Тема 26 оптимізація бізнес-процесів підприємства

26.1 Процесний підхід до управління

Безперервні і досить істотні зміни в технологіях, ринках збуту і потребах клієнтів стали звичайним явищем, і компанії, прагнучи зберегти свою конкурентоспроможність, вимушені безперервно перебудовувати корпоративну стратегію і тактику. Майкл Хаммер і Джеймс Чампі, переосмисливши принципи організації бізнес – процесів на основі розподілу праці, показали, що вони неадекватні сучасним умовам. Річ у тому, що принцип розподілу праці, що послужив основою успішному розвитку бізнесу протягом останніх двохсот років, виходить з припущення про відносну стабільність існуючих технологій, а також постійно зростаючому попиті на товари і послуги, при якому споживач не має широкого вибору і задовольняється вже самою наявністю продукції. Тому найбільш ефективною виявилася ієрархічна пірамідальна структура компаній, організованих за функціональною ознакою.

Проте з розвитком сучасних технологій зникла стабільність, а із зростанням конкуренції – змінилася і роль споживача. Споживач у наш час має істотно більший вибір не тільки товарів і послуг, але і технологій. В результаті виробник вимушений безперервно пристосовуватися як до нових технологій, так і до постійно змінних запитів своїх клієнтів.

У таких умовах стає очевидним, що інерційність пірамідальної структури функціонального управління стає гальмом на шляху до виживання компаній, а порятунком є перехід до управління процесами, де зміна бізнес – процесів (реінжиніринг) перетворюється на практику повсякденного життя компаній.

Щоб організація діяла результативно і ефективно, вона повинна визначити і управляти рядом зв'язаних робіт. Діяльність, що використовує ресурси і керована в цілях придбання здатності перетворювати входи на виходи, розглядається як процес. Часто вихід одного процесу безпосередньо формує вхід для наступного.

Застосування усередині організації системи процесів спільно з ідентифікацією, взаємодією і управлінням цими процесами може бути названо процесним підходом.

Перевагою процесного підходу є можливість здійснення поточного (оперативного) управління, яке він надає за допомогою зв'язку між окремими процесами усередині системи процесів, а також їх об’єднання і взаємодії.

Для впровадження процесного підходу в компанії необхідно:

1. Провести побудову, аналіз і оптимізацію ланцюжків створення цінності організації.

Аналіз діяльності компанії на верхньому рівні за допомогою схем ланцюжків створення цінності дозволяє адекватніше підходити до рішення задачі побудови системи процесів організації в цілому.

2. Створити систему (мережу) процесів організації.

Наявність в компанії системи процесів є найважливішою умовою ефективного впровадження процесного підходу.

Система процесів компанії може бути використана в наступних цілях:

• організації управління компанії на принципах процесного підходу;

• здійснення змін в організаційній структурі;

• поетапній регламентації процесів;

• розробки системи показників для управління процесами;

• проведення аналізу в порівнянні з конкурентами (бенчмаркингу);

• використання кращих галузевих практик;

• передачі досвіду між компаніями одного холдингу.

3. На основі системи процесів оптимізувати організаційну структуру компанії.

Адекватно підійти до рішення задачі оптимізації організаційної структури можна, тільки спираючись на інформацію про процеси, які виконуються в компанії. Якщо у керівників, що здійснюють структурні зміни, немає бачення діяльності підприємства як системи процесів, то, швидше за все, реорганізація виявиться невдалою. Процеси первинні, а організаційна структура вторинна, оскільки процеси створюють цінність для клієнтів, структура – ні.

Упроваджуючи процесний підхід, дуже важливо критично поглянути на організаційну структуру, що існує в компанії, і оптимізувати її. Оптимізація може полягати в орієнтуванні організаційної структури на процеси. За рахунок структурних змін необхідно добитися, щоб при виконанні процесів були усунені:

• зони безвідповідальності;

• дублювання функцій;

• перетин повноважень;

• неефективні ланки ланцюжка.

Слід зазначити, що перш ніж намагатися упроваджувати складні методи організації управління процесами, керівникам підприємства варто упорядкувати організаційну структуру.

4. Виконати документування діяльності в тому ступені, який необхідний для організації управління процесами.

Необхідно зазначити, що звичайне документування діяльності (зокрема регламентація процесів) не є впровадженням процесного підходу. Впровадження процесного підходу означає насамперед впровадження механізмів управління процесами. Тому регламентація необхідна в тому ступені, в якому дозволяє організувати управління процесами і досягати поставлених власниками і керівниками компанії цілей.

5. Розробити і упровадити систему показників для управління компанією і процесами.

Наявність в компанії системи цілей і показників є необхідною умовою для здійснення управління. Але ця система може бути прив'язана до структурних підрозділів. В цьому випадку показники не орієнтовані на результативність і ефективність процесів в масштабі всієї компанії.

При впровадженні процесного підходу система показників має бути при­в’язана до процесів і орієнтована на досягнення цілей бізнесу в цілому. При описі процесів важливо точно визначити, які саме структурні підрозділи їх виконують.

6. Організувати управління процесами.

Організація управління процесами є одним з найбільш складних завдань, що виникають при впровадженні процесного підходу. Щоб організувати таке управління:

• у керівництва компанії має бути розуміння методів управління процесами;

• необхідно виділити відповідні ресурси (наприклад, кошти на розробку інформаційної системи, регламентів, навчання персоналу тощо);

• має бути чітко структурована система процесів;

• потрібно розробити систему цілей і показників для управління процесами.

7. Організувати діяльність керівників по поліпшенню процесів.

В рамках впровадження процесного підходу необхідно створити механізми поліпшень процесів. Можливі різні підходи до рішення цієї задачі: від жорстких адміністративних заходів до залучення персоналу і створення умов для ефективної командної роботи по поліпшенню процесів.

8. Розробити і упровадити систему мотивації, орієнтовану на поліпшення процесів.

Неформальне і ефективне впровадження процесного підходу неможливе без залучення персоналу компанії. При всій різноманітності методів мотивації при впровадженні процесного підходу можна використовувати тільки деякі; вони залежать від ситуації в компанії і цілей, які ставлять її власники і керівники.

Якщо всі вказані вище дії виконані, можна вважати, що в організації упроваджений процесний підхід до управління.