3.2.3. «Объемные» модели в нотации idef0

Возможны различные способы описания деятельности ру­ководителя на диаграммах IDEF0 (см. рис. 3.12). Можно ото­бражать функцию управления на каждой диаграмме модели (ва­риант 1). В этом случае все остальные функции, указанные на диаграмме, будут иметь входы — управляющие воздействия, которые являются результатом деятельности руководителя. При таком способе описания деятельности руководителя придется включать функцию управления в каждую диаграмму модели бизнес-процесса.

Второй способ отображения деятельности руководителя ил­люстрирует вариант 2. В данном случае на некоторой диаграм­ме верхнего уровня отображается функция управления, выпол­няемая руководителем. Выходом этой функции является управ­ляющее воздействие, которое будет входом для диаграммы более низкого уровня (т.е. декомпозированной диаграммы). Исполь­зуя возможность ветвления стрелок, можно отобразить управ­ляющие воздействия для всех функций диаграммы нижнего уров­ня. Такой способ предполагает, что при декомпозиции модели мы должны время от времени отображать функции управления. Однако комплексное описания процесса при помощи декомпо­зиции, как правило, неудобно.

Вариант 3 описания управления (рис. 3.12) подразумевает, что существует несколько отдельных моделей IDFE0, совокуп­ность которых представляет собой комплексную модель бизнес-процесса. В этом случае деятельность руководителя описывается в виде отдельной модели, диаграммы которой имеют выходы — управляющие воздействия. На диаграмме другой модели, опи­сывающей деятельность сотрудников, появляются туннельные

190

входы — управляющие воздействия. Модели, описывающие деятельность сотрудников, имеют информационные выходы, отображаемые туннельными стрелками. Эти выходы, в свою очередь, будут туннельными входами в модель, описывающую деятельность руководителя. Таким образом, обеспечивается увяз­ка нескольких моделей в единую комплексную модель бизнес-процесса.

Рис. 3.12. Возможные способы описания деятельности руководителя

в IDEF0

Безусловно, можно предложить и другие способы описания управленческой деятельности руководителей и их участия в процессе. Какой способ для отображения участия руководите­ля в бизнес-процессе выбрать? Это определяет сама организа­ция. Можно составить схему бизнес-процесса уровня исполни­телей, а деятельность руководителя расписать в виде подробной таблицы с указанием операций, входящих и исходящих докумен­тов, принимаемых решений. Можно сформировать схемы про­цесса для работы самого руководителя. Можно пытаться ото­бразить участие руководителя на одной плоской схеме, увели­чивая количество возможных ветвлений и слияний процесса. Однако нужно выбирать тот способ, который наилучшим образом подходит для последующей регламентации и управления бизнес-процессом. Моделируя, главное не забыть про руководителя, поскольку именно он отвечает за управление и улучшение биз­нес-процесса.

191

3.2.4. Модель бизнес-процесса в aris еЕрс, удовлетворяющая требованиям процессного подхода к управлению

При внедрении процессного подхода к управлению необхо­димо описать существующие процессы с целью создания рег­ламентирующих документов (например «Описание процесса», «Регламент выполнения процесса»). Должна быть разработана Методика описания процессов, которая определяет порядок и технические средства описания. Следует отметить, что не обя­зательно пытаться отобразить всю информацию по процессу на его графической схеме. Необходимо заранее определить, какая информация будет представлена графически, а какая — при помощи таблиц и текста. При использовании относительно про­стых программных продуктов (например, при использовании MS Word или Visio для формирования графических схем) большая часть информации о процессе будет представлена в виде таблиц и текста, а при использовании сложных продуктов (ARIS Toolset) большую часть информации можно занести в базу данных мо­делей процессов.

В качестве технического средства описания потоков работ может быть, например, использован ARIS Toolset и нотация ARIS еЕРС¹. Ниже приводятся требования к моделям ARIS еЕРС, сформулированные с учетом требований процессного подхода

к управлению.

Аналогичные требования можно предложить при использо­вании IDEF0 и IDFE3.

Модель процесса в ARIS еЕРС должна по крайней мере вклю­чать следующую информацию:

1) входы/поставщики процесса {process interface, document,

technical term);

2) выходы/клиенты процесса (process interface, document,

technical term);

3) ресурсы: персонал, оборудование, информация, среда (organization unit, application system и т.п.);

¹ Рассматривается ARIS Toolset, так как этот продукт получил в на­стоящее время достаточно широкое распространение в России. Ана­логичные рассуждения могут быть сделаны относительно особен­ностей применения любых других продуктов моделирования биз­нес-процессов, использующих методики описания процессов класса work flow.

192

4. технология выполнения процесса (event, function, opera­ tors);

5. все этапы цикла управления (планирование, выполнение, контроль, анализ, принятие решений);

6. контрольные точки для измерения показателей;

7. возможные отклонения от нормального хода процесса;

8. показатели процесса, продукта и данные удовлетворенности клиентов;

9)участие руководителя (управление процессом).

Рассмотрим, каким образом указанные выше требования могут быть отражены на модели бизнес-процесса, построенной в нотации ARIS еЕРС.

