5.1.7.4. Налоговый учет. Книга учета доходов и расходов

Предприниматели, применяющие УСН, обязаны вести налоговый учет в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (далее - Книга учета доходов и расходов).

Форма Книги учета доходов и расходов утверждена Приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н.

Этим же приказом утвержден порядок заполнения Книги учета доходов и расходов.

Книга учета доходов и расходов рассчитана на всех налогоплательщиков, применяющих УСН. То есть единая форма книги используется и организациями, и индивидуальными предпринимателями, независимо от выбранного ими объекта налогообложения: "доходы" или "доходы минус расходы".

Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Если Книга учета доходов и расходов изначально ведется на бумажном носителе, она должна быть прошнурована и пронумерована. Сделать это налогоплательщик должен самостоятельно.

На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги указывается количество содержащихся в ней страниц.

Книга должна быть заверена индивидуальным предпринимателем. Для этого он должен расписаться на месте сшива и поставить оттиск печати организации.

После этого Книга представляется в налоговую инспекцию.

Должностное лицо налоговой инспекции на последней странице ставит свою подпись и проставляет печать налогового органа.

Только после завершения этой процедуры можно приступать к заполнению Книги.

Если Книга ведется в электронном виде, процедура ее заверения несколько иная.

Начинается ведение Книги без ее предварительного заверения в налоговом органе. При этом по окончании года Книга должна быть распечатана на бумажном носителе.

После этого Книга должна быть пронумерована и прошита. На последней странице Книги указывается количество содержащихся в ней страниц, на месте сшива проставляется подпись руководителя организации и ставится оттиск печати.

В таком виде Книга должна быть представлена в налоговую инспекцию для заверения.

Предприниматель должен это сделать в срок не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Книга учета доходов и расходов заводится на год. То есть каждый год необходимо заводить новую Книгу (п. 1.4 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов, утвержденного Приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н).

Все записи вносятся в Книгу в хронологической последовательности на основе первичных документов.

Если вы допустили ошибку при заполнении Книги на бумажном носителе, ее можно исправить. Для этого неверную запись можно зачеркнуть и вписать правильные сведения.

Обратите внимание! Исправление должно быть заверено подписью индивидуального предпринимателя и печатью (при наличии).

Кроме того, исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обоснованно (п. 1.6 Порядка Заполнения Книги учета доходов и расходов).

Поскольку налогоплательщик, выбравший объект налогообложения "доходы", расходы не учитывает, то и соответствующие графы в Книге учета доходов и расходов не заполняются.

То есть при объекте налогообложения "доходы" налогоплательщик заполняет:

- титульный лист,

- раздел 1 "Доходы и расходы". В данном разделе в обязательном порядке заполняется только графа "Доходы".

Графу "Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы" заполнять не нужно. Но если есть такое желание (например, предприниматель хочет отслеживать свои расходы), то можно в эту графу заносить информацию о произведенных расходах. При этом, поскольку данные расходы в любом случае при исчислении налоговой базы не учитываются, подтверждать их документально совсем не обязательно (письма Минфина России от 16.06.2010 N 03-11-11/169, от 20.10.2009 N 03-11-09/353). Налоговые органы на информацию, отраженную в графе "Расходы", обращать внимание не должны.

При применении объекта "доходы" незаполненными остаются:

- справка к разделу 1,

- раздел 2,

- раздел 3.

Отсутствие или неправильное ведение Книги учета доходов и расходов является налоговым правонарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ.

Статья 120 НК РФ устанавливает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Под грубым нарушением правил учета для целей этой статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Книга учета доходов и расходов является регистром налогового учета, соответственно за ее отсутствие или неотражение (неправильное отражение) в ней полученных доходов "упрощенец" может быть привлечен к ответственности на основании ст. 120 НК РФ.

Если это нарушение не привело к неуплате налога, то сумма штрафа составит либо 10 000 рублей, либо 30 000 рублей (в случае повторного нарушения в течение одного налогового периода). Если же допущенное нарушение повлекло занижение налоговой базы, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

В этой связи заметим, что если у предпринимателя Книга есть и в ней правильно отражены все полученные доходы, но при этом Книга не заверена налоговым органом, такое нарушение ничем не карается (письмо ФНС РФ от 16.08.2011 N АС-4-3/13352@).

То есть, если "упрощенец" вообще не заверил Книгу в налоговом органе или заверил ее с опозданием, к налоговой ответственности его привлечь нельзя.