Глава 25. Документаційне забезпечення управління органами внутрішніх справ

25.1. Поняття документаційного забезпечення

управління і діловодства, їх правові та організаційні аспекти

25.2. Організація діловодства в органах внутрішніх справ

25.3. Контроль за якістю і своєчасністю виконання документів

25.4. Проектування документаційного забезпечення управління

25.4.1. Деякі загальні вимоги до найбільш уживаних у практиці органів внутрішніх справ управлінських документів

25.1. Поняття документаційного забезпечення управління і діловодства, їх правові та організаційні аспекти

Досить часто вирази "документаційне забезпечення управління" та "діловодство використовують як синоніми. Незважаючи на певні підстави для такого підходу, знак рівності ставити між ними не можна.

Документаційне забезпечення управління – можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню ^фіксації та оформленню) доку-ментаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Діловодство – це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів.

Таким чином, співвідношення між цими визначеннями полягає в тому, що перше, безумовно, ширше за друге і що друге є частиною першого, виконуючи роль організаційно-правового технологічного інструменту побудови документаційного забезпечення управління.

Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів і, насамперед, його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи, в тому числі органів внутрішніх справ (як ми вже визначилися), в наш час складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана і т. ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників апарату управління, мотивації його діяльності, раці-

562

ональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого документаційного забезпечення (і діловодства).

Виконання завдань удосконалення управління неможливе без організації на науковій основі документаційного забезпечення діяльності державного апарату вже тому, що в загальному обсязі управлінської праці діловодні операції складають 25–60 % (залежно від специфіки роботи конкретного апарату управління).

Основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління, а отже, і в органах внутрішніх справ, є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства являє важливий напрям наукової організації праці працівників апарату управління, засіб оптимізації процесу управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу. Управління в сфері правопорядку не виняток. І з цього випливає актуальність удосконалення діловодства в системі МВС України.

Причини зростання обсягів управлінської інформації, що досить відчутно і в органах внутрішніх справ, можна розділити на дві групи:

1) об’єктивні, які залежать від збільшення масштабів і зростаючої складності керованих систем та вирішуваних ними завдань;

2) суб’єктивні, що залежать від форм та методів реалізації функцій управління.

Суб’єктивні причини зростання обсягів управлінської інформації, в свою чергу, розпадаються на дві основні складові:

а) відсутність науково обґрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління;

б) недосконалість технології роботи з документами в процесі управління.

Ці причини пояснюють і низьку в багатьох випадках якість управлінської документації. Вирішення перерахованих, суб’єктивних за своєю природою, питань роботи з документами розглядається як один із найважливіших, до того ж таких, що обіцяють швидке одержання позитивного ефекту, резервів удосконалення управління.

Проблеми діловодства в системі органів внутрішніх справ тією чи іншою мірою порушують різні навчальні дисципліни, в основному в плані забезпечення конкретного напрямку предметної діяльності (профілактична, адміністративна, оперативно-розшукова, кримінально-процесуальна та інші види діяльності в органах внутрішніх справ). Під час виконання певних функцій по цих напрямах діяльності співробітнику доводиться розробляти та виконувати безліч різних документів, значна частина яких управлінські. Ефективне виконання цих функцій неможливе без знання сучасного понятійного апарату діловодства, його технології, правових та організаційних аспектів.

563

Основним поняттям у цій сфері, безумовно, є документ. Цей термін на території України був уведений на початку XVIII сторіччя. Тоді під ним розуміли доказ привілеїв, прав, угод. Відтоді смисл терміна "документ" принципових змін не зазнав.

У найбільш відомому варіанті документ – це "матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання у часі й просторі"‘.

Офіційне визначення документа в Україні таке:

"Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ – це документ, що містить вихідну інформацію.

Вторинний документ – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів"².

У процесі управління документ виконує такі функції: соціальну; правову; інформаційну; комунікативну; управлінську; облікову; культурну; історичну.

Управлінська діяльність органів внутрішніх справ фіксується в основному управлінськими (організаційно-розпорядчими) документами, до яких відносяться:

організаційні документи (статути, положення, настанови, інструкції).

В них містяться приписи, спрямовані на організацію системи управління (наприклад, Положення про Міністерство внутрішніх справ України, Інструкція про роботу дільничного інспектора міліції і т. ін.);

розпорядчі документи (накази, вказівки). За допомогою цих документів суб’єкт управління здійснює керівництво підлеглими об єктами шляхом передачі управляючої, тобто розпорядчої, документації;

довідково-інформаційні документи (листи, акти, довідки, рапорти, доповідні записки та ін.).

Перші дві групи відносяться до правових документів, оскільки інформація, що в них міститься, має юридичні наслідки, третя – до неправових документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної та ефективної роботи органів внутрішніх справ шляхом якісного та своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, контролю за виконанням документів та здачею їх в архів.

Елементами діловодства є документування та документообіг.

‘ Див.: Наказ МВС України від 22 липня 1993 р. № 435. -С. 70.