13.3 Подготовка акта по результатам аудита "на месте", проведение заключительного совещания, утверждение и рассылка акта

Председатель комиссии несет ответственность за подготовку и содержание акта по результатам аудита.

До заключительного совещания комиссия проводит следующую работу:

- анализирует наблюдения, выводы аудита и любую другую информацию, собранную в ходе аудита и соответствующую его целям;

- анализирует выявленные несоответствия и уведомления;

- оформляет акт по результатам аудита, принимая во внимание выборочный характер рассмотрения объектов аудита;

- подготавливает рекомендации органу по сертификации для принятия решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия СМК организации;

- информирует о периодичности проведения инспекционного контроля СМК.

Результаты аудита, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта, форма и основные разделы которого приведены в Приложении Ж.

В акте необходимо отразить:

- свидетельства соответствия всем требованиям ГОСТ Р ИСО 9001;

- подтверждение результативности внедрения, поддержания и улучшения СМК;

- результаты внутренних аудитов и анализа СМК со стороны руководства;

- обеспечение имеющейся системой контроля и испытаний проверки выполнения требований к продукции, в том числе обязательных;

- информацию о проверенных процессах и документах СМК организации;

- информацию о достигнутых улучшениях СМК за предшествующий аудиту период;

- возможности улучшения СМК без рекомендаций готовых решений;

- рекомендации комиссии органу по сертификации в отношении выдачи/невыдачи сертификата.

Не допускается идентифицировать несоответствия и уведомления как возможности для улучшения.

К акту должны быть приложены:

- план аудита СМК;

- заполненные бланки регистрации несоответствий и уведомлений;

- записи, подтверждающие устранение несоответствий в ходе аудита;

- протоколы разногласий (при их наличии).

К акту могут быть приложены:

- протоколы испытаний продукции;

- отчеты о качестве продукции за определенный период времени;

- данные по анализу состояния производственной среды в организации за определенный период времени;

- данные по анализу корректирующих действий, выполненных в период работы комиссии при сертификации СМК, и др.;

- справка о поступивших рекламациях за предшествующий аудиту год.

По результатам аудита председатель комиссии проводит заключительное совещание и представляет проект акта, включающий в себя описание всех несоответствий и уведомлений.

На заключительном совещании должны присутствовать руководство, ведущие специалисты проверяемой организации и члены комиссии. На совещании председатель комиссии доводит до участников совещания результаты аудита, представляет выводы и заключения по аудиту СМК.

Любые разногласия по выводам аудита между комиссией и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены до заключительного совещания. Если согласие не достигнуто, оба мнения должны быть запротоколированы. Проверяемая организация при этом вправе обратиться в комиссию по апелляциям органа по сертификации.

Акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии и предоставляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю. Акт печатают, как правило, в двух экземплярах, если не предусмотрено другое.

Один экземпляр акта передают проверяемой организации-заказчику, другой - органу по сертификации.

Экземпляры акта являются собственностью проверяемой организации и органа по сертификации, при этом члены комиссии и проверяемая организация должны строго соблюдать требования конфиденциальности.