (Качества управляющего)

· степень готовности к работе - несобранный менеджер может забыть слишком много важных дел,

· уровень самостоятельности - только самостоятельный руководитель может правильно и успешно руководить,

· инициативность - большинство идей должно исходить от управляющего, а не от его подчиненных,

· надежность выполнения работ - ненадежный и неответственный руководитель вряд ли сможет заставить компанию (организацию) надежно и эффективно функционировать,

· способность убеждать - люди должны быть убеждены в правильности своих действий, должны понимать их глобальный смысл и верить в него,

· сотрудничество,

· деловая контактность - без деловой контактности трудно наладить полезные для фирмы связи,

· умение мотивировать сотрудников - давно доказано, что у мотивированного сотрудника качество и объем выполняемых работ гораздо больше,

· умение координировать работу сотрудников - это собственно и является одной из главных задач и забот человека, работающего в управляющей должности.

Таким образом, организация – сложное явление. Она состоит из отдельных взаимосвязанных частей, т.е. имеет определенную структуру.

Организационная структура – упорядоченная совокупность взаимосвязанных частей организации, обособившихся в результате разделения труда.

Принципы формирования организационных структур: количественный, временной, профессиональный, технологический, функциональный, дивизиональный, матричный, проектный, программно-целевой, адхократический.

Количественный – подразделение создается исходя из числа людей, необходимых для выполнения поставленных задач с учетом возможности ими эффективно управлять. Таким образом формируются многие воинские команды, учебные группы и проч.

Временной – применяется там, где необходима сменная работа. Например, работники, обслуживающие непрерывные технологические процессы, разбиваются на смены.

Технологический – в основу создания цехов или участков кладется самостоятельный вид деятельности, технологический процесс или его самостоятельный элемент (например, сборочный конвейер).

Например, в вузах создаются кафедры, объединяющие преподавателей одной дисциплины, в научных организациях отделы, решающие те или иные проблемы.

Современная научно-техническая революция привела к существенному уменьшению размеров предприятий, изменению характера связи между их отдельными частями. Появились такие разновидности структур, как матричная, проектная, программно-целевая, фрагментарная и др.

Функциональная структура – структура, сформированная в соответствии с основными направлениями деятельности организации, где подразделения объединяются в блоки. Характерна для гигантских промышленных предприятий.

Функциональный подход для большинства средних и крупных предприятий является основным. Под функциями понимаются главные направления деятельности. Например, производство, финансы, сбыт. В соответствии с функциями образуются блоки подразделений – производственный, управленческий, социальный. Цеха могут организовываться с учетом выпускаемой ими продукции.

В производственный блок входят основные подразделения, связанные с выпуском профильной продукции. К управленческому блоку относятся производственные подразделения (научно-исследовательские, проектно-конструкторские и др.), информационные (библиотека, архив), сервисные, занимающиеся вопросами маркетинговых исследований, сбыта, гарантийного обслуживания; административные (дирекция, бухгалтерия, плановая служба, юридический отдел); совещательные (комитеты и проч. управления).

Третий блок функциональной структуры организации составляют подразделения социальной сферы – оздоровительные центры, клубы, детские учреждения, базы отдыха. В 1980-х годах произошел отход от гигантских форм и фирмы стали ориентироваться на создание производственных комплексов, которые объединяли связанные между собой предприятия оптимального размера (в среднем 200 человек).

Структура крупных фирм сегодня уже не может быть построена в соответствии с функциональным подходом. На первый план выдвигаются иные (территориальный, рыночный, продуктовый, инновационный, программно-целевой), созданные в соответствии с ним организации получили название дивизиональных (от лат. Разделение).

Дивизиональная структура – совокупность самостоятельных подразделений (предприятий), входящих в организацию, пространственно отделенных друг от друга, имеющих собственную сферу деятельности, самостоятельно решающих текущие производственные и хозяйственные вопросы.

Виды структур: территориальная, продуктовая, рыночная, инновационная.

Организация, имеющая дивизионную структуру. Состоит из ряда юридически самостоятельных подразделений (предприятий), пространственно отделенных друг от друга. Каждое из них имеет собственную сферу деятельности, самостоятельно решает текущие проблемы и хозяйственные вопросы.

При территориальном подходе к построению структуры каждое из входящих в нее подразделений специализируется на производстве полного набора продукции и услуг для нужд данного региона (н, районная сеть почтовых отделений).

При продуктовом подходе каждое из подразделений организации сосредоточено на выпуске какого-то одного вида продукции или услуг для всех групп потребителей (например, одно из подразделений организации, специализирующейся на выпуске молочной продукции, выпускает молоко, второе – творог, третье – масло и т.д.

