25.3. Контроль за якістю і своєчасністю виконання документів

Контроль за виконанням документів є важливим видом управлінської діяльності і формою діловодного обслуговування особового складу органів внутрішніх справ. Мета контролю – сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

Ї. Обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт.

2. Систематичний нагляд за виконанням документів.

3. Вжиття заходів, які сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей і т. ін.

4. Підвищення трудової дисципліни виконавців. Контроль за виконанням документів включає: постановку документа па контроль; перевірку своєчасного доведення документа до виконавця; попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів; інформування керівника.

У контрольній діяльності розрізняють такі дві групи операцій:

1) контроль за виконанням документів по суті поставлених в них питань (керівники);

2) контроль з точки зору відповідності форм створюваних документів їхньому змісту та за своєчасністю їх виконання (секретаріат, канцелярія).

Щоденно по картотеці та журналу реєстрації робиться вибірка документів, котрі не виконані до встановленого строку. Результати доповідаються начальнику міськрайліноргану. Якщо начальник подовжує строки виконання або потребує пояснення причини невиконання документа в строк, то секретаріат повідомляє про це виконавця.

На рівні МВС України, УМВС, УМВСТ широко застосовуються автоматизовані системи контролю за виконанням документів (АСКВД) на базі використання сучасних ЕОМ. В ЕОМ уводиться за спеціальною програмою інформація з таких питань:

вид документа, кореспондент, індекс документа, дата реєстрації в органі чи підрозділі, вхідний номер документа в інформаційному бюро (ІБ), дата реєстрації документа в ҐБ, зміст документа і контрольованих параметрів (строки, види і форми виконання), виконавець, довідка про виконання, причина невиконання.

Первинним джерелом інформації є "Відомість документів, поставлених на контроль ІБ МВС України, УМВС". Вторинним джерелом інформації є контрольна картка, що подається в заповненому вигляді в ІБ виконавцем. Відомості про виконання передаються в ІБ із міськрайлінорганів телефонограмами.

575

Вказані документи вводяться в машину за допомогою відповідних програм. Узагальнені дані про виконання поставлених на контроль документів ІБ містяться у табуляграмах таких видів:

1) попередній контроль; 2) невиконані документи; 3) виконані документи; 4) документи, які знаходяться на контролі; 5) систематизована інформація по заявах та пропозиціях громадян.

Вибірковий контроль виконання документів та зіставлення табуляграм з фактичними документами періодично здійснюється працівниками штабів та ІБ.

У ланці міськрайлінорганів внутрішніх справ здійснюється суцільний та спеціальний контроль за строками виконання документів.

Суцільний контроль – це контроль за виконанням усіх документів, що надійшли до міськрайлінорганів.

Спеціальний контроль – це контроль за виконанням деяких документів. До них відносяться документи органів влади і управління, вищестоящих органів внутрішніх справ, які зобов’язують протягом певного часу провести ті чи інші заходи; запити депутатів; накази .та вказівки начальника міськрайліноргану; скарги, заяви та пропозиції громадян та інші документи з актуальних питань боротьби зі злочинністю та охорони громадського порядку.

У міськрайлінорганах розробляються та затверджуються переліки документів, що підлягають спеціальному контролю. На таких документах ставиться штамп "Взято на контроль_(назва служби) __строк виконання "__" "_______", а реєстраційну картку ставлять у контрольну картотеку.

У процесі здійснення контролю за виконанням документів секретаріат бере їх на контроль в день розгляду документа керівництвом. Працівники секретаріату зобов’язані щоденно перевіряти виконання документів, строк яких минає в цей день, та вживати заходів для з’ясування та усунення причини порушення строків. Вони переглядають картотеки і нагадують співробітникам про те, що строк виконання закінчується через один-два дні. Про передачу контрольованого документа іншому виконавцю робиться відмітка з указанням дати передачі та прізвища співробітника, котрому передано документ на виконання. Один раз на де сять днів секретаріат доповідає начальнику про невиконані документи, що знаходяться на контролі.

