Вопрос 7 «Ведение деловых переговоров с представителями иностранных фирм»

В последние годы многие предприятия и организации получили право непосредственного выхода на внешний рынок. Однако, вследствие того, что ранее большинство предприятий и организаций не имели прямых связей с иностранными формами, их работники не обладают знаниями, опытом, необходимыми для осуществления делового сотрудничества. Рассмотрим некоторые из основных аспектов ведения переговоров с представителями иностранных фирм.

В успешном ходе переговоров и постоянном общении с иностранными деловыми партнерами многое зависит от вежливости, которая должна проявляться принимающей стороной. Это не только тактичность, выдержка, которые должны проявляться всегда, но и проявление особой дипломатической вежливости: отказ от некоторых формальностей, предоставление льгот и услуг (заказ и доставка театральных и железнодорожных билетов, бронирование и желательно оплата номеров в гостинице и т.п.), особое гостеприимство в формальном и неформальном общении и т.д.

Беседа с любым иностранным партнером состоит из трех основных частей:

1. Протокольная часть. Обмен любезностями, предложение чая (кофе) гостю со стороны принимающего партнера.

2. Обсуждение существа проблемы. Например, какого-то спорного вопроса деловых взаимоотношений, проекта экономического, торгового или иного соглашения и т.д. В этой части беседы могут привлекаться эксперты, консультанты, юристы и т.д., которые присутствуют с самого начала или ждут приглашения в нужный момент.

3. Окончание разговора. Состоит из обычных фраз вежливости (даже если он касался отрицательных сторон взаимоотношений): «беседа носила полезный (важный) характер», «я приму к сведению», «доложу руководству фирмы» и т.д. Гость может пригласить принимающую сторону нанести ему ответный деловой визит или принять участие в обеде, ужине, завтраке.

Деловые переговоры бывают двусторонние и многосторонние (участвуют три и более стран). Они проводятся по традиционному ритуалу или без его соблюдения (если переговоры узкие по составу).

Особенности ритуала заключаются в следующем. Делегации рассаживаются в алфавитном порядке названных стран. Применяется обычно английский или французский алфавит. Но размещение делегаций начинается не всегда с первой буквы алфавита. В ряде случаев проводится жеребьевка, чтобы выбрать страну, с которой начнется размещение делегаций.

Открывает переговоры глава делегации принимающей страны. Церемония открытия проходит торжественно (в ряде случаев в присутствии представителей общественности и СМИ).

Затем выбирается председатель. Тут действует тот же принцип: или по алфавиту, или же начальная буква для установления очередности председателей определяется с помощью жеребьевки.

Желательно, чтобы руководители делегаций имели равные ранги или занимаемые должности. Если их должности не одинаковы, то все равно во время проведения переговоров у них абсолютно равные права. В состав делегации входят специалисты, отвечающие за свои направления работы. Юрист и экономист обычно заранее дают свои консультации по проекту контракта.

Когда в переговорах участвуют только две делегации, они чаще всего рассаживаются друг против друга. Рядом с председателем (справа от него) сидит глава делегации иностранного государства, а слева – руководитель своей делегации. На первой встрече с иностранной делегацией сначала выступает руководитель принимающей стороны. Затем руководитель делегации гостей рассказывает о своей фирме, если раньше о ней не было известно.

Каждое заседание (или весь рабочий день) посвящается одной определенной теме. Такими темами обычно являются следующие:

• Начало переговоров: представление друг другу каждого участника; количество и качество товара, предложенного для продажи, модель, срок поставки.

• Условия платы: объем аванса (например, 10-15 процентов), гарантии, название и адрес банка, вид валюты, отгрузочные документы и т.д.

• Цены: увеличение цены в связи с ситуацией на мировом рынке (в период между составлением проекта контракта и началом переговоров); повышение цены в связи с улучшением модели; стоимость запчастей и т.п. Этот вопрос самый важный, ему может быть посвящено 2-3 заседания.

• Технические гарантии: список деталей, на который распространяется гарантийный ремонт, техническое обслуживание машин (если это потребуется) и т.п.

Например, американская автомобильная компания «Крайслер» решила поставить в СНГ в 1992 г. первую партию машин количеством 2000 штук и при этом гарантировала их техническое обслуживание на месте.

Заключительное заседание - церемония подписания контракта. Принимающая сторона, как правило, дарит гостям сувениры.

Существуют некоторые правила ведения самих переговоров по отдельным аспектам. Например, ежедневно первое заседание начинается с краткой беседы на разные отвлеченные темы, такие, как погода, время провождения после заседаний, впечатления от экскурсий, от посещения выставки, музея и т.п. (их организует принимающая сторона).

Заседания продолжаются в течение рабочего дня интервалами через каждые 1,5-2 часа и большим обеденным перерывом. После обеда с 14.30 до 15.00 часов заседают обычно до 17 часов. Вопросы задают все участники переговоров. При заключении больших сделок встречи делегаций продолжаются всю рабочую неделю или больше, если потребуется.

Затем проект контракта доставляется руководству фирмы в страну, из которой прибыла делегация.

После одобрения контракта для его подписания в столицу прибывает (или наоборот – российский представитель едет туда) руководитель фирмы или его доверенное лицо.

