3.2.3 Методи аналітичного обліку матеріальних запасів

У зарубіжних країнах до методів аналітичного обліку матеріальних запасів відносять:

– метод періодичного обліку;

– метод безперервного (поточного) обліку.

Відповідно до методу періодичного обліку детальний облік матеріальних запасів протягом року не ведеться, а в кінці року повинна проводитися інвентаризація наявних запасів для встановлення рівня запасів на кінець звітного періоду. Собівартість реалізованих запасів не може бути визначена доти, поки не буде завершена інвентаризація, оскільки розрахунок собівартості визначають так: нетто-вартість покупок, плюс рівень запасів на початок звітного періоду, мінус рівень запасів на кінець звітного періоду.

Метод періодичного обліку запасів використовують у багатьох торгових компаніях, бо він не вимагає великого обсягу канцелярської роботи. Основним недоліком цього методу є відсутність деталізованих записів про те, які запаси є в поточний момент. Така інформація дала би можливість керівництву здійснювати оперативне управління матеріальними запасами для того, щоб уникнути відсутності необхідних запасів на складі.

Суть методу поточного (безперервного) обліку ТМЦ полягає в тому, що систематично з надходженням і рухом матеріальних запасів вони строго документуються в кількісно-сумовому вираженні. Метод забезпечує контроль за операціями руху ТМЦ, сигналізує про необхідність нових замовлень матеріалів на поповнення запасів, формує інформацію про оптимальний обсяг замовлення. В результаті цього протягом усього звітного періоду відома величина наявних запасів.

Надходження матеріалів на підприємство оформляється рапортом, який складається в трьох примірниках. Основою для складання рапорту є рахунок - фактура постачальника. Один примірник рапорту надсилають у відділ постачання для звірки з умовами розміщення замовлення, другий передають на склад із матеріалами, а третій залишають у групі приймання. Один примірник рапорту, який спочатку був направлений у відділ постачання, потім передають у фінансову бухгалтерію для розрахунків із постачальниками.

Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється за вимогами. Зміст бланку вимоги не дуже відрізняється від тих вимог, які використовуються на українських підприємствах. Вимогу виписують у трьох примірниках. Перший примірник залишається на складі, другий – у групі матеріального обліку, третій

– в особи, котра одержує матеріал. Вимога на основні матеріали відрізняється від вимоги на допоміжні матеріали лише за кольором.

Повернення невикористаних у виробництві матеріалів на склад відображають у вимозі в колонці “Видано” способом “червоного сторно ”.

При поточному методі обліку матеріальних запасів на складі ведуться картки аналітичного обліку за найменуваннями, в яких надходження та відпуск матеріальних запасів реєструють (відображають) по мірі того, як вони здійснюються. Використання поточного методу не виключає необхідності проведення інвентаризації наявності матеріальних запасів у кінці звітного періоду. Облікові записи показують, що повинно бути в наявності, але це не означає, що записи відповідають дійсності, оскільки можуть бути втрати через псування, крадіжки чи інші причини. Картки аналітичного обліку треба призвести відповідно до фактично виявленої кількості запасів.

На практиці зустрічаються й інші методи обліку матеріально-виробничих запасів. При цьому організація обліку спрямована на своєчасне забезпечення керівництва інформацією про наявність і рух матеріалів, зміни мінімальних і максимальних запасів на фірмі загалом та в кожній номенклатурі матеріальних ресурсів для їх ефективного використання.