Рис. 3.13. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание входов/ выходов процесса

На рисунке 3.13 показан фрагмент модели процесса в нота­ции ARIS еЕРС. Овалами обведены: интерфейс-«Процесс-по-ставщик 1» и вход-«Документ». Вторым входом в процесс яв­ляется «Материал». Поставщиком рассматриваемого процесса является также «Процесс-поставщик-2». Клиентом процесса является «Процесс-клиент», который получает результат выпол­нения процесса в виде документа. Таким образом, на модели бизнес-процесса отображены поставщики/входы и клиенты/ выходы. Это исключительно важно, так как позволяет четко описать границы бизнес-процесса.

На рисунке 3.14 показаны ресурсы, используемые при вы­полнении процесса: программное обеспечение и структурные подразделения (персонал). Они обведены овалом.

193

Рис. 3.14. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание ресурсов

процесса

Комплексная модель бизнес-процесса должна включать в себя деятельность руководителя и сотрудников. На рисунке 3.15. показаны возможные варианты деления модели процесса верх­него уровня на несколько составляющих.

Рис. 3.15. Составляющие элементы модели бизнес-процесса

194

Первый вариант содержит пять необходимых элементов любого процесса:

• планирование деятельности;

• выполнение деятельности;

• контроль деятельности;

• анализ деятельности;

• принятие решений.

При декомпозиции такой модели вниз затруднительно од­новременно описывать деятельность руководителя и его подчи­ненных. Поэтому предлагается рассмотреть по крайней мере две модели: модель деятельности руководителя и модель деятельности сотрудников, как показано на рисунке 3.15. В этом случае мо­дель деятельности руководителя будет содержать следующие функции (группы функций, части процесса):

• планирование деятельности;

• контроль деятельности руководителем;

• анализ деятельности руководителем;

• принятие решений.

На рисунке 3.16 приводится пример отображения на моде­ли контрольной точки процесса. В данном примере при выпол­нении «Работы 1» исполнитель фиксирует в «Журнале учет № » некоторые показатели. Форма регистрации информации может быть различной: бумажной (журналы) и электронной (файлы базы данных, прикладные системы). На модели важно показать' на каком этапе процесса необходимо фиксировать информацию для последующей ее обработки и анализа с целью последующего улучшения процесса.

Модель процесса должна отображать не только нормальный ход процесса, но и возможные отклонения. Так на рисунке 3 17 показано отклонение от нормального хода процесса, которое может случиться после выполнения «Работы 1». В этом случае вы­полняется «Действие в случае отклонения». Конечно, все откло­нения в модели процесса отобразить невозможно, но это и не тре­буется. Необходимо в первую очередь описывать наиболее суще­ственные отклонения, которые могут в значительной степени повлиять на процесс, либо сделать его последующее нормальное выполнение невозможным. Следует отметить, что по мере совер­шенствования процесса перечень возможных существенных от­клонений будет меняться, что потребует своевременного пересмот-Ра моделей и регламентирующей документации. Заметим, что от­клонения от нормального хода процесса можно описывать при помощи текста, не отображая на графической схеме.

195

Рис. 3.19. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание регламентиру­ющих документов

На рисунке 3.21 показана связь модели, описывающей дея­тельность сотрудников, с моделью деятельности руководителя.

Представим себе, что при выполнении процесса возникали некоторые отклонения, которые были зафиксированы в «Жур­нале учета...».

По итогам работы в течение месяца владелец процесса (ру­ководитель) анализирует возникшее отклонение, используя ин­формацию о соответствующих показателях из журнала учета либо сводные данные, предоставленные сотрудниками. Руко­водитель выявляет причину отклонения и оценивает возмож­ный ущерб для организации (процесса) в случае, если откло­нение не будет устранено. Затем руководитель разрабатывает корректирующие мероприятия и оценивает их экономическую эффективность.

Если величина возможного ущерба превышает стоимость корректирующих мероприятий, руководитель организовывает выполнение корректирующих мероприятий (назначает ответ­ственных исполнителей).

Рис.3.20. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание действий с несоответствующей продукцией бизнес-процесса

Требуется включить в модель процесса функцию «Уничто­жить документ». После выполнения указанной функции следует повторно выполнить «Работу 1». Отклонение в ходе процесса и обратная связь показана на схеме модели (рис. 3.20) при помо­щи символов логики («исключающее или»).

198

Рис. 3.21. Связь моделей деятельности руководителя и сотрудника

В качестве примеров корректирующих мероприятий на ри­сунке 3.21 представлены:

1) корректировка должностной инструкции исполнителя, выполняющего «Работу 1», т.е. инструкции на ту работу, при выполнении которой возникло отклонение;

199

2) программа обучения персонала¹.

Важно подчеркнуть, что рисунок 3.21 на примере фрагмен­тов моделей иллюстрирует методику, позволяющую увязать мо­дели деятельности сотрудников с моделью деятельности руково­дителя в рамках комплексной модели бизнес-процесса, удовлет­воряющей требованиям процессного подхода к управлению.