2.4.2. Табличное согласование входов и выходов процессов между собой

Согласование входов и выходов процессов можно провести не только в виде графической схемы. Более того, табличное представление согласования входов и выходов может быть бо­лее информативным. Табличный способ согласования входов и выходов процесса позволяет провести простейшую регламента­цию и представление процесса в виде заполненной таблицы, включающей перечень входов, выходов, функций регламенти­рующих документов и форм.

Очень часто в процесс входит несколько функций, кото­рые регламентированы соответствующими документами, от­ветственность за их выполнение несут разные сотрудники. Пример самой простой табличной регламентации процесса приведен ниже.

Пример 2.3. В качестве примера рассмотрим деятельность коммерческого отдела торгово-закупочной компании, имеющей сеть филиалов и поставляющей товары для сетей магазинов. Процесс носит условное название «Процесс оптовой закупки и продаж то­варов» и условный номер Процесс 05 (П 05). Заполненная табли­ца, описывающая деятельность процесса в упрощенном виде, при­ведена на рисунке 2.23.

Характеристика процесса:

Коммерческий отдел данной компании ведет поиск оптовых клиентов и поставщиков, ведет сбор и обобщение заявок потре­бителей, производит закупки товаров и организовывает достав­ку и растаможивание товаров, полученных из-за рубежа, ведет распределение закупленных товаров между отделами продаж внутри компании. Кроме того, коммерческий отдел данной компании, имея хорошо налаженные логистические схемы движения партий то­варов из-за рубежа, оказывает услуги своим партнерам по бизне­су (розничным сетям) по доставке товаров, которые они закупа­ют напрямую, не через данную компанию. Компания имеет несколько

159

складов для хранения, перевалки товаров и комплектования за­казов от торговых сетей и магазинов.

Заполнение таблицы ведется от выхода к входу. Сначала за­полняются графы «Продукт (выход)» и «Потребитель (Процесс)». В графе «Продукт (выход)» указываются спецификация на данный выход или номер формы документа, если выходом является доку­мент. В данном примере номера исходящих форм начинаются с цифр 05, что является признаком принадлежности форм к документам данного процесса, имеющего номер 05 по внутренней классифика­ции. Соответственно, номера входящих форм начинаются с цифр принадлежности к документации процесса поставщика. Выполнение каждой функции или работы регламентировано соответствующей инструкцией. Номера инструкций приведены под названиями фун­кций.

В очередной раз нам придется извиниться перед читателем за некоторые упрощения в примере: номерами форм и документов заполнены только две строки таблицы. Этого вполне достаточ­но для понимания принципа заполнения.

Теперь перейдем к рассмотрению содержания функций процесса. Численность сотрудников коммерческого отдела (КО) составля­ет 12 человек. При такой небольшой численности сотрудников начальник коммерческого отдела не ведет документированных планов для каждого сотрудника. Распределение сотрудников по товарным направлениям и взаимодействию со складской службой, грузоперевозчиками и таможней сложилось исторически и закреп­лено в их должностных инструкциях в достаточной для управле­ния степени. Поэтому планирование деятельности по закупкам и продажам идет сверху от генерального директора без разбивки на каждого сотрудника. Последней строкой в таблице является от­четность владельца процесса перед вышестоящим руководством (Генеральный директор и Совет директоров). Функции контроля за ходом работ процесса, анализа хода процесса и управления про­цессом при отклонениях показателей процесса от номинальных границ в данной таблице не отражены, но должны быть внесены в должностную инструкцию владельца процесса (начальника ком­мерческого отдела). Будем считать, что начальник отдела внес все функции цикла P-D-C-A (Plan — Do — Check — Act) в соот­ветствующие документы. Кроме того, для того чтобы деятель­ность процесса и деятельность владельца процесса могла быть про­контролирована со стороны вышестоящего руководства, в состав отчетности по процессу должны входить не только финансовые результаты деятельности по закупке и продажам, но и показа-

160

тели эффективности процесса — какой ценой (с какими затра­тами) получены данные результаты.

2.5. ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР ВЫБОРА ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЛЯ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ» ТОРГОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ

КОМПАНИИ

Далее рассмотрим пример практического выбора показате­лей для процесса «Управление финансами» торгово-производ­ственной компании (далее — Процесс).