Зняття з контролю документів вищестоящих органів здійснюється за вказівкою начальника міськрайліноргану. Решта документів знімається з контролю секретаріатом за наявністю даних, які свідчать про виконання документів.

Строки виконання документів.

Для всіх документів, які циркулюють в апараті управління, установлюються строки виконання.

Строки виконання документів бувають типовими або індивідуальними. Типові строки встановлюються законодавством або відомчими нормативними актами. Наприклад, пропозиції, заяви та скарги громадян виконуються у строк до одного місяця, а ті,

576

що не потребують додаткової перевірки та вивчення, – невідкладно, але не пізніше як 15 днів.

Для абсолютно переважної частини документів у кожній установі на основі законодавчих та нормативних актів, рішень керівництва встановлюються строки виконання, котрі відображені в інструкції з діловодства.

Діючою інструкцією з діловодства в органах внутрішніх справ встановлено, що всі документи, які надійшли, якщо в них нема спеціальних вказівок про строки, мають виконуватися в десятиденний строк. Документи з відміткою "терміново" виконуються і відправляються в триденний строк.

Індивідуальні строки виконання документів встановлюються керівництвом з фіксуванням їх в резолюціях.

Строки виконання вхідних документів обчислюють з моменту їх надходження в орган, вихідних – з моменту підписання. Строк виконання може продовжити тільки особа або орган, який його встановив. Робити це слід в усній або письмовій формі не менш ніж за 2 – 3 дні до закінчення строку виконання документа. У противному разі документ вважається не виконаним в строк. При продовженні строку на картці роблять відповідну відмітку і уміщують її в картотеку під рубрикою, яка відповідає новому строку виконання.

У діловодній практиці трапляються випадки, коли строк виконання документа в момент його реєстрації або розгляду не може бути встановлений. Тоді за погодженням з виконавцем встановлюють умовний строк виконання, котрий потім коректується відповідно до ходу виконання документа.

Техніка контрольних операцій.

Технічним засобом контролю за виконанням документів є картотеки. Як контрольні картки використовують примірники реєстраційних карток. Для організації контролю за виконанням документа на нього складають декілька карток згідно з числом виконавців або різними строками виконання. Вони, як правило, складаються канцелярією (секретаріатом) в момент реєстрації документа.

Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 осередки (рубрики). 31 осередок відповідає максимальній кількості днів у місяці; в 32-ому осередку розміщуються картки на документ, строк виконання котрих настане в наступному місяці; в 33-ому осередку ставлять картки, що відповідають невиконаним в строк документам, нові строки виконання котрих з тих чи інших причин своєчасно не встановлені.

Вказаний порядок розміщення карток використовується в більшості ОВС, хоч і не є єдино можливим або обов’язковим.

Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання розв’язані й кореспондентові (автору) дана відповідь, у картці і на документі-запиті зроблена відмітка про виконання, засвідчена підписом відповідального виконавця, і картка надійшла у підрозділ, який здійснює контроль. Якщо при вико-

577

панні доручення або резолюції треба скласти новий документ (відповідь на запит, проект наказу), наявність такого документа є основним підтвердженням виконання. При зміні керівництва в обов’язковому порядку стан діловодства відображається в акті про прийом та передачу справ.

При призначенні нового секретаря прийом та здача справ оформлюється докладним актом, котрий підшивається здаючим та приймаючим справи та затверджується начальником органу внутрішніх справ.

При переміщенні співробітників на іншу роботу, відпустці усі документи та справи, що значаться за ним, здаються секретарю або за вказівкою начальника органу передаються за описом для виконання іншій особі. Відрядження чи звільнення співробітника органу внутрішніх справ здійснюється тільки після підтвердження секретарем здачі усіх документів та справ, що числяться за ним.