26.4 Реінжиніринг (оптимізація) бізнес-процесів.
Офіційне визначення реінжинірингу таке: «фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування бізнес-процесів із метою досягнення істотного поліпшення в якості функціонування».
Реінжиніринг бізнес-процесів (РБП) – це інструмент, спеціально розроблений з метою використання за обставин, що вимагають масштабних змін, забезпечити які використовувані раніше схеми покращення процесів не в змозі. Але це не означає, що РБП заміняє собою постійні покращення. Якщо на підприємстві вже проведений реінжиніринг певного процесу, то далі будуть потрібні методи безперервних покращень (continuous improvement), що носять технологічний характер, які потрібно застосовувати, щоб успішно функціонувати й у майбутньому.
Рушійною силою реінжинірингу є розуміння потреб клієнта компанії, тому принципового значення набувають узгодженість, взаємообумовленість та взаємодоповнюваність дій кожного робітника.
Рєінжиніринг за своєю суттю передбачає заміну старих методів управління новими, сучаснішими і на цій основі різке поліпшення основних показників діяльності підприємств.
Метою реінжиніринга бізнес-процесів (РБП) є системна реструктуризація матеріальних, фінансових і інформаційних потоків, направлена на спрощення організаційної структури, перерозподіл і мінімізацію використання різних ресурсів, скорочення термінів реалізації потреб клієнтів, підвищення якості їх обслуговування.
Для компаній з високим ступенем диверсифікації бізнесу, різноманіттям партнерських зв'язків реінжиніринг бізнес-процесів забезпечує вирішення наступних завдань:
визначення оптимальної послідовності виконуваних функцій, яке приводить до скорочення тривалості циклу виготовлення і продажу товарів і послуг, обслуговування клієнтів, слідством чого служать підвищення оборотності капіталу і зростання всіх економічних показників фірми;
оптимізація використання ресурсів в різних бізнес-процесах, в результаті якої мінімізуються витрати і забезпечується оптимальне поєднання різних видів діяльності;
побудова адаптивних бізнес-процесів, націлених на швидку адаптацію до змін потреб кінцевих споживачів продукції, виробничих технологій, поведінки конкурентів на ринку і, отже, підвищення якості обслуговування клієнтів в умовах динамічності зовнішнього середовища;
визначення раціональних схем взаємодії з партнерами і клієнтами і як наслідок, зростання прибутку, оптимізація фінансових потоків;
синхронізація і координація одночасно виконуваних процесів.
Так
Ні
Рисунок 26.2. – Алгоритм розробки системи процесів організації
Рєінжиніринг бізнес-процесів, що проводиться з певною періодичністю, наприклад один раз в 5-7 років, направлений в подальшому на безперервний інжиніринг бізнес-процесів, тобто постійну адаптацію бізнес-процесів до зовнішнього середовища, що змінюється.
До основних властивостей реінжинірингу науковці відносять відмову від застарілих правил і підходів ведення бізнесу; радикальну перебудову способів господарської діяльності; впровадження сучасних інформаційних технологій в управлінні підприємством; приведення до значного покращення показників його діяльності тощо.
Рєінжиніринг бізнес-процесів найбільш ефективний на підприємствах, для яких характерні наступні особливості:
диверсифікація товарів і послуг (орієнтація на різні сегменти ринку), що викликає різноманіття бізнес-процесів;
робота по індивідуальних замовленнях, що вимагає високого ступеня адаптації базового бізнес-процесу до потреб клієнта;
впровадження нових технологій (інноваційних проектів), що зачіпають всі основні бізнес-процеси підприємства;
різноманіття кооперативних зв'язків з партнерами підприємства і постачальниками матеріалів, що обумовлюють альтернативність побудови бізнес-процесу;
нераціональність організаційної структури, заплутаність документообігу, що викликає дублювання операцій бізнес-процесу.
Метод реінжинірингу застосовують найчастіше у одній з наступних ситуацій: в умовах глибокої кризи, яка пов’язана з високим (неконкурентним) рівнем витрат та відмовою більшості споживачів від продукції компанії; при задовільному поточному стані підприємства, але за несприятливих прогнозів щодо його діяльності в майбутньому (небажані тенденції у попиті, рівні доходності тощо); коли швидкозростаючі і агресивні компанії завдяки реалізації можливостей реінжинірингу прискорюють збільшення відриву від найближчих конкурентів і створюють унікальні конкурентні переваги.
Впровадження реінжинірингу, як правило, ознаменовано переходом від лінійно-функціональної до процесно-орієнтованої організації, в основі якого лежить реалізація ланцюжка створення споживчої вартості, на початку і в кінці якої знаходиться споживач.