Рыночный подход состоит в том, что каждое подразделение выпускает продукцию или оказывает услуги, ориентируясь на определенную группу покупателей, в совокупности образующих рынок (такие группы можно выделить, исходя из возраста, уровней доходов и проч.).

Инновационный подход – создание в рамках организации специальных центров, занимающихся разработкой освоением и развертыванием производства новых видов продуктов и услуг. Пока одни подразделения выпускают пользующуюся в настоящий момент спросом продукцию, другие уже готовят ей замену (проектируют, создают опытные образцы, налаживают выпуск).

Крупные современные фирмы, имеющие дивизионную структуру. Существуют, как правило, в форме акционерных обществ. К их разновидностям относятся:

1. единая акционерная компания (сама владеет предприятиями и непосредственно управляет процессом создания товаров и услуг);

2. холдинговая компания (собственного производства не имеет, располагает пакетом акций других фирм, которое позволяет осуществлять финансовый контроль их деятельности);

3. финансово-промышленная группа (состоит из самостоятельных компаний, связанных взаимным владением акций, обоюдным членством руководителей в директоратах). Финансово-промышленная группа имеет сетевую структуру. В сети одна фирма может вести научные исследования, другая – разработки, третья осуществлять производство, четвертая – сбыт.

Функциональная и основывающиеся на ней разновидности дивизионной структуры относятся к категории жестких. Их жесткость определяется фиксированностью границ, набором входящих в них элементов, однозначностью связей.

В противоположность им гибкие структуры могут легко видоизменяться и приспосабливаться к новым видам работы.

Гибкая организационная структура – совокупность подразделений, которые могут легко видоизменяться и приспосабливаться к новым условиям работы в результате отсутствия жесткого закрепления обязанностей за сотрудниками, незначительной регламентации деятельности, хорошо развитых горизонтальных связей.

Виды гибких структур:

1. Проектная – образуется временными подразделениями, предназначенных для решения разовых задач.

2. Матричная – состоит из подразделений (должностей), одновременно участвующих в выполнении нескольких проектов.

3. Программно-целевая – охватывает подразделения (должности), которые наряду с основной деятельностью заняты выполнением общеорганизационной программы.

4. Адхократическая – объединяет подразделения, в которых заняты высококвалифицированные специалисты, выполняющие научную, консультативную или обучающую работу.

Фрагментарная структура – совокупность самостоятельных целевых групп (команд), занятых теоретическим решением важных для жизни организации проблем.

К разновидностям фрагментарной структуры относятся: комитеты, группы по совершенствованию технологических процессов, целевые группы для решения неотложных проблем, кружки качества.

Каждая организация имеет свою структуру – упорядоченную совокупность подразделений, связанных между собой.

Под управленческой структурой организации можно понимать упорядоченную совокупность звеньев управления, находящихся в относительном соотношении и взаимосвязи.

Звено управления – организационно обособленная должность или подразделение, обладающие необходимой материально-технической базой для выполнения административных функций.

Звенья управления находятся в определенной взаимной связи и соподчинении. Совокупность звеньев определенного уровня образует управленческую ступень.

Управленческая ступень – совокупность звеньев управления одного уровня.

Выделяют звенья общего управления (дирекция), звенья линейного управления (органы руководства подразделениями основной деятельности), звенья функционального управления (н, плановый отдел).

Наряду с горизонтальным разделением труда появляется вертикальное – между руководителями и исполнителями, а также руководителями разных уровней.. Таким образом, структура управления имеет горизонтальный и вертикальный срез.

Сегодня в крупных фирмах число уровней управления достигает 12-15.

Управленческая структура зависит от масштабов организации и разнообразия осуществляемых ею видов деятельности.

Другим компонентом, влияющим на управленческую структуру является норма управляемости, определяющая предельное число подчиненных, которыми можно успешно руководить. Ее средняя величина составляет 7 – 10 человек.. в том числе на высших этажах организации – 4-5, а на нижних – 20-30 человек.

Итак, норма управляемости – предельное число работников, которыми в данных условиях можно эффективно руководить. Зависит от ее характера, уровня знаний и умений подчиненных, их психологических и физических особенностей, взаимоотношений, уровня организационной культуры, новизны и сложности задач.

Факторы, определяющие управленческую структуру:

- масштабы организации,

- характер деятельности,

- разнообразие видов деятельности,

- норма управляемости,

- особенности технологии,

- личные связи,

- ресурсы.

Звенья управленческой структуры соединены системой коммуникационных каналов.

Коммуникации – взаимодействие звеньев управленческой структуры. Взаимодействие бывает информационным, административным, техническим и может осуществляться как непосредственно, так и опосредованно.

Коммуникационные каналы – линии связи между звеньями управления. Характеризуются направленностью (односторонние, двусторонние), пропускной способностью, величиной потерь. Могут быть горизонтальными, вертикальными, диагональными, формальными и неформальными.