Тема 7. Дослідження первинних документів експертом-бухгалтером

документах, виправлення цифрових даних і зміни реквізитів. Оскільки наявність виправлень може бути сигналом недоброякісності документу.

При формальній перевірці виявляється наявність і достовірність тих реквізитів, які передбачені для даного типу документів. Реквізити документу- це найважливіші відомості про певні господарські факти, явища і процеси, що характеризують певні властивості цих фактів. Такі реквізити, як підписи, печатки, штампи за необхідності можна порівняти з реквізитами інших документів, які складені раніше або пізніше.

На кожному підприємстві діють визначені правила ведення документації. Одні з них є загальними для всіх підприємств (наприклад, правила оформлення первинних документів, облікових регістрів, звітності, які визначаються законодавством країни), інші діють в межах окремих відомств (наприклад, правила зберігання документів під грифом "таємно", відповідальність за їх дотримання встановлюються й затверджуються керівником підприємства, в діяльності якого використовуються такі документи.

При здійсненні формальної перевірки особлива увага звертається на:

> нумерацію документів. Часто в документі номер взагалі не зазначається, що може свідчити про фіктивність документу, його несвоєчасне оформлення, неуважність бухгалтерських працівників, а також порушення в документооборот! підприємства. Нерідко номер складається з цифр, літер, розділових знаків (знаку дробу, дефісів, дужок), які можуть бути ознакою несвоєчасності складання документу (наприклад, накладна від 10.07.2004 р. має номер 438/1 або 438/а й недивно, якщо виявиться, що існує накладна від 10.07.04 р. за номером 438). Причиною появи таких номерів також є несвоєчасне оформлення документів або неуважність працівників тощо;

*> дату складання документів. Вона повинна відповідати вимогам документу (наприклад, у видатковому касовому ордері одержувач коштів повинен зазначити дату отримання коштів із вказанням назви місяця прописом), а також формату країни, в якій створено документ: дата зазначається тільки цифрами або цифрами й буквами (місяць). Необхідною є відповідність дати документу встановленому стандарту дати: європейському, американському чи японському. У зв'язку з цим, експерт-бухгалтер перед дослідженням повинен з'ясувати стандарт, який використовує підприємство,

235

Розділ 3. Методика проведення судово-бухгалтерської експертизи

для уникнення помилкових висновків. Це обумовлено тим, що дати за різними стандартами відрізняються порядком зазначення числа, місяця й року;

^ наявність віз посадових осіб, уповноважених надавати дозвіл на здійснення господарських операцій, оскільки віза є своєрідним засвідченням того, що керівнику відомо про здійснення цієї операції та дозволу керівника на її проведення.

Експертного дослідження потребує також точність зазначення одиниць виміру та відповідність їх кількісним показникам операції. На практиці такі розбіжності зустрічаються досить часто. Наприклад, в найменуванні одиниці виміру зазначається "тонна", а кількість запасів проставляється в кілограмах. За рахунок цього кількісний показник операції збільшується в тисячу разів, а наслідок - виникнення незрозумілих лишків або недостач, марне витрачання часу на з'ясування причин таких явищ. Також перевіряють дотримання однозначності кількісно-сумових показників. Тобто, години, дні, витрати пального, тоно-кілометри проставляють в цілих числах; тонни, машино-зміни, умовні еталонні гектари - з одним знаком після коми; обсяг виконаних робіт - з двома знаками.

Крім того, експерт-бухгалтер повинен встановити наявність на первинних документах, які пройшли всі стадії обробки, відмітки про відображення документу в регістрах обліку або зведених документах, що проставляється виконавцем. При ручній обробці цією відміткою є дата запису до облікового регістру, а при обробці на комп'ютері - відтиск штампу контролера, відповідального за обробку документів. Ця позначка виключає можливість повторного використання документів. Так, наприклад, документи, які додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документи, які були підставою для нарахування заробітної плати, повинні мати відмітку про погашення: відбиток штампу або напис від руки "Отримано", "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

З метою визначення правильності сумарних і кількісних показників операції, арифметичних розрахунків при її документальному відображенні, експерт-бухгалтер повинен провести арифметичну перевірку.

Арифметична перевірка - це перевірка документів, яка здійснюється шляхом перерахунку результатів таксування, загальних підсумків, узгодження нарахувань і утримань (знижок) тощо, з метою визначення правильності розрахунків і виявлення можливих зловживань, які приховані

236