В процесі переходу послідовно виконуються такі етапи впровадження РБП:
здійснення комплексного аналізу існуючих бізнес-процесів на підприємстві з погляду створення споживчої вартості, що дозволяє виявити слабкі і сильні сторони організації бізнесу;
розробка еталонної моделі організації бізнесу, у якій закладені цілі майбутніх покращень, і до якої слід наближати існуючу систему організації бізнесу. Одночасно створюється оціночна система результатів бізнесу відповідно до існуючих поставлених цілей досягнення бізнесу;
реалізація закладених в еталонній моделі цілей, зниження впливу негативних чинників, впровадження нового стилю управління підприємством. Втілення елементів нової моделі на практиці вимагає вмілого переходу від старих процесів до нових;
здійснення регулювання інтегрованих процесів після впровадження запланованих змін на основі бенчмаркінгу.
Реінжиніринг викликає безліч змін не тільки у бізнес-процесах. Формуються нові функції персоналу, посадові інструкції, система мотивації, програма підготовки співробітників, організаційні структури, системи управління, в тому числі інформаційні, – все, що зв’язано з процесом, має бути реорганізовано взаємопов’язаним чином. Реінжиніринг бізнес-процесів виконується на основі застосування інженерних методів і сучасних програмних інструментальних засобів моделювання бізнес-процесів сумісними командами фахівців компанії і консалтингової фірми.
Відповідно до визначення Е.Г. Ойхмана і Е.В. Попова: «Реінжиніринг бізнесу передбачає новий спосіб мислення – погляд на побудову компанії, як на інженерну діяльність. Компанія або бізнес розглядається як щось, що може бути побудоване, спроектоване або перепроектоване відповідно до інженерних принципів». До інженерних методів відносять перш за все методи конструювання, моделювання, розрахунків ефективності. Реінжиніринг бізнес-процесів не можна ототожнювати з вирішенням таких завдань, як автоматизація процесів обробки інформації, реінжиніринг програмного забезпечення, реорганізація організаційної структури, поліпшення якості продукції і послуг, які можуть вирішуватися самостійно і незалежно один від одного, проте передбачається їх обов'язкове комплексне рішення при реінжиніринге бізнес-процесів.
Найважливішими принципами реінжинірингу бізнес-процесів є наступні:
Декілька робочих процедур об'єднуються в одну, відбувається «горизонтальне стискування процесу». В результаті досягається багатофункціональність робочих місць.
Виконавці ухвалюють самостійні рішення, здійснюється «вертикальне стискування процесу». Слідством є підвищення відповідальності, зацікавленості в результатах своєї праці працівника.
Кроки процесу виконуються в природному порядку, забезпечується виконання роботи в тому місці, де це доцільно.
Процес має багатоваріантне виконання, підвищується адаптивність процесу до зміни зовнішнього середовища.
Зменшується кількість перевірок, мінімізується кількість узгоджень.
Менеджер процесу (case-manager) забезпечує єдину точку контакту з клієнтом.
Переважає змішаний централізовано-децентралізований підхід, в результаті реалізації якого відбувається делегування повноважень за принципом «зверху-вниз».
Реінжиніринг (перепроектування) бізнес-процесів є проектною діяльністю, направленою на реструктуризацію організаційно-економічної і інформаційної систем підприємства, на яку розповсюджуються всі вимоги по виконанню і документуванню етапів життєвого циклу проекту будь-яких систем.
Зокрема, процес перепроектування бізнес-процесів включає стадії системного аналізу і системного синтезу. В ході системного аналізу на основі дослідження недоліків існуючої системи формулюються потреби в новій організації бізнес-процесів, вибирається напрям і визначається економічна доцільність перепроектування бізнес-процесів. На стадії системного синтезу вирішуються проектні завдання визначення конфігурації бізнес-процесів і архітектури, яка забезпечує підтримку організаційної структури і інформаційної системи підприємства.
Послідовність стадій проведення реінжинірингу бізнес-процесів представлена на рис. 26.3.
Рисунок 26.3 – Стадії проведення реінжинірингу бізнес-процесів
На стадії ідентифікації, яка відповідає на питання: «що повинне реорганізовуватися?», виділяються основні види діяльності, реорганізація яких забезпечує кардинальне підвищення ефективності функціонування організаційно-економічної системи.
На стадії зворотного інжинірингу здійснюється аналіз існуючих бізнес-процесів з метою формулювання пропозицій по їх реорганізації. Стадія прямого інжинірингу включає побудову моделей нової організації бізнес-процесів і їх реалізацію у вигляді робочого проекту. Моделі нової організації бізнес-процесів доводять можливість досягнення сформульованих на етапі ідентифікації критеріїв ефективності. Надалі моделі бізнес-процесів утілюються у вигляді положень і інструкцій з організації робіт персоналу і робочого проекту інформаційної системи.
Впровадження припускає комплексне тестування розроблених компонентів проекту, навчання персоналу і поетапне введення в дію перепроектованих бізнес-процесів.