25.4.1. Деякі загальні вимоги до найбільш уживаних у практиці органів внутрішніх справ управлінських документів

У практиці управлінської діяльності видання розпорядчих документів є досить значною її частиною. Розпорядчі документи, що надходять до органів внутрішніх справ з вищих органів, у разі потреби доводяться відповідними суб’єктами управління до підпорядкованих органів шляхом видання самостійних розпорядчих документів – наказів, указівок, в яких викладається зміст документів вищого органу щодо завдань даного органу, або шляхом ознайомлення з ними. Стосовно системи управління це командна інформація, яка надходить по каналу прямого зв’язку.

У той же час важливе значення в системі управлінської документації мають документи, що складаються безпосередніми виконавцями тих чи інших управлінських дій (об’єктами управління), які містять відомості про виконання відповідних команд, планів, функціональних обов’язків та ін. і які створюють базу для прийняття в подальшому суб’єктами управління управлінських рішень, у тому числі у формі різних розпорядчих документів.

Вимоги до основних розпорядчих документів нормативного характеру (накази, вказівки, інструкції, положення, настанови, статути, директиви) були викладені у главі 17 при розгляді системи управлінських рішень в органах внутрішніх справ, вимоги до планів – у главі 19. Зараз же ми викладемо деякі загальні вимоги до найбільш уживаних управлінських документів ненормативного характеру, які займають значний обсяг у практиці управлінської діяльності органів внутрішніх справ. Мова йде про протокол, звіт, акт, огляд, висновок, доповідну записку, пояснювальну записку, довідку, лист, рапорт.

Протокол – це документ, що містить послідовний опис дій, подій і станів, які мають юридичне значення і встановлені безпосередньо особами (особою), які засвідчують зміст протоколу своїми підписами. Протокол має бути складений так, щоб, прочитавши його, чітко було видно: хто, де і коли його склав, хто і в ролі кого був пул цьому присутній, що і яким чином установлено. У протоколах відбиваються тільки ті факти, які встановлені з безперечною достовірністю.

В управлінській діяльності органів внутрішніх справ відомі протоколи так званого розпорядчого характеру, в яких фіксуються хід обговорення питань і рішення, прийняті по них на зборах, нарадах, засіданнях тощо. Складовими частинами таких протоколів є: найменування ("протокол") і порядковий номер, назва наради (зборів, засідання), дата проведення, склад і чисельність учасників, прізвища та ініціали керівників наради (голова, члени

581

президії, секретар), порядок денний, текстова частина, перелік додатків і підписи керівників наради.

Текстова частина протоколу відбиває хід обговорення питань і прийняття рішення. У протоколі щодо кожного обговорюваного питання повинні бути розділи "слухали" і "постановили". У першому з них у називному відмінку формулюється питання і зазначається форма його викладу (наприклад: "Виконання плану роботи за II квартал 1998 р. Доповідь начальника РВВС Петрова Г.І."), дається короткий виклад виступів учасників наради (виступили: Юрченко В.А., Шейко Б.Д.) і заключного слова доповідача. У другому розділі зазначаються прийняті рішення та строки їх виконання. У разі фіксування результатів голосування зазначається кількість осіб, які голосували "за" і "проти".

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання будь-якої роботи або доручення. Звіти бувають статистичні (або цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом, бланках, текстові – на звичайному папері, але здебільшого за встановленою формою. Матеріал звіту повинен охоплювати точно визначений період часу.

Реквізити звіту:

назва документа;

період, за який складається звіт;

назва служби, підрозділу, органу, про роботу яких звітують;

текст звіту;

підпис;

дата складання звіту і номер (індекс) документа;

гриф затвердження.

Звіти про виконання роботи мають текстову форму і викладаються послідовно за пунктами планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного або часткового невиконання плану і викладаються перспективи його виконання з перерахуванням необхідних для цього заходів.

Звіти про результати виконання одноразових завдань і доручень відрізняються від періодичних звітів тим, що не затверджуються; їх адресують керівникам, від яких було одержано завдання. У них міститься:

назва посади і прізвище керівника;

назва документа;

заголовок;

текст, який повинен розпочинатися посиланням на одержане завдання: "відповідно до Вашого доручення від...", "за Вашим завданням...". Це і е вступна частина документа. Далі йдуть:

висновок-аналіз проведеної роботи й одержаних результатів з висновками і пропозиціями;

відмітки про додаток, якщо він є;

підпис автора із зазначенням посади і прізвища;

дата й номер (індекс).

582

Вимоги до періодичного звіту: він повинен характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу, переконливістю аргументації, точністю формулювань, які виключають можливість суб’єктивного тлумачення, конкретного викладу результатів роботи, доказовістю висновків і рекомендацій. Він має містити вичерпні відповіді на всі питання наступної схеми:

1. У заголовку, крім слова звіт, вміщуються дані про підрозділ, орган, який звітує, за який період і за який вид роботи.

2. У вступній частині вказується коло завдань, які були поставлені перед підрозділом, органом на звітний період за планом роботи.

3. Наступна частина звіту має містити точний опис викопаної роботи (з кожного питання плану із зазначенням позитивних і негативних прикладів; при цьому мають бути названі конкретні особи, факти, цифри та ін.).

4. У звіті мають бути подані розгорнуті висновки, які випливають з опису всіх видів робіт, пропозиції, перспектива на майбутній строк.

Увесь матеріал звіту в разі потреби може бути поділений на частини. Ці частини, як правило, нумеруються арабськими цифрами.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його дістають самостійну назву. Ці назви повинні бути короткими, відповідати змістові й записуватися у вигляді заголовків.

Акт – це документ, складений спеціально уповноваженою посадовою особою або групою осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

Акт повинен мати заголовок, в якому дається короткий зміст актованого факту, події.

Текст акта, як правило, складається з двох частин: вступної і констатуючої.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта, перераховуються ті особи, які його склали, а також ті, які були присутні під час його складання.

Після слова ПІДСТАВА вказується розпорядчий документ або усне розпорядження посадової особи. Після слова СКЛАДЕНИЙ перераховуються посади із зазначенням найменування органу, ініціалів і прізвищ осіб, які склали акт.

Після слів БУЛИ ПРИСУТНІ перераховуються посади, ініціали і прізвища (в алфавітному порядку) осіб, які були свідками складання акта.

У констатуючій частині викладаються мета і завдання акта, сутність і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед додатками, якщо вони є), у разі погреби повідомляється про кількість примірників акта й місце їх зберігання.

Для актів з постійно повторюваною інформацією слід використовувати бланки з трафаретним текстом.

583

При наявності в акті додатків посилання на них дається в кінці тексту перед підписами.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні, без зазначення посад.

При наявності окремих думок у складачів акта або у присутніх при його складанні їх слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на спеціальному аркуші.

Акти прийому-передачі, а також акти обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищим органом або керівником підрозділу.

Місце і дата складання акта повинні відповідати місцю і даті події, яка актується..

Огляд – це документ, складений для інформації підвідомчих органів, інших організацій про роботу в тій чи іншій галузі, про діяльність групи органів за певний період часу.

Формуляр огляду включає такі реквізити:

1. Найменування виду документа.

2. Заголовок.

3. Період часу, за яким зроблено огляд.

4. Текст.

5. Дата і ким складений.

Висновок – це документ, в якому викладаються підсумки перевірки, аналізуються встановлені факти і вносяться пропозиції щодо порядку розв’язання питань. Він складається за підсумками службового розслідування дисциплінарних проступків працівників органів внутрішніх справ, за результатами перевірок скарг громадян, заяв про втрату паспортів і т.ін. Як правило, висновки містять такі дані: заголовок ("Висновок щодо скарги громадянина..."), прізвище та ініціали посадової особи, яка склала висновок, підстави для складання документа, опис встановлених фактів, пропозицій, про порядок розв’язання питання, підпис особи, яка склала висновок.

Доповідна записка – це службовий документ на ім’я керівника органу або одного із його структурних підрозділів з описом певного факту (в ній повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень, подається інформація про певні події та ін.).

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. Вони діляться також на внутрішні (якщо адресовані керівникові органу внутрішніх справ або структурного підрозділу, у якому працює особа, яка готує доповідну записку) та зовнішні (якщо адресовані керівникові вищого органу).

