25.4. Проектування документаційного забезпечення управління

Отже, документаційне забезпечення є процес передачі і переробки інформації у формі документів, необхідної для ефективного функціонування даного органу. Документується його управлінська (організаційно-розпорядча), профілактична, оперативно-розшукова, адміністративна, кримінально-процесуальна, матеріально-технічна та інші види діяльності. Суб’єктами управління рішення, що приймаються, доводяться до виконавців у вигляді наказів, указівок, директив, інструкцій і т. ін. У свою чергу, виконавці (об’єкти управління) інформують вищестоящі інстанції за допомогою довідок, звітів, доповідних записок та інших документів. Незважаючи на заходи, що здійснюються для скорочення паперових потоків, регламентації цього процесу, число документів зменшується дуже повільно. Тому вдосконалення документаційного забезпечення лишається вельми актуальною проблемою, її розв’язання потребує проведення спеціальних заходів: розробки та впровадження нормативів документаційного забезпечення, правил уніфікації й стандартизації документів.

Безумовно, на цьому процесі негативно позначається відсутність в Україні Єдиної державної системи діловодства та забезпечення управління (ЄДСДЗУ), а також державних стандартів на документи. Без сумніву, як на теперішні часи, складні для нашої країни, ці питання не є пріоритетними. Проте водночас, якщо уявити, яку шкоду завдає нашій державі відсутність такої системи, де б закріплювалися головні принципи організації діловодства, найбільш істотні вимоги до документів організаційно-розпорядчого характеру та операцій щодо їх обробки, функції діловодних підрозділів і т.ін. На жаль, ці питання розвязуються лише на відомчому рівні і не завжди доброякісно, тому що відсутня офіційна база для такої роботи.

578

Разом з тим теоретична розробка цього питання дає змогу створити як основи системи документаційного забезпечення діяльності органів внутрішніх справ, так і окремі її елементи, впритул до форми конкретного документа.

Процес проектування документаційного забезпечення складається із етапів дослідження, проектування та впровадження.

Дослідження стану документаційного забезпечення діяльності органу, установи. На даному етапі насамперед вивчаються потоки й види циркулюючих в системі документів. Тут звертається увага на необхідність і достатність документів, їх відповідність колу розв’язуваних завдань, встановленим при цьому процедурам, компетенції, характеру взаємовідносин системи з іншими державними органами.

Для вивчення стану документаційного забезпечення можуть бути використані різні методи, за допомогою котрих можна з’ясувати "географію" вхідних документів, характер їх прийому, обробки та зберігання, процес складання самих документів, а також особливості технології документаційного забезпечення. Названий процес починається з класифікації документів. Чим повніше розроблений класифікатор, тим ясніше буде уявлення у дослідника про структуру циркулюючих документів. В основу класифікації можуть бути покладені різні ознаки: хронологічна, географічна, кореспондентська, номінальна, предметна та ін.

Потім проводиться аналіз документів. Якщо його метою є вивчення носіїв документів, визначення відповідності виду документів компетенції органів, що їх підготували, ступеню спрямованості на виконання завдань, які поставлені перед системою, то може бути застосований традиційний аналіз. Якщо ж мова йде про формалізований аналіз змісту документів, то найбільш раціональним буде контент-аналіз.

При вивченні процесів підготовки документів, практики роботи з ними, схем їх переміщення всередині даного органу можуть бути використані методи спостереження, інтерв’ювання, анкетування, моделювання та ін.

Проектування документаційного забезпечення. Залежно від виявлених хиб в документаційному забезпеченні або в зв’язку з формуванням нових оргструктур чи їх удосконаленням оргпроект може охоплювати всю систему діловодства або бути локальним, тобто спрямованим на якійсь окремий елемент цієї системи чи навіть вид документа. Наприклад, можуть бути розроблені оргпроек-ти документаційного забезпечення МВС, УМВС, УМВСТ, міськ-райліноргану, Управління справами МВС України. Створюються оргнроекти обробки вхідної документації і розподілу п по виконавцях, і оргпроекти, пов’язані з підготовкою наказів і т. ін.

Незалежно від того, яким є оргпроект – загальним чи локальним, він буде найбільш ефективний тоді, коли дослідник підходить до проектування комплексно, тобто вивчає не тільки документи, документопотоки, діяльність діловодних підрозділів, але й

579

організацію праці їх працівників, техніку, яка тут використовується, а також правові, економічні, соціально-психологічні та інші питання, пов’язані з документаційним забезпеченням. Скажімо, комплексний оргпроект діловодного підрозділу органу внутрішніх справ відповідного рівня системи має включати загальну характеристику відповідної системи управління та передбачати: структуру і штати підрозділу; його зв’язки з іншими підрозділами; організацію документаційного забезпечення, документообігу, праці та забезпечення відповідною організаційною технікою; організацію основних документопотоків; їх обсяги; порядок зберігання документів; правову регламентацію діяльності підрозділу і т. ін.

При проектуванні документообігу необхідно виходити із вимог, що пред’являються до його організації. Насамперед схеми документопотоків мають бути максимально простими, виключати зворотно-поступальний рух документів, проходження ними інстанцій, що не обумовлені практичною потребою. В принциповій схемі документообігу, котра є підсумковим документом оргпроектування, вказуються не тільки пункти прийому документів, що надходять, їх проміжного та архівного зберігання, але й характер, граничний час обробки та передачі документів виконавцям. Особливу увагу слід приділити реалізації принципу "із канцелярії – до виконавця", що дасть змогу виключити із документообігу повторний рух одних і тих же документів до керівника, завантаження його великою кількістю документів, рішення по яких в" багатьох випадках мають бути прийняті безпосередніми виконавцями.

У процесі проектування документів спершу треба враховувати практичну потребу в кожному такому документі та його цільове призначення. Оптимальна для документів форма має відповідати вимогам Інструкції з діловодства, затвердженої наказом МВС України від 22 липня 1993 р. № 435. Інструкція визначає формати паперу, особливі реквізити’та їх координати на бланку. Звичайно, при розробці форми конкретного документа виникає багато специфічних питань, розв’язати котрі не завжди вдається-В цих випадках треба керуватися загальними принципами розробки документів.

Для впровадження розроблених оргпроектів документаційного забезпечення в органі внутрішніх справ створюється робоча група в складі 3–5 осіб, очолювана заступником начальника органу. В цю групу обов’язково включаються начальник секретаріату (канцелярії), а також працівники-діловоди. Члени групи складають план впровадження оргпроекту, розробляють наказ про його реалізацію та контролюють виконання.

Важливе значення для повного впровадження оргпроектів документаційного забезпечення має. інструктаж працівників. Його необхідно проводити регулярно впродовж 1,5–2 місяців для вироблення сталих навичок оперування документами за новими правилами. При цьому усні роз’яснення та демонстрацію тих чи інших діловодних операцій слід доповнювати різного роду пам’ятка-

580

ми, інструкціями. Істотне значення тут мають також пропагування нових організаційних форм документів та періодичне інформування працівників про результати впровадження оргпроектів.