Основным итогом переговоров является соглашение, договор, контракт. В западных странах это не обязательно письменный документ. По ряду вопросов достаточно устного согласия, которое реализуется обеими сторонами с такой же аккуратностью, что и письменное соглашение.

Если переговоры закончились безрезультатно, то назначается время проведения новых аналогичных или более расширенных (узких) переговоров.

В ряде случаев договариваются о созыве рабочего заседания или о создании постоянного механизма дальнейших переговоров – до выработки определенного согласия.

Существуют варианты, когда делается перерыв в переговорах (иногда в несколько месяцев), и затем созывается новое совещание в другом составе, чаще всего на более высоком уровне, и оно работает до достижения договоренности. В противном случае падает престиж обеих сторон и самого дела, ради которого ведутся переговоры.

В любом документе, явившемся результатом работы совещания, должны быть три составные части:

• проверенные факты и цифры;

• аргументация (включая ссылки на различные юридические нормы);

• предложения.

Предложения должны носить конкретный характер с указанием примерных сроков их реализации, а также желательно фамилии лиц, отвечающих за это.

Все основные рекомендации обычно систематизируются и классифицируются по видам и аспектам (инженерные, управленческие, финансовые, юридические, транспортные).

В дальнейшем периодически (например, каждые полгода) осуществляется обмен визитами руководителей (представителей) фирм с целью уточнения деталей.

Ежедневно может посылаться немало сообщений (документов) по телексу и факсу.

Немалую роль в успешной коммерческой деятельности, особенно совместных предприятий, играют неформальные отношения сотрудников – российских и иностранных. Наиболее распространенные формы такого общения: завтрак, чай, коктейль, обед и ужин.

Необходимо знать и некоторые национальные и психологические особенности различных стран, уметь вести себя в каждой стране сообразно ее правилам. Рассмотрим особенности подготовки и проведения переговоров с потенциальными деловыми партнерами из США и Великобритании.

США

Деловой мир США выработал систему общения между фирмами как внутри страны, так и во всем мире. Американцы следуют правилу – «все должно давать доход!» Для американского стиля делового взаимодействия характерны следующие принципы:

• не делать лишней работы, обходиться без напрасных затрат труда,

• пренебрежение к традициям,

• сила данного слова, тщательность в проработке организации любого дела,

• анализ, разделение функций и скрупулезная проверка исполнения;

• большое внимание к мелочам; специализация кадров и производства; краткость и ясность.

Иностранные бизнесмены должны придерживаться существующих там правил, чтобы успешно решить свои проблемы.

Рассмотрим некоторые особенности предпринимательского климата в США.

1. Американцы считают, что они превосходно разбираются в бизнесе любой страны, любой национальности. При деловых контактах они не дают вам знаний о всех деталях, но ожидают от вас понимания порядка работы и ведения бизнеса по-американски. Если при ведении деловых переговоров вы не имеете информации, которую вам излагают, то принимайте ее как уже известную вам. Американцы быстро реагируют на все и требуют от партнеров того же.

2. В деловых письмах и разговорах всегда используйте имена людей или названия организаций, которые представили вас партнеру. Желательно попросить человека, предлагающего вам контактировать с какой-либо фирмой, позвонить в эту фирму и представить вас.

3. При деловых переговорах обязательно найдите оригинальные черты вашего предложения, отличающие вас от других аналогичных фирм, и всегда фиксируйте внимание партнера на этом. Обязательно надо четко сказать, кто вы, что делаете и почему вашему партнеру выгодно вести переговоры с вами, а не с другими фирмами. Если вы этого не сделаете, то американцы не будут терять время на выяснение ваших преимуществ. Им проще и быстрее найти другую аналогичную компанию, знающую о себе все.

4. Фиксируйте свое внимание на целях партнера и на вашей помощи в достижении этих целей. Всеобщий принцип американского бизнеса – получение прибыли. Если ваши предложения помогают достижению важнейшей цели, то они обязательно заинтересуют американского партнера.

5. При поиске американского партнера выберите 10-15 фирм, с которыми, на ваш взгляд, будет выгодно работать. Старайтесь не выбирать большие и известные фирмы, так как они обычно имеют много подобных предложений и могут проигнорировать ваше. Собирайте как можно больше побочной информации о ваших предполагаемых партнерах.

6. Один из наиболее популярных методов поиска партнера – «нетворкинг»: «спрашивайте каждого, чтобы дали имя хотя бы одного человека, который может контактировать с вами по данной проблеме; используйте имена этих людей при новых контактах. Таким образом, найдите фирму, которая будет участвовать в вашем бизнесе.

7. Перед деловыми переговорами определите заранее желаемый результат. Спланируйте разговор так, чтобы он коснулся ваших главных задач и преимуществ, постарайтесь организовать встречу.

Американские бизнесмены большое внимание уделяют налаживанию контактов с различными фирмами, специализирующимися на организации деловых связей. В перечень услуг таких фирм входят следующие работы, предоставляемые зарубежным компаниям:

• редактирование бизнес-документов;

• разработка официальных планов маркетинга;

• разработка программы хозяйственных связей, включающей издание брошюр, написание статей, планирование конференций и т.п.;

• разработка средств презентаций (слайды, позитивы), написание речей для презентации фирмы;

• планирование и координация деятельности симпозиумов и конференций.