У доповідних записках повинні бути такі реквізити: посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка; заголовок (назва документа); короткий зміст доповідної записки (з якого питання складена); текст; перелік додатків із за-

584

значенням кількості аркушів; посада; прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис; дата складання записки.

Доповідні записки, складені для надсилання до вищих органів, підписуються керівником, а внутрішні – їх автором.

Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій частині викладаються факти, які дали привід для написання доповідної записки, у другій – висновки, повідомлення про вжиті заходи і конкретні пропозиції.

Якщо наведені факти або зроблені висновки та пропозиції потребують цифрового або документального підтвердження, вони оформлюються як додаток.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу, наведені факти – достовірними, пропозиції чітко сформульованими.

Пояснювальна записка припускає два види документів з цією назвою. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням -до якогось основного документа (звіту, проекту і т. ін.). У ній подається опис роботи, виробів.

Пояснювальною запискою є також документ особистого характеру, в якому пояснюють певні дії або вчинки посадової особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання якоїсь роботи та ін.). Така пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації.

Довідка – це документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів, подій.

Довідки, які містять різні відомості про роботу органів внутрішніх справ за певний час, складаються уповноваженими органами або посадовими особами і призначені для вищих органів чи керівників.

Довідки повинні мати заголовок до тексту.

Довідки підписуються особами, які провадили перевірку, узагальнювали досвід тощо.

Для складання довідок про підтвердження місця роботи, навчання, посади, яку обіймають, заробітної плати тощо, як правило використовують надруковані у друкарні бланки. Крім назви органу, який видає довідку, дати, реєстраційного номера (індексу), найменування виду документа (довідки), ці бланки мають надрукований типовий текст.

Тексі у більшості випадків починається із зазначенням у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку сповіщаються відомості.

У кінці довідки зазначається, назва установи, до якої вона буде подана.

Текст довідки засвідчується підписом посадової особи і печаткою.

Лист – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом спілкування між установами, ор-

585

ганізаціями, підприємствами і приватними особами, повідомлення про що-иебудь, оповіщення про щось.

Текст листа має складатися з двох логічно пов’язаних між собою частин: у першій наводиться опис фактів або подій, які були підставою для написання листа; у другий викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення по суті змісту. Навіть якщо лист складається з однієї фрази, то її побудова також повинна відповідати цьому принципу.

Листи-запити і листи-прохання за змістом розпадаються на дві частини: мотивуючу та основну, в якій висловлюється запит чи прохання.

Листи-відповіді повинні давати відповідь на запит і містити – як обов’язковий реквізит – посилання на номер, дату й суть листа-запиту. Наприклад: на № 1256 від 10.03.93.

Лист-інформація містить повідомлення про стан якихось справ, про виконання планів, про події та явища, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається. Порядок і форма викладу визначаються його автором.

Листи цього типу надсилаються не лише до вищих органів та організації, але й до підпорядкованих.

Різновидом інформаційного листа є доповідна записка.

Супровідний лист – це коротке повідомлення про документ, який надсилається. Ключовими словами тексту супровідного листа є дієслова "надсилаємо", "повертаємо", що розпочинають текст листа. Вислів "при цьому" (як зайвий) вживати не рекомендується.

Службове листування ведеться від імені органу внутрішніх справ, а не від імені посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у службових листах має бути зведений до мінімуму. Щоб підкреслити громадський характер службових листів, у них прийнято про себе й адресата писати в першій і другій особі множини ("просимо надіслати нам", "надсилаємо Вам").

Рапорт – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру.

Рапорти подаються з метою реалізації прав і законних інтересів працівників (наприклад, рапорт про надання відпустки, квартири тощо), інформування про виконану роботу (наприклад, рапорт про приймання дільниці дільничним інспектором міліції тощо), про виявлені недоліки й пропозиції щодо їх усунення.

Ще раз наїадуємо, що наведений перелік ненормативних управлінських документів, безумовно, не є вичерпним, практика настільки багата, що може використовувати безліч різних документів. Автор, наприклад, не згадав про такі управлінські документи, як припис, таблиця, стенограма, телеграма, телефонограма і т. ін., які теж використовуються в органах внутрішніх справ, однак вимоги до них не